CRM für Beratung und Projektgeschäft.
Von der Anfrage bis zur abgerechneten Stunde.

Was ist ein CRM für Beratung und Projektgeschäft?

Ein CRM für Beratung und Projektgeschäft verwaltet Kunden, Opportunities und Angebote so, dass daraus Projekte, Ressourcenbedarf und Abrechnung entstehen. Im Unterschied zu einem reinen Vertriebs-CRM kennt es Rollen, Personentage, Tagessätze und Rahmenverträge. Es bringt entweder eigene PSA-Funktionen mit oder ist eng mit einem PSA-System gekoppelt. Zielgruppe sind Unternehmensberatungen, IT-Dienstleister, Agenturen, Ingenieurbüros und andere Dienstleister, die nach Zeit oder Projekt abrechnen.

Brauchen wir ein CRM und ein PSA-System oder reicht eines?

Ein integriertes System reicht, wenn Ihr Vertrieb überwiegend aus Partnern und Projektleitungen besteht und Marketing-Automation eine Nebenrolle spielt. Zwei gekoppelte Systeme lohnen sich, wenn ein eigenes Vertriebs- und Marketingteam mit Kampagnen, Lead Scoring und vielen Kontakten arbeitet. Entscheidend ist, dass Opportunity, Projekt und Rechnung über eine stabile Schnittstelle verbunden sind. Im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM liegt die Variante mit zwei Systemen über drei Jahre deutlich über der integrierten Suite.

Was unterscheidet PSA von einem Projektmanagement-Tool?

PSA steuert die kaufmännische Seite von Kundenprojekten, ein Projektmanagement-Tool die inhaltliche. PSA-Software kennt Tagessätze, Budgets, Auslastung und abrechenbare Stunden und erzeugt daraus Rechnungen. Werkzeuge wie Jira oder Asana planen Aufgaben, Sprints und Abhängigkeiten, wissen aber nichts über Marge oder Rahmenvertrag. Viele Beratungen nutzen beides und synchronisieren Projekte, Meilensteine und Zeiten.

Wie bilden wir öffentliche Ausschreibungen im CRM ab?

Legen Sie Ausschreibungen als eigenen Opportunity-Typ mit Fristen, Bid/No-Bid-Entscheidung und Dokumenten an. Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Dienstleistungsaufträge EU-Schwellenwerte von 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden und 216.000 Euro für sonstige öffentliche Auftraggeber. Verknüpfen Sie jede Ausschreibung mit Referenzprojekten und Teamprofilen, denn nach § 46 Abs. 3 VgV können Referenzlisten der letzten drei Jahre und Qualifikationsnachweise verlangt werden. Werten Sie Ihre Trefferquote je Auftraggebertyp regelmäßig aus.

Wie verbinden wir Pipeline und Auslastung?

Über vorläufige Reservierungen: Opportunities ab einer definierten Wahrscheinlichkeit reservieren Rollen und Stunden in der Ressourcenplanung, ohne sie fest zu buchen. Wird der Auftrag gewonnen, wird die Reservierung zur festen Buchung, geht er verloren, wird die Kapazität wieder frei. So sehen Sie vor der Unterschrift, ob Sie einen Auftrag besetzen können. TimO nennt das Opportunity-basierte Kapazitätsplanung.

Welche Abrechnungsmodelle muss ein Projekt-CRM beherrschen?

Mindestens Time & Material, Festpreis und Retainer, idealerweise kombiniert in einem Projekt. Bei Time & Material rechnen Sie freigegebene Stunden zum vereinbarten Satz ab, beim Festpreis nach Meilenstein oder Leistungsstand, beim Retainer einen monatlichen Betrag gegen ein Kontingent. Dazu kommen Reisekosten, Fremdleistungen und Abschlagsrechnungen. Für Leistungen ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, das System sollte also XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können.

Ist Projektzeiterfassung dasselbe wie Arbeitszeiterfassung?

Nein, beide verfolgen unterschiedliche Zwecke. Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert nach dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aus Gründen des Arbeitsschutzes. Die Projektzeiterfassung ordnet Leistungen Kunden und Projekten zu und ist Grundlage der Abrechnung. Ein System, das beide aus einer Erfassung ableitet, spart Doppelarbeit, muss die Auswertungen aber getrennt halten.

Muss der Betriebsrat bei einem Projekt-CRM zustimmen?

Ja, wenn ein Betriebsrat besteht und das System Leistung oder Verhalten der Beschäftigten auswerten kann: Dann greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es genügt, dass das System dazu objektiv geeignet ist, wie das BAG 2016 festgehalten hat (1 ABR 7/15). Auslastungsberichte, Zeiterfassung und Skill-Profile fallen typischerweise darunter. Eine Betriebsvereinbarung mit Zwecken, Auswertungen und Zugriffsrechten schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.

Dürfen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ein Cloud-CRM nutzen?

