Auswahl-Methodik

CRM auswählen. Fünf Phasen, acht Kriterien.

Eine fundierte CRM-Auswahl folgt einer strukturierten Methodik. Wer sie überspringt, kauft Software, die nicht passt. Dieser Leitfaden zeigt die fünf Phasen einer CRM-Auswahl, die acht entscheidenden Kriterien und vier typische Fehler.

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Fünf Phasen

Vom Bedarf bis zum Vertragsschluss

Diese fünf Phasen strukturieren jede CRM-Auswahl. Wer eine Phase auslässt, holt sie später teurer nach.

Phase 01

Bedarfsanalyse

Anforderungen aus Vertrieb, Service und Marketing strukturiert sammeln und priorisieren.

Phase 02

Longlist

Markt-Sichtung aller in Frage kommenden Anbieter, neutral und ohne Vorauswahl.

Phase 03

Shortlist

Reduktion auf drei bis fünf Kandidaten anhand der Mussund Soll-Kriterien.

Phase 04

Demos und Bewertung

Strukturierte Demos mit eigenen Use Cases, Scoring je Kriterium und finale Bewertung.

Phase 05

Verhandlung

Lizenzmodell, Vertragslaufzeit, Einführungspaket und Service-Level klar verhandeln.

Vier typische Fehler

Was bei der CRM-Auswahl schiefläuft

Aus tausenden Auswahlprojekten kristallisieren sich vier Fehler heraus, die fast jedes Mal teuer werden. Wer sie kennt, kann sie aktiv vermeiden.

Vermeiden Sie diese Fallen

Anforderungen werden nur in der IT formuliert, nicht aus Vertrieb und Service. Das System passt am Ende zur Technik, nicht zum Geschäft.
Auswahl auf Basis von Marketing-Material und Demo-Glanz, ohne eigene Anwendungsfälle in der Demo zu sehen.
Lizenzpreis im Fokus, Einführungs. und Customizing-Kosten unterschätzt. Die Lizenz ist oft nur ein Drittel der Gesamtkosten.
Keine Integration zum ERP, zur Telefonie oder zur Marketing-Automation mitgedacht. Spätere Anbindungen kosten mehr als die ursprüngliche Auswahl.

Acht Auswahlkriterien

Worauf es bei der Bewertung wirklich ankommt

Diese acht Kriterien strukturieren die Bewertung der Shortlist-Kandidaten. Jedes Kriterium bekommt ein Gewicht zwischen eins und drei, jedes System eine Punktzahl. Das Ergebnis ist ein nachvollziehbares Ranking.

Funktionaler Fit

Deckt das System Ihre Muss-Anforderungen ab, ohne aufwändiges Customizing? Wie viele Soll-Anforderungen sind nativ enthalten?

Usability

Wie intuitiv ist die Oberfläche? Wie viele Klicks für die häufigsten Aktivitäten? Wie kurz die Einarbeitung?

Integration

Welche Anbindungen zu ERP, Mail, Telefonie, Marketing und Service sind nativ vorhanden? Wie offen ist die API?

Skalierbarkeit

Trägt das System auch in zwei Jahren mit doppelter Anwenderzahl, doppelten Daten und neuen Anforderungen?

Anbieterstabilität

Wie lange existiert der Anbieter? Wie ist die Finanzlage? Gibt es eine sichere Roadmap und einen lebendigen Partner-Markt?

Total Cost of Ownership

Lizenz plus Einführung plus Wartung plus interne Aufwände über drei Jahre. Lizenzpreis allein ist irreführend.

Datenschutz und Hosting

EU-Hosting, DSGVO-Konformität, dokumentierte Verarbeitungsverzeichnisse und klare AVV-Strukturen.

Support und Community

Wie reagiert der Support? Gibt es deutsche Ansprechpartner? Wie aktiv ist die User-Community und das Partnernetzwerk?

Verwandte Themen

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Methodik

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