CRM für Finanzdienstleister und Immobilien.
Kundenakte, Beratung und Objekte in einem System.
CRM-Software (Customer-Relationship-Management) für Finanzdienstleister und Immobilienunternehmen im DACH-Mittelstand: für Banken und Sparkassen im Firmenkundengeschäft, Versicherer, Versicherungsmakler und Vermittler, Finanzberater, Immobilienmakler, Hausverwaltungen und Bauträger. Diese Fachseite zeigt, was ein CRM dort leisten muss: eine Kundenakte mit 360-Grad-Sicht, eine nachweisbare Beratungsdokumentation, Einwilligungen nach DSGVO, Vertragsfristen, Objekt- und Interessentenverwaltung sowie Schnittstellen zu Vergleichsrechnern, Maklerverwaltungsprogrammen, Immobilienportalen, E-Mail und DMS (Dokumentenmanagementsystem). Sie finden neun Systeme im Vergleich, ein Rechenbeispiel für die Gesamtkosten und die rechtlichen Punkte mit exakter Norm. Ihre dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen erhalten Sie im CRM-Matching für Finanzdienstleister und Immobilien in rund 6 Minuten, kostenlos und ohne Registrierung.
Warum Finanz- und Immobilienberatung
ein eigenes CRM-Profil braucht.
Finanzdienstleister und Immobilienunternehmen verkaufen Vertrauen und Beratung, und sie müssen jeden Schritt nachweisen können. Ein allgemeines Vertriebs-CRM bildet Kontakte und Chancen ab, aber nicht automatisch Beratungsprotokolle, Einwilligungen, Verträge mit Fristen oder Objekte mit Interessenten. Laut Statistischem Bundesamt beziehen 2025 von den Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen, jeweils 23 % ERP- und CRM-Software aus der Cloud. Die Systemkategorien erklärt der CRM-Anbietervergleich, die Grundlagen unter Was ist ein CRM?.
Ohne branchentaugliches CRM
- Die Kundenakte liegt verteilt in E-Mail-Postfächern, Excel-Listen, Maklerverwaltungsprogramm und Papierordnern. Wer vertritt, findet den Stand nicht.
- Beratungsgespräche werden nachträglich aus dem Gedächtnis protokolliert, Gründe für eine Empfehlung fehlen im Streitfall.
- Einwilligungen für Werbung und Telefonate stehen in keinem System, Widersprüche erreichen die Newsletter-Liste nicht.
- Verlängerungen, Anschlussfinanzierungen und Kündigungsfristen fallen nur auf, wenn jemand zufällig in den Kalender schaut.
- Immobilieninteressenten werden von Hand mit Objekten abgeglichen, Portalanfragen doppelt erfasst.
- Bei Geldwäscheprüfungen oder Aufsichtsfragen fehlen Identifizierung, Risikoeinstufung und Aufbewahrungsfrist je Fall.
- Ausscheidende Mitarbeitende nehmen Kontakte mit, weil Rechte und Zugriffe nicht sauber geregelt sind.
Mit branchentauglichem CRM
- Eine Kundenakte bündelt Personen, Haushalte, Firmen, Verträge, Objekte, Dokumente und Kommunikation in einer Ansicht.
- Die Beratungsdokumentation entsteht strukturiert im Gespräch, mit Wünschen, Bedürfnissen, Empfehlung und Begründung, und liegt versioniert in der Akte.
- Einwilligungen und Kontaktpräferenzen sind je Kanal und Zweck gespeichert, ein Widerspruch sperrt systemweit.
- Fristen und Prolongationen erzeugen Aufgaben mit Vorlauf, Verantwortliche und Vertretung sind hinterlegt.
- Objekte, Gesuche und Portalanfragen werden automatisch abgeglichen und dem zuständigen Berater zugeordnet.
- Prüfschritte zur Identifizierung und Risikobewertung sind je Vorgang dokumentiert, Aufbewahrungs- und Löschfristen sind hinterlegt.
- Rollen, Mandanten und Feldrechte begrenzen den Zugriff, Aktivitäten sind protokolliert.
Quellen: Destatis, Pressemitteilung vom 24.11.2025 zur Cloud-Nutzung. Die rechtlichen Grundlagen der Gegenüberstellung stehen im Abschnitt Recht und Compliance.
Sechs Funktionsbausteine,
die im Finanzvertrieb zählen.
Diese Bausteine unterscheiden ein branchentaugliches CRM von einer reinen Kontaktverwaltung. Nicht jedes Haus braucht alle in voller Tiefe: Ein Versicherungsmakler gewichtet Vertragsverwaltung und Dokumentation, ein Baufinanzierer die Lead-Steuerung und Bankanbindung, eine Sparkasse die Beziehungslandkarte im Firmenkundengeschäft. Nutzen Sie die Liste als Gliederung für Ihren Anforderungskatalog.
Kundenakte und 360-Grad-Sicht
Im Finanzvertrieb betreuen Sie selten eine Person allein: Ehepartner, Kinder, Unternehmen, Gesellschafter und Objekte hängen zusammen. Die Kundenakte sollte diese Beziehungen als Haushalte oder Gruppen abbilden und Verträge, Finanzierungen, Dokumente und Kontakte je Person und je Gruppe zeigen. FinCRM nennt dafür eine 360-Grad-Sicht auf Kunden über alle Finanzierungsprojekte, ADITO eine 360-Grad-Sicht auf Privat- und Geschäftskunden, Interessenten, Makler und Agenturen.
- Personen, Haushalte, Firmen und Gesellschafter verknüpfen
- Verträge, Finanzierungen und Objekte je Kunde in einer Ansicht
- Vollständige Historie aus E-Mail, Telefonat und Termin
Beratung dokumentieren und nachweisen
Wer Versicherungen vermittelt, muss den Kunden nach Wünschen und Bedürfnissen befragen, beraten, die Gründe für jeden Rat angeben und dies dokumentieren (§ 61 Abs. 1 VVG), und zwar in Textform vor Vertragsschluss (§ 62 Abs. 1 VVG). Das CRM sollte dafür Vorlagen mit Pflichtfeldern, Versionsstände und einen nachweisbaren Versand bieten. Ob ein Anbieter fertige Protokollvorlagen je Sparte mitbringt, prüfen Sie in der Demo.