Ja, wenn sie den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichten und die Offenlegung auf das Erforderliche beschränken. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Offenlegung gegenüber mitwirkenden Dienstleistern, nach § 203 Abs. 4 StGB macht sich strafbar, wer nicht für deren Verpflichtung zur Geheimhaltung sorgt, wenn der Dienstleister ein Geheimnis dann unbefugt offenbart. Zusätzlich ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Prüfen Sie außerdem die berufsrechtlichen Vorgaben Ihrer Kammer, bevor Sie sich festlegen.

Wie lange müssen wir Angebote und Rechnungen aufbewahren?

Angebote und Korrespondenz zu einem Handelsgeschäft sechs Jahre, Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre. Das regeln § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO, für Rechnungen zusätzlich § 14b UStG. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Personenbezogene Daten, die nicht unter diese Pflichten fallen, sollten Sie nach Wegfall des Zwecks löschen, etwa Notizen zu Kontakten ohne laufendes Geschäft.

Was kostet ein CRM mit PSA-Funktionen für 40 Beschäftigte?

Im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM liegen die Gesamtkosten über drei Jahre zwischen rund 57.000 und 154.000 Euro, je nach Architektur. Die integrierte Suite im Beispiel kostet laut Listenpreis ab 29 Euro je Nutzer und Monat, ein Vertriebs-CRM wie HubSpot Sales Hub Professional kostet 90 Euro je Platz und Monat zusätzlich zur PSA. Die Einführung kostet je nach Datenlage und Schnittstellen 15.000 bis 70.000 Euro, das sind Erfahrungswerte von Find-Your-CRM. Ein Prozentpunkt mehr abrechenbare Auslastung bringt im Beispiel mehr Umsatz, als die jährlichen Lizenzen kosten.

Wie lange dauert die Einführung eines Projekt-CRM?

Für die ersten Teams rechnen Sie mit acht bis zwölf Wochen bis zum produktiven Betrieb, wenn Anforderungen und Datenstrategie vorbereitet sind. Planen Sie bei Systemen mit Zeiterfassung und Faktura zusätzliche Testzeit ein, weil Preislisten, Abrechnungsregeln und die Buchhaltungsschnittstelle geprüft werden müssen. Ein Pilot mit einer Practice vor dem Rollout senkt das Risiko. Die Phasen beschreibt der Leitfaden CRM einführen.

Welche Rolle spielt KI in einem Projekt-CRM?

KI hilft vor allem bei Dokumentation und Vorbereitung, weniger bei der eigentlichen Steuerung. Typisch sind Meeting-Zusammenfassungen, Angebotsentwürfe aus früheren Projekten und Besetzungsvorschläge auf Basis von Skills. Der BDU weist KI für 2025 mit plus 18,8 Prozent als Wachstumstreiber im Beratungsmarkt aus, entsprechend wächst der Bedarf an sauberen Projektdaten. Rechtliche und praktische Aspekte behandelt der Leitfaden KI im CRM.

Braucht eine Steuerberatungs- oder Anwaltskanzlei ein CRM neben der Kanzleisoftware?

Nicht zwingend: Ein eigenes CRM lohnt sich vor allem, wenn die Kanzlei aktiv um Unternehmensmandate wirbt, Seminare oder Rundschreiben betreibt oder mehrere Standorte koordiniert. Fristen, Handakte und Gebührenabrechnung bleiben in der Kanzleisoftware. Bindet die Kanzlei einen Cloud-Anbieter ein, verlangen § 62a StBerG und § 43e BRAO einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, zusätzlich zum AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie außerdem, ob das System eine Kollisionsprüfung nach § 43a Abs. 4 BRAO oder § 57 Abs. 1a bis 1c StBerG unterstützt.

Wie gewichtet man Tagessatz, Festpreis, Retainer und Erfolgshonorar im Forecast?

Gewichten Sie jedes Honorarmodell getrennt und verteilen Sie den Betrag nach Leistungsmonat, nicht nach Abschlussmonat. Tagessatz- und Festpreisangebote gehen mit Auftragswert mal Abschlusswahrscheinlichkeit ein, Festpreise verteilt auf die Meilensteinmonate. Retainer zählen mit Monatsbetrag mal Laufzeit mal Abschlusswahrscheinlichkeit, die Verlängerung als eigene Opportunity. Beim Erfolgshonorar multiplizieren Sie den variablen Teil zusätzlich mit der geschätzten Eintrittswahrscheinlichkeit: Im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM ergeben 15.000 Euro variabler Anteil so nur 3.000 Euro im Forecast.

Wie hilft Find-Your-CRM bei der Auswahl?

Find-Your-CRM erstellt aus Ihrer Unternehmens-URL automatisch ein Anforderungsprofil und in rund 6 Minuten eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen. Das CRM-Matching ist kostenlos und ohne Registrierung. Für die Feinauswahl bewerten Vertrieb, Marketing und Service im Selection Portal gemeinsam und kontaktieren Anbieter direkt. Find-Your-CRM ist unabhängig, es gibt keine bezahlten Platzierungen.