- Vorlagen je Sparte mit Pflichtfeldern für Bedarf, Empfehlung und Begründung
- Textform-Versand mit Nachweis und Ablage in der Akte
- Verzicht nach § 61 Abs. 2 VVG als eigener, dokumentierter Vorgang
Einwilligungen, Werbewiderspruch und Kontaktregeln
Das CRM muss je Person speichern, wer wann welcher Verarbeitung oder Ansprache zugestimmt hat und woher die Daten stammen, denn den Nachweis der Einwilligung trägt der Verantwortliche (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ein Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) muss alle Kanäle und alle angebundenen Kampagnentools erreichen. Das gilt besonders, wenn ein Marketing-Tool Daten aus dem CRM bezieht; Hinweise dazu finden Sie unter Marketing Automation im CRM.
- Einwilligung je Kanal und Zweck mit Zeitstempel und Quelle
- Widerspruch und Sperrvermerk wirken systemweit
- Löschfristen für inaktive Leads und abgelehnte Anfragen
Vertragsverwaltung, Prolongation und Fristen
Verträge, Policen und Darlehen laufen über Jahre und erzeugen wiederkehrende Anlässe: Hauptfälligkeit, Kündigungsfrist, Ende der Zinsbindung, Mietvertragsende. fincrm bietet nach Herstellerangabe ein Prolongationsradar, das Anschlussfinanzierungen erkennt, bevor die Bank die Verlängerung anbietet. Für Berater breit aufgestellter Plattformen ist auch die Produktvielfalt relevant: Jung, DMS & Cie. nennt Zugang zu etwa 12.000 Produkten von über 1.000 Gesellschaften, was saubere Gesellschafts- und Produktstammdaten im CRM voraussetzt.
- Fristen und Fälligkeiten als Aufgaben mit Vorlauf
- Produkt- und Gesellschaftsstammdaten statt Freitext
- Bestandsliste nach Sparte, Gesellschaft und Fälligkeit
Lead-Steuerung, Empfehlungen und Vermittlerpartner
Leads kommen aus Vergleichsportalen, Empfehlungen, Webformularen und Kooperationen mit Maklern, Steuerberatern oder Bauträgern. Eine regelbasierte Zuteilung nach Region, Produkt oder Kapazität verhindert, dass Anfragen liegen bleiben. fincrm nennt eine zentrale Lead-Aufnahme aus mehreren Quellen mit regelbasierter Zuweisung. Bewertung und Pipeline-Steuerung erklärt der Beitrag Lead-Scoring und Sales-Pipeline im CRM.
- Regeln für Zuteilung nach Region, Produkt und Auslastung
- Quelle und Kosten je Lead für die Steuerung
- Empfehlungsgeber und Kooperationspartner als eigene Rolle
Mandanten-, Rollen- und Rechtekonzept
Finanzdienstleister arbeiten oft mit Untergesellschaften, Vertriebspartnern oder mehreren Standorten. Das CRM sollte Mandanten trennen, Rollen bis auf Feldebene steuern und Zugriffe protokollieren. Efficy nennt Zugriffsrechte, damit jede Person und jede Abteilung nur die für sie relevanten Daten sieht. Ein sauberes Konzept schützt vor Datenabfluss beim Ausscheiden von Mitarbeitenden und erleichtert die Auskunft nach Art. 15 DSGVO.
- Mandantentrennung für Gesellschaften und Partner
- Feldrechte für sensible Angaben wie Gesundheit und Einkommen
- Protokoll lesender und schreibender Zugriffe
Quellen: § 61 VVG, § 62 VVG, fincrm, Jung, DMS & Cie. Beratermappe, Efficy Finanzdienstleister, ADITO Finanzdienstleister. Stand Oktober 2026.
Sechs Bausteine für Makler,
Verwalter und Bauträger.
Im Immobiliengeschäft kommt zur Kundenführung ein zweites Datenmodell hinzu: das Objekt. Interessenten, Eigentümer, Mieter, Objekte, Einheiten und Dienstleister stehen in vielfachen Beziehungen zueinander, die ein reines Kontakt-CRM nicht abbildet. Prüfen Sie deshalb in der Demo, ob das System Objekte als eigene Entität führt oder nur über Freitextfelder.
Objekte, Einheiten und Eigentümer
Objekte brauchen Stammdaten, Ausstattung, Fotos, Unterlagen, Energieausweis und einen Status von der Akquise über die Vermarktung bis zum Abschluss. Bei Bauträgern kommen Einheiten je Projekt hinzu. Smartbrix beschreibt laut Profil eine Plattform für Immobilienmakler, Projektentwickler und Verwalter auf Basis von Odoo. CRM 360 wird laut Profil auf der Low-Code-Plattform Ninox angeboten und nennt unter anderem Property Management als Zielbranche.
- Objekt als eigene Entität mit Eigentümer, Status und Dokumenten
- Einheiten und Projektstruktur für Bauträger
- Historie von Angeboten, Besichtigungen und Preisänderungen
Interessentenverwaltung und Objektabgleich
Suchprofile mit Budget, Lage, Fläche und Zimmerzahl werden automatisch mit neuen Objekten abgeglichen, passende Treffer lösen eine Benachrichtigung aus. Anfragen aus Portalen sollten ohne Abtippen im CRM landen, dem zuständigen Berater zugeordnet werden und mit Finanzierungsnachweis qualifiziert sein. Die Weitergabe von Gesuchen an andere Makler oder Finanzierer braucht eine Rechtsgrundlage, meist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
- Suchprofile mit automatischem Abgleich und Benachrichtigung
- Portalanfragen mit Objektbezug direkt als Interessent
- Qualifizierung nach Finanzierungsstand und Dringlichkeit
Exposé, Anzeigen und Pflichtangaben
Aus den Objektdaten entstehen Exposé und Portalanzeigen. Liegt ein Energieausweis vor, muss die Anzeige in kommerziellen Medien Pflichtangaben enthalten, etwa die Art des Ausweises, den Endenergiebedarf oder -verbrauch, die wesentlichen Energieträger und bei Wohngebäuden Baujahr und Effizienzklasse (§ 87 GEG). Pflichtfelder je Objektart verhindern unvollständige Anzeigen. Maklerverträge über den Kauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern bedürfen nach § 656a BGB der Textform, dafür sind Vorlagen im CRM sinnvoll.
- Pflichtfelder für Energieausweis je Objektart
- Veröffentlichung auf mehreren Portalen über Schnittstelle
- Maklervertrag in Textform als Vorlage mit Ablage in der Akte
Bauträgervertrieb: Reservierung, Kaufpreis, Übergabe
Beim Verkauf von Neubauwohnungen führen Sie viele Interessenten auf wenige Einheiten, mit Reservierungen, Kaufpreisen, Sonderwünschen, Finanzierungsbestätigungen und Notarterminen. Das CRM sollte den Status je Einheit, Reservierungsfristen und die Dokumente je Käufer zeigen und Aufgaben für Übergabe und Gewährleistung erzeugen. Bauträger und Baubetreuer benötigen für ihre Tätigkeit eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO.
- Status je Einheit mit Reservierungsfrist
- Käuferakte mit Finanzierung, Sonderwünschen und Terminen
- Aufgaben für Übergabe, Mängelmeldung und Gewährleistung
Eigentümer, Mieter und Dienstleister in der Verwaltung
Hausverwaltungen pflegen Beziehungen zu Eigentümern, Mietern, Beiräten und Handwerkern, oft für Tausende Einheiten. Der VDIV beziffert seine Mitgliedsunternehmen auf über 4.300, sie verwalten etwa 75 % des Bestands an Eigentumswohnungen in Deutschland. Buchen, Abrechnen und die Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern laufen häufig in einer Verwaltungssoftware; NAVI der DOMUS Software AG kombiniert laut Profil ERP- und CRM-Programme für die Immobilienverwaltung. Klären Sie, welches System die führende Kontaktdatenbank ist.
- Eigentümer, Mieter, Beiräte und Dienstleister als Rollen
- Anfragen und Schadensmeldungen als Vorgang mit Frist
- Eindeutig geregelte Datenhoheit zwischen CRM und Verwaltungssoftware
Pipeline, Umsatzplanung und Bestandsentwicklung
Makler und Vermittler steuern nach Bestand und Neugeschäft: Provisionspotenziale je Objekt oder Sparte, Abschlussquoten je Berater, Bestandsentwicklung und Stornoquoten. Zeigen Sie die Kennzahlen als Dashboard je Rolle. Die Courtage- und Provisionsabrechnung liegt oft im Maklerverwaltungsprogramm, nicht im CRM; legen Sie vorab fest, welches System führt, und zeichnen Sie die Prozesse mit Vertrieb, Backoffice und Geschäftsführung gemeinsam auf.
- Dashboards je Rolle für Berater, Teamleitung und Geschäftsführung
- Abschlussquote und Durchlaufzeit je Quelle und Berater
- Klare Regel, welches System Provisionen und Courtagen führt
Quellen: § 87 GEG, § 656a BGB, § 34c GewO, VDIV Deutschland Profil. Die Pflichtangaben nach § 87 GEG stehen auf gesetze-im-internet.de inzwischen unter der Bezeichnung Gebäudemodernisierungsgesetz. Produktangaben laut Find-Your-CRM-Profil. Stand Oktober 2026.
Sechs Szenarien
und was sie vom CRM verlangen.
Finanz- und Immobilienunternehmen sind kein einheitlicher Markt. Die Anforderungen hängen davon ab, ob Sie Versicherungen, Finanzierungen oder Objekte vermitteln, ob Sie verwalten oder bauen und wie stark Ihr Haus reguliert ist. Ordnen Sie sich einem Szenario zu, bevor Sie Systeme vergleichen; Mischformen sind üblich.
Versicherungsmakler und Vertreter
Bestand, Gesellschaften, Beratungsdokumentation
Im Vermittlerregister stehen 178.810 Versicherungsvermittler (Stand 1. Juli 2026): 47.244 Makler, 27.272 Vertreter mit Erlaubnis nach § 34d Abs. 1 GewO und 97.780 gebundene Vertreter. Makler müssen ihrem Rat eine hinreichende Zahl von Verträgen und Versicherern zugrunde legen (§ 60 Abs. 1 VVG). Im Alltag heißt das: Bestandsverwaltung, Marktvergleich, Dokumentation und Schadenbegleitung. Das Maklerverwaltungsprogramm (MVP) führt Verträge und Courtagen, das CRM die Beziehung; bei iCRM von Jung, DMS & Cie. kommen laut Hersteller beide Funktionen in einer Plattform zusammen.
- Bestandsverwaltung mit automatischen Vertragsupdates
- Beratungsprotokoll mit Textform-Versand
- Schaden- und Servicevorgänge je Vertrag
Baufinanzierer und Kreditvermittler
Leads, Bankanbindung, Anschlussfinanzierung
58.014 Vermittler haben eine Erlaubnis nach § 34i Abs. 1 GewO, dazu kommen 614 Honorar-Immobiliardarlehensberater (Stand 1. Juli 2026). Das Geschäft lebt von schnellem Lead-Handling, der Anbindung an Finanzierungsplattformen und dem Blick auf auslaufende Zinsbindungen. FinCRM richtet sich nach eigener Angabe an Baufinanzierungs- und Kreditvermittler, EVA Finance verbindet laut Profil Beratungsfunktionen mit einem CRM-System für Finanzierungsangebote.
- Lead-Zuteilung und Erstkontakt in Minuten
- Finanzierungsprojekt mit Unterlagenliste und Bankstatus
- Prolongationsliste für Anschlussfinanzierungen
Immobilienmakler
Objekte, Interessenten, Portale, Provision
Makler brauchen Objekt und Interessent als gleichberechtigte Datenobjekte, dazu Portalanbindung, Besichtigungsplanung und die Dokumentation der Provisionsregeln: Beim Kauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern darf der Makler von beiden Parteien Provision nur in gleicher Höhe verlangen (§ 656c Abs. 1 BGB). Hinzu kommen Pflichten nach dem Geldwäschegesetz. Kandidaten sind Systeme mit Immobilienbezug wie Smartbrix, Odoo oder Consolidate, deren Profile Real Estate als Branche nennen.
- Objekt und Interessent mit automatischem Abgleich
- Provisionsvereinbarung je Vorgang dokumentiert
- Identifizierung der Vertragsparteien nach GwG
Hausverwaltungen und Wohnimmobilienverwalter
Eigentümer, Mieter, Dienstleister, Verwaltungssoftware
Wer Wohnungseigentum oder Mietverhältnisse für Dritte verwaltet, braucht eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Das CRM ergänzt die Verwaltungssoftware um Beziehungspflege, Akquise neuer Verwaltungsobjekte und die strukturierte Kommunikation mit Eigentümern und Beiräten. Zentral ist die Schnittstelle: Stammdaten sollten nur einmal geführt werden. Mit CRM 360 und NAVI nennen Profile zwei Systeme mit Bezug zu Property Management und Immobilienverwaltung.
- Eigentümer- und Mieterkommunikation mit Historie
- Akquise neuer Verwaltungsobjekte als Pipeline
- Einmalige Stammdatenpflege über Schnittstelle
Bauträger und Projektentwickler
Einheiten, Reservierung, Käuferbetreuung
Bauträger vertreiben Einheiten in Projekten, oft über Kooperationspartner und eigene Makler. Das CRM muss Projekte, Bauabschnitte, Einheiten und Preislisten verwalten und Käufer durch Reservierung, Finanzierung, Notartermin und Übergabe begleiten. Die Verbindung zum Projektgeschäft beschreibt auch die Branchenseite CRM für Beratung und Projektgeschäft. Smartbrix nennt Projektentwickler ausdrücklich als Zielgruppe.
- Projekte, Bauabschnitte und Einheiten mit Preisliste
- Reservierung und Käuferakte mit Finanzierungsstatus
- Kooperationspartner und Vertriebspartner als Rolle
Banken, Sparkassen und Versicherer im Firmenkundengeschäft
Beziehungsmanagement, Konzernstrukturen, Aufsicht
Die Sparkassen wiesen Ende 2025 Firmenkredite von 363 Mrd. € aus, das Firmenkundengeschäft ist also ein Kerngeschäft. Relationship Manager brauchen eine Konzern- und Beziehungslandkarte, die Verbindung zum Kreditprozess und ein Rollenkonzept. Zugleich gelten für Banken und Versicherer die Anforderungen der DORA an IKT-Dienstleister. Salesforce adressiert mit der Financial Services Cloud ausdrücklich Gewerbekundenbanking sowie Genossenschaftsbanken und Sparkassen, Pega CRM nennt Finance als Branche für große Unternehmen.
- Konzern- und Beziehungslandkarte je Firmenkunde
- Schnittstelle zu Kredit- und Kernbanksystemen
- Nachweis zu IKT-Dienstleistern nach DORA
Quellen: DIHK Versicherungsvermittler, Stand 1. Juli 2026, DIHK Immobiliardarlehensvermittler, Stand 1. Juli 2026, § 60 VVG, § 656c BGB, § 34c GewO, DSGV: Sparkassen-Finanzgruppe in Zahlen 2025, Kereis zur Übernahme von Prokonzept, Salesforce Financial Services Cloud. Übrige Angaben laut Find-Your-CRM-Profil.
Drei Wege zum Branchen-CRM
mit unterschiedlichen Stärken.
Am Markt lassen sich drei Klassen unterscheiden. Jede hat typische Stärken und Grenzen, keine ist grundsätzlich besser. Welche passt, hängt von Größe, Regulierung und der Frage ab, ob Sie ein fertiges Fachverfahren oder eine konfigurierbare Plattform wollen.
Fertige Lösungen für Vermittler, Makler und Verwalter
Schneller Start, enge Fachlogik, kleinerer Spielraum
Zu dieser Klasse zählen FinCRM und EVA Finance für die Baufinanzierung, iCRM für den Finanz- und Versicherungsvertrieb, Smartbrix und NAVI für die Immobilienwirtschaft. Sie bringen Fachlogik und Schnittstellen mit, die Sie sonst selbst bauen müssten. Grenzen liegen in der Anpassbarkeit außerhalb des Kerngeschäfts und in der Abhängigkeit von einem kleineren Anbieter.
- Passend für Vermittler, Makler und Verwalter mit klarem Kerngeschäft
- Schnittstellen zu Rechnern, Banken oder Portalen oft enthalten
- Weiterentwicklung hängt von der Roadmap des Anbieters ab
Preisbeispiel: FinCRM 99 € je Nutzer und Monat netto bei jährlicher Zahlung
DACH- und europäische CRM mit Branchenerfahrung
Anpassbar, mit Beratungspartnern, für gemischte Geschäftsmodelle
ADITO führt Finanzdienstleister als eigene Branche, Efficy adressiert Banken, Versicherer und Vermögensverwalter, CURSOR-CRM nennt Finanzdienstleister unter seinen Branchen, BMD CRM ist mit Buchhaltung und Dokumentenmanagement der BMD-Software verzahnt, sellify nennt abcfinance unter den Referenzen. Die Stärke ist die Anpassbarkeit, die Grenze der Aufwand für Branchenfunktionen wie Protokollvorlagen oder Portalanbindung.
- Passend für Häuser mit mehreren Geschäftsfeldern oder eigenen Prozessen
- Branchenfunktionen meist über Konfiguration und Partner
- Einführung dauert länger als bei Fachverfahren
Preisbeispiel: ADITO ab 65 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, ab 20 Nutzern
Internationale Plattformen und flexible Baukästen
Skalierung, Ökosystem, Eigenentwicklung
Salesforce bietet die Financial Services Cloud mit Finanzkonten und Kunden-360, Pega CRM und Next4biz CRM nennen Banken und Versicherer als Branche, Odoo und desk4 verbinden CRM mit ERP-Funktionen, Zoho CRM nennt Finanzen als Branche. Grenzen liegen bei Lizenzkosten, Implementierungspartnern und dem Aufwand, Beratungsprotokoll und Portalanbindung selbst zu konfigurieren.
- Passend für größere Häuser, Konzerne und internationale Strukturen
- Branchenpakete meist zusätzlich lizenziert
- Hoher Anpassungsspielraum, aber Projektaufwand
Preisbeispiel: Salesforce Financial Services Cloud ab 325 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
Quellen: fincrm Preise, ADITO Preise, Salesforce Financial Services Cloud Preise, BMD CRM Paketfolder, ADITO Branchen, CURSOR Software AG. Branchen, Zielgruppen und Referenzen der übrigen Systeme laut Find-Your-CRM-Profil. Preise laut Herstellerseiten, Stand Oktober 2026, Mehrwertsteuerangabe je Anbieter prüfen.
Neun CRM-Systeme
für Finanzdienstleister und Immobilien.
Die Auswahl ist kuratiert, nicht bezahlt und keine Rangliste. Sie mischt Branchenspezialisten für Vermittler, Immobiliensysteme, konfigurierbare Mittelstands-CRM und eine internationale Plattform, jeweils laut Katalog oder Herstellerangaben mit Bezug zur Branche. Ein Haken steht nur, wo die Funktion auf der Herstellerseite oder im Profil belegt ist, alles andere prüfen Sie in der Demo. Weitere Kandidaten aus über 150 CRM-Systemen liefert das CRM-Matching.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Zielgruppe laut Quelle | Schnittstellen | Kundenakte und Dokumente | Hosting | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| FinCRMBaufinanzierung und Kreditvermittlung | KMU | 99 €/Nutzer/Mo netto, jährlich | Baufinanzierungs- und Kreditvermittler | ✓ Europace, eHyp, ProHyp, ImmoScout24, Schufa, Outlook laut Hersteller | ✓ 360-Grad-Sicht, Dokumentenverwaltung mit automatischem Nachfassen | Cloud Services Made in Germany laut Hersteller | Zum Profil → |
| EVA FinanceBeratung und CRM für Finanzierer | Mittelstand | auf Anfrage | Kreditvermittler und Immobilienmakler laut Kereis | ≈ Anbindung verschiedener Banken laut Profil, Plattformen in der Demo prüfen | ✓ CRM-Modul und Kreditinstruktionsmodul laut Kereis | Deutsches Rechenzentrum laut Profil | Zum Profil → |
| iCRM (Jung, DMS & Cie.)Plattform für Finanz- und Versicherungsvertrieb | Mittelstand | auf Anfrage | Berater, Makler und Banken im Finanz- und Versicherungsvertrieb | ✓ GDV-Daten, BiPRO, Vergleichsrechner laut Beratermappe | ✓ Kunden, Verträge und integriertes DMS laut Hersteller | ≈ iCRMclient fürs Büro, iCRMweb mobil, Hosting in der Demo prüfen | Zum Profil → |
| ADITODACH-CRM mit Branchenlösungen | Mittelstand | ab 65 €/Nutzer/Mo, ab 20 Nutzern | Finanzdienstleister als eigene Branche, Privat- und Geschäftskunden, Makler, Agenturen | ≈ offen für Drittsysteme laut Hersteller, Rechner und MVP in der Demo prüfen | ✓ 360-Grad-Sicht, Verträge und Dokumente, ISO 27001 laut Hersteller | Cloud oder Appliance laut Preisseite | Zum Profil → |
| Efficy CRMEuropäisches CRM mit Finanzbranche | Mittelstand | ab 69 €/Nutzer/Mo | Banken, Versicherer, Vermögensverwalter laut Hersteller | ≈ ERP-Anbindung laut Hersteller, Vermittlerportale in der Demo prüfen | ✓ KYC und Kundenonboarding, Zugriff je Person und Abteilung laut Hersteller, Einwilligungsverwaltung in der Demo prüfen | Europäisches Hosting laut Hersteller | Zum Profil → |
| Salesforce Financial Services CloudPlattform mit Finanzbranchenmodell | Enterprise | ab 325 €/Nutzer/Mo, jährlich | Banken inklusive Sparkassen und Genossenschaftsbanken, Versicherungsagenturen und Makler, Vermögensverwalter | ≈ Integration über Plattform und Partner, Vergleichsrechner in der Demo prüfen | ✓ Finanzkonten, Kunden 360, Onboarding laut Hersteller | Cloud-Dienst des Herstellers | Zum Profil → |
| SmartbrixImmobilienplattform auf Odoo-Basis | Mittelstand | auf Anfrage | Immobilienmakler, Projektentwickler und Verwalter laut Profil | ≈ Bereich Integrationen und Schnittstellen im Profil, Portale in der Demo prüfen | ≈ Kontakt- und Lead-Management laut Profil, Datenschutzfunktionen in der Demo prüfen | Odoo-Basis laut Profil, Hosting in der Demo prüfen | Zum Profil → |
| NAVI (DOMUS Software AG)Software für die Immobilienverwaltung | Mittelstand | auf Anfrage | Hausverwaltungen, vom kleinen Verwalter bis zu großen Portfolios, laut Profil | ≈ Bereich Integrationen und Schnittstellen im Profil, Details in der Demo prüfen | ≈ Kontaktverwaltung, Berichte und Mieterkommunikation laut Profil | In der Demo prüfen | Zum Profil → |
| ConsolidateAll-in-One für KMU, Österreich | KMU | 24 €/Nutzer/Mo im 1. Jahr, danach 28 € | KMU im DACH-Raum, Branchen laut Profil unter anderem Finanzen und Immobilien | ✓ API-Zugriff und Webhooks laut Hersteller | ✓ Dokumentenverwaltung mit Versionierung, E-Mail, Aufgaben, Wissensdatenbank | EU-Cloud oder wahlweise On-Premise laut Hersteller | Zum Profil → |
Listenpreise laut Herstellerseiten, Stand Oktober 2026. fincrm und ADITO nennen sie zuzüglich Mehrwertsteuer, bei Efficy, Salesforce und Consolidate weist die Seite Netto oder Brutto nicht aus. Quellen: fincrm Preise, ADITO Preise, Efficy Preise, Salesforce Financial Services Cloud, Consolidate Preise, Jung, DMS & Cie. Beratermappe, Efficy Finanzdienstleister. Angaben zu EVA Finance, Smartbrix und NAVI laut Find-Your-CRM-Profil, EVA Finance zusätzlich laut Kereis. Consolidate: Premium Edition bei jährlicher Abrechnung, kostenlose Community-Edition bis 5 Nutzer.
CRM im Zusammenspiel mit
Rechnern, MVP, Portalen und DMS.
Im Finanz- und Immobilienvertrieb ist das CRM selten das einzige System. Rechner, Maklerverwaltungsprogramm, Portale, Archiv und Buchhaltung führen jeweils eigene Daten. Legen Sie vor der Auswahl fest, welches System welche Daten führt; die Grundmuster beschreibt CRM vs. ERP: Abgrenzung, Schnittstellen und Integration.
Vergleichsrechner, Bankplattformen und Produktgeber
Angebote entstehen im Finanzvertrieb selten im CRM selbst, sondern in Rechnern und Bankplattformen. FinCRM nennt Anbindungen an Europace, eHyp, ProHyp, BNP Paribas und Schufa, iCRM stellt Beratern laut Beratermappe mehrere Rechner und Beratungssoftware bereit. Entscheidend ist, ob Ergebnisse nur als Dokument oder strukturiert in der Kundenakte landen.
- Europace, eHyp und ProHyp laut fincrm
- Rechner und Beratungssoftware der Plattform laut Jung, DMS & Cie.
- Ergebnis als Dokument oder als Datensatz in der Akte
- Zugangsdaten und Rechte je Berater
Maklerverwaltungsprogramm und Versicherer-Daten
BiPRO e.V. ist das Brancheninstitut für Prozessoptimierung der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche und zählt über 300 Mitgliedsunternehmen, die gemeinsam Daten- und Prozessstandards definieren. Für Makler zählt vor allem der Austausch von Vertrags- und Bestandsdaten über BiPRO und GDV-Datensätze. Klären Sie vor der Auswahl, welche Versicherer Ihr System tatsächlich anbindet und welche Daten dabei zurückfließen.
- BiPRO-Normen und GDV-Datensätze für Bestandsupdates
- Abgrenzung: Courtage im MVP oder im CRM
- Anbindung der für Ihren Bestand relevanten Versicherer
- Dokumentenabruf und Zuordnung zur Kundenakte in der Demo prüfen
Immobilienportale und OpenImmo
ImmoScout24 bietet nach eigener Entwicklerdokumentation eine REST-Schnittstelle mit OAuth für Anlegen, Ändern und Löschen von Objekten, Energieausweisdaten, Veröffentlichung und Kontaktanfragen. OpenImmo ist ein XML-basierter Datenaustauschstandard der Immobilienwirtschaft, gepflegt vom OpenImmo e.V., derzeit in Version 1.2.7d; seit Dezember 2020 gibt es dort auch Regelungen zur Kaufprovision. Prüfen Sie, ob Anfragen als Interessent mit Objektbezug im CRM ankommen.
- REST-Schnittstelle von ImmoScout24 mit OAuth
- OpenImmo als Standardformat für Objektdaten
- Kontaktanfragen als Interessent mit Objektbezug
- Energieausweisdaten für die Pflichtangaben in Anzeigen
E-Mail, Kalender und Telefonie
Die tägliche Arbeit läuft in Outlook, im Kalender und am Telefon. fincrm nennt Anbindungen an Outlook, Google Calendar und WhatsApp, BMD CRM eine Outlook-Synchronisation und eine Telefonanbindung per TAPI. Wichtig sind die automatische Zuordnung von E-Mails zur Akte, eine Archivierung nach Aufbewahrungsregeln und die Kennzeichnung werblicher Nachrichten.
- Outlook- oder Google-Anbindung mit Zuordnung zur Akte
- Telefonanbindung mit Anrufprotokoll
- WhatsApp und E-Mail mit dokumentierter Einwilligung
- Kalender für Besichtigungen und Beratungstermine
DMS, Archiv und Aufbewahrung
Verträge, Policen, Protokolle und Ausweiskopien gehören in ein revisionsfähiges Archiv. BMD CRM integriert laut Hersteller ein DMS mit Volltextsuche per OCR, Consolidate nennt Dokumentenverwaltung mit Versionierung und Archivierung. Prüfen Sie Aufbewahrungsfristen je Dokumentart (§ 257 HGB, § 147 AO) und ein Löschkonzept nach Art. 17 DSGVO.
- Dokumente verknüpft mit Kontakt, Vertrag und Objekt
- Fristen je Dokumentart und automatische Löschvorschläge
- Versionierung für Protokolle und Verträge
- Volltextsuche für Auskunft und Prüfungen
Buchhaltung, ERP und Verwaltungssoftware
Rechnungen, Courtagen, Nebenkostenabrechnungen und Mietbuchungen liegen meist nicht im CRM. Der Odoo-Partner OBS beschreibt eine Immobilienlösung mit Nebenkostenabrechnung und DATEV-Schnittstellen, NAVI kombiniert laut Profil ERP und CRM für Verwalter. Weitere ERP-Systeme vergleichen Sie bei Find-Your-ERP.
- DATEV-Schnittstelle für Buchhaltung
- Verwaltungssoftware als führendes System für Mieter und Eigentümer
- Rechnungsstellung und Offene-Posten-Stand im CRM sichtbar
- Dokumentierte Datenhoheit je Objektart
Quellen: BiPRO e.V., OpenImmo e.V., ImmoScout24 API, fincrm, BMD CRM Paketfolder, Consolidate, OBS Immobilienlösung, Jung, DMS & Cie. Beratermappe. Stand Oktober 2026.
DSGVO, Beratungspflichten, Geldwäsche:
was ein Finanz- und Immobilien-CRM erfüllen muss.
Ein CRM in dieser Branche verarbeitet Identitätsdaten, Vermögens- und Vertragsinformationen und teils Gesundheitsdaten. Daraus ergeben sich Pflichten aus Datenschutz, Berufsrecht, Geldwäscheprävention und Aufsichtsrecht. Die folgenden Punkte ersetzen keine Rechtsberatung, gehören aber in jedes Lastenheft. Welche Normen für Ihr Haus gelten, hängt von Ihrer Erlaubnis und Rechtsform ab.
DSGVO: Rechtsgrundlage, Nachweis und Werbung
Für jede Verarbeitung brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO, etwa Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse oder Einwilligung. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, müssen Sie diese nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Für Werbung per E-Mail und Telefon gilt zusätzlich § 7 UWG, und gegen Direktwerbung können Betroffene jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
- Zweck und Rechtsgrundlage je Datenfeld dokumentieren
- Einwilligung mit Zeitstempel, Wortlaut und Quelle speichern
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO führen
- Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erfüllen
Gesundheitsdaten in der Personenversicherung
Bei Kranken-, Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherungen fallen Gesundheitsdaten an. Sie gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Eine Verarbeitung ist unter anderem mit ausdrücklicher Einwilligung zulässig (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Das CRM sollte solche Angaben in geschützten Feldern führen, Zugriff auf die beratende Person beschränken und Zugriffe protokollieren.
- Gesundheitsangaben nur in Feldern mit eigenem Rechteprofil
- Ausdrückliche Einwilligung als eigener Vorgang
- Protokollierung lesender Zugriffe
- Datenschutz-Folgenabschätzung bei umfangreicher Verarbeitung prüfen
Beratungsdokumentation und Aufbewahrungsfristen
Versicherungsvermittler müssen Beratung und Gründe dokumentieren (§ 61 Abs. 1 VVG) und die Informationen in Textform vor Vertragsschluss übermitteln (§ 62 Abs. 1 VVG); mündlich geht es nur auf Wunsch oder bei vorläufiger Deckung, dann in Textform spätestens mit dem Versicherungsschein (§ 62 Abs. 2 VVG). Wertpapierdienstleistungsunternehmen müssen Vereinbarungen mit Kunden aufzeichnen (§ 83 WpHG), für die Anlageberatung gelten Verhaltensregeln nach § 64 WpHG. Handelsbriefe sind sechs, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, bei Kreditinstituten und Versicherern zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).
- Protokollvorlagen mit Pflichtfeldern und Versionierung
- Nachweis des Textform-Versands
- Aufbewahrungsfristen je Dokumentart hinterlegt
- Löschkonzept nach Fristablauf (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Geldwäscheprävention bei Immobilienmaklern
Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG. Sie müssen die allgemeinen Sorgfaltspflichten bei der Vermittlung von Kaufverträgen und von Mietverträgen mit mindestens 10.000 € monatlicher Nettokaltmiete erfüllen (§ 10 Abs. 6 GwG) und die Vertragsparteien identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht und die Parteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG). Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Tatsachen, die auf Geldwäsche hindeuten, sind unverzüglich der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen zu melden (§ 43 Abs. 1 GwG).
- Identifizierung beider Vertragsparteien je Vorgang dokumentieren
- Wirtschaftlich Berechtigte und Risikoeinstufung erfassen
- Risikoanalyse nach § 5 GwG dokumentieren und aktualisieren
- Aufbewahrungs- und Löschfristen nach § 8 Abs. 4 GwG hinterlegen
Auftragsverarbeitung, Drittland und DORA
Beim Cloud-CRM ist der Anbieter Auftragsverarbeiter, ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht, bei Anbietern oder Unterauftragnehmern außerhalb der EU prüfen Sie Übermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO. Die Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA) gilt seit dem 17. Januar 2025 und erfasst unter anderem Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Versicherungsvermittler; sie gilt nach Art. 2 Abs. 3 lit. e nicht für Versicherungsvermittler, die Kleinst-, kleine oder mittlere Unternehmen sind. Betroffene Finanzunternehmen führen ein Register über IKT-Dienstleister (Art. 28 Abs. 3), und die Verträge müssen Mindestinhalte erfüllen (Art. 30 Abs. 2).
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragnehmerliste prüfen
- Verarbeitungsorte und Datenrückgabe vertraglich regeln
- Register der IKT-Dienstleister bei DORA-pflichtigen Häusern
- Meldewege für IKT-Vorfälle klären
Erlaubnisse, Maklervertrag und Provisionsregeln
Makler, Bauträger, Baubetreuer und Wohnimmobilienverwalter benötigen eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO, Versicherungsvermittler nach § 34d GewO, Immobiliardarlehensvermittler nach § 34i GewO. Ein Maklervertrag über den Kauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern bedarf der Textform (§ 656a BGB), und die Provision darf von beiden Parteien nur in gleicher Höhe verlangt werden (§ 656c Abs. 1 BGB). Das CRM sollte Erlaubnisse, Vertragsvorlagen und Provisionsvereinbarungen je Vorgang hinterlegen.
- Erlaubnis und Status je Mitarbeitendem und Gesellschaft hinterlegt
- Vertragsvorlagen in Textform mit Ablage
- Provisionsvereinbarung je Vorgang dokumentiert
- Pflichtangaben in Anzeigen nach § 87 GEG prüfen
Quellen (abgerufen im Oktober 2026): GwG § 2, GwG § 5, GwG § 8, GwG § 10, GwG § 11, GwG § 43, VVG § 61, VVG § 62, WpHG § 83, WpHG § 64, HGB § 257, AO § 147, GewO § 34c, GewO § 34d, BGB § 656a, BGB § 656c, DIHK-FAQ zu DORA, 23.03.2026. DSGVO und DORA nach EUR-Lex (Verordnung (EU) 2016/679 und (EU) 2022/2554).
Rechenbeispiel Gesamtkosten
für ein Maklerhaus mit 20 Nutzern.
Rechenbeispiel von Find-Your-CRM, kein Angebot eines Herstellers: Ein Maklerhaus mit rund 40 Mitarbeitenden führt ein CRM für 20 Nutzer ein, mit Anbindung an Portale oder Vergleichsrechner, E-Mail und DMS. Die Spannen beruhen auf Listenpreisen der Hersteller und Erfahrungswerten von Find-Your-CRM aus Auswahlprojekten. Die Lizenzspanne von 65 bis 130 € je Nutzer und Monat deckt Systeme wie ADITO (ab 65 €) bis zu höherwertigen Branchenpaketen ab. Interne Personalkosten für Projektleitung und Key-User sind nicht enthalten.
| Kostenblock | Annahme | Einmalig | Laufend pro Jahr | Summe 3 Jahre |
|---|---|---|---|---|
| LizenzenBranchen-CRM, 20 Nutzer | 20 Nutzer zu 65 bis 130 € je Nutzer und Monat | 0 € | 15.600 bis 31.200 € | 46.800 bis 93.600 € |
| EinführungKonfiguration und Prozesse | Workshops, Pipeline, Rollen, Protokollvorlagen, Berichte | 8.000 bis 20.000 € | 0 € | 8.000 bis 20.000 € |
| SchnittstellenPortale, Rechner, E-Mail, DMS | Zwei bis vier Anbindungen, Pflege und Updates | 4.000 bis 12.000 € | 600 bis 2.400 € | 5.800 bis 19.200 € |
| DatenmigrationAltsystem, MVP und Excel | Kunden, Verträge, Objekte, Dokumente bereinigen und übernehmen | 3.000 bis 8.000 € | 0 € | 3.000 bis 8.000 € |
| SchulungKey-User-Konzept | 20 Anwender, Backoffice und Beratung | 2.000 bis 5.000 € | 0 € | 2.000 bis 5.000 € |
| Betrieb und WeiterentwicklungAdministration, Anpassungen | Externe Stunden für Rechte, Vorlagen, Berichte | 0 € | 2.000 bis 6.000 € | 6.000 bis 18.000 € |
| Summeohne interne Personalkosten | 20 Nutzer über drei Jahre | 17.000 bis 45.000 € | 18.200 bis 39.600 € | 71.600 bis 163.800 € |
Erfahrungswerte von Find-Your-CRM, Stand Oktober 2026. Preisanker laut Herstellerseiten (Mehrwertsteuerangabe je Anbieter prüfen): ADITO ab 65 €, fincrm 99 €, Efficy ab 69 €, Salesforce Financial Services Cloud ab 325 €. Rechnerisch ergeben sich 99 bis 228 € je Nutzer und Monat über drei Jahre. Die Preismodelle erklärt Preise und Modelle.
Auswahl und Einführung
in der Finanz- und Immobilienbranche in sechs Schritten.
Die Schritte folgen der allgemeinen Methodik von Find-Your-CRM und ergänzen die Besonderheiten regulierter Beratungsbranchen. Details zu Phasen und Kriterien finden Sie unter CRM auswählen: fünf Phasen, acht Kriterien und CRM einführen: Phasen, Rollen und Erfolgsfaktoren. Eine Checkliste für den Datenumzug bietet CRM migrieren: Risiken, Vorgehen und Checkliste.
Geschäftsmodell, Erlaubnis und Rollen klären
Halten Sie fest, welche Erlaubnisse Sie haben und welche Pflichten daraus folgen: Makler, Vertreter, Immobiliardarlehensvermittler, Wohnimmobilienverwalter oder Bauträger. Zeichnen Sie den Weg vom Lead bis zum Vertrag und zur Betreuung im Bestand auf. Beteiligen Sie Beratung, Backoffice, Compliance, IT und Geschäftsführung von Beginn an.
Systemlandschaft und Datenhoheit festlegen
Dokumentieren Sie in einer Integrationsmatrix, welches System Kunden, Verträge, Objekte, Provisionen und Dokumente führt: CRM, Maklerverwaltungsprogramm, Verwaltungssoftware, Portale, Rechner und Buchhaltung. Klären Sie, ob das CRM das Maklerverwaltungsprogramm ersetzt oder ergänzt, bevor Sie Anbieter ansprechen.
Datenschutz und Aufbewahrung konzipieren
Erstellen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ein Konzept: Zwecke und Rechtsgrundlagen, Einwilligungen, besondere Datenkategorien, Löschfristen und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Für Cloud-Systeme gehört der Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Unterauftragnehmern und Verarbeitungsorten dazu.
Anforderungen gewichten und Shortlist bilden
Übersetzen Sie Prozesse in einen gewichteten Anforderungskatalog mit Muss- und Kann-Kriterien. Das CRM-Matching erzeugt aus Ihrer Unternehmens-URL automatisch ein Anforderungsprofil und in rund 6 Minuten eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen. Drei bis fünf Kandidaten bewerten Vertrieb, Backoffice und IT gemeinsam im Selection Portal.
Demo mit echten Fällen und Referenzgesprächen
Lassen Sie sich drei eigene Fälle zeigen: eine Beratung mit Protokoll, eine Portalanfrage bis zum Objektabgleich und eine auslaufende Zinsbindung oder Vertragsfrist. Prüfen Sie Schnittstellen live statt per Folie, und sprechen Sie mit Referenzkunden aus Ihrer Teilbranche. Ein Haken zählt erst, wenn die Funktion in Ihrem Ablauf funktioniert.
Daten migrieren, pilotieren und schulen
Bereinigen Sie Dubletten und Altbestände vor der Migration und legen Sie Aufbewahrungsfristen fest, bevor Sie Daten übernehmen. Starten Sie mit einem Pilotteam, richten Sie ein Key-User-Konzept ein und prüfen Sie nach 30 und 90 Tagen, ob Protokolle, Einwilligungen und Fristen tatsächlich gepflegt werden. Dokumentieren Sie die Migration für spätere Prüfungen.
Hinweise zu Art. 28 und Art. 30 DSGVO nach Verordnung (EU) 2016/679 (EUR-Lex). Die Verfahrensbeschreibung des Matchings finden Sie unter So funktioniert es.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was ist ein CRM für Finanzdienstleister und Immobilien?
Ein CRM für Finanzdienstleister und Immobilien ist Software für Kundenbeziehungen, die Beratungsdokumentation, Einwilligungen, Verträge mit Fristen und Objekte mit Interessenten abbildet. Im Unterschied zu allgemeinen CRM-Systemen bringt es Vorlagen, Rollenkonzepte und Schnittstellen zu Rechnern, Portalen und Maklerverwaltungsprogrammen mit. Die Grundlagen erklärt Was ist ein CRM? Definition, Funktionen und Auswahl.
Was ist fincrm und für wen eignet es sich?
fincrm (auch FinCRM oder Fin CRM geschrieben) ist ein CRM der fincrm GmbH für Baufinanzierungs- und Kreditvermittler. Nach Herstellerangaben bündelt es Lead-Management, eine 360-Grad-Kundensicht, Dokumentenverwaltung und Workflows und bindet unter anderem Europace, eHyp, ProHyp und ImmoScout24 an. Der Hersteller nennt 99 € je Nutzer und Monat netto bei jährlicher Zahlung (Stand Oktober 2026). Das Profil von FinCRM im Katalog zeigt Branchen und Größenklassen, für andere Teilbranchen vergleichen Sie über das Matching.
Welches CRM eignet sich für Versicherungsmakler?
Ein Versicherungsmakler braucht Bestandsverwaltung, Dokumentation und einen Datenaustausch mit Versicherern, deshalb ist die Abgrenzung zum Maklerverwaltungsprogramm entscheidend. Plattformen wie iCRM nennen Vertragsupdates über GDV-Daten und BiPRO, konfigurierbare Systeme wie ADITO oder Efficy adressieren Finanzdienstleister breiter. Prüfen Sie in der Demo, welche Ihrer Versicherer angebunden sind und wie die Beratungsdokumentation nach § 61 VVG entsteht.
Was ist ein Maklerverwaltungsprogramm, und brauche ich zusätzlich ein CRM?
Ein Maklerverwaltungsprogramm (MVP) verwaltet Verträge, Bestände und Courtagen von Versicherungsmaklern und tauscht Daten mit Versicherern aus. Ein CRM ergänzt die Beziehungsseite mit Pipeline, Marketing, Aufgaben und Kundenhistorie. Manche Anbieter wie Jung, DMS & Cie. führen beides in einer Plattform, bei anderen laufen zwei Systeme mit Schnittstelle. Wichtig ist, dass nur ein System die Stammdaten führt, damit keine Dubletten entstehen.
Welches CRM eignet sich für Immobilienmakler?
Ein Immobilienmakler braucht Objekt und Interessent als eigene Datenobjekte, eine Portalanbindung und eine dokumentierte Provisionsvereinbarung. Systeme mit Immobilienbezug im Katalog sind etwa Smartbrix, Odoo und Consolidate. Prüfen Sie, ob ImmoScout24 oder OpenImmo angebunden werden und wie Pflichten nach dem Geldwäschegesetz dokumentiert werden.
Welches CRM eignet sich für Banken und Sparkassen im Firmenkundengeschäft?
Banken brauchen eine Beziehungs- und Konzernlandkarte, ein Rollenkonzept und eine Schnittstelle zu Kredit- und Kernbanksystemen, dazu den Nachweis zu IKT-Dienstleistern nach DORA. Internationale Plattformen wie Salesforce adressieren Gewerbekundenbanking sowie Genossenschaftsbanken und Sparkassen, Pega CRM und Next4biz CRM nennen Banken als Branche. Prüfen Sie vorab, ob Verbund- oder Konzernvorgaben die Systemwahl einschränken.
Wie dokumentiere ich die Beratung rechtssicher im CRM?
Dokumentieren Sie Wünsche und Bedürfnisse, die Empfehlung und die Gründe dafür strukturiert in der Akte und übermitteln Sie die Informationen in Textform vor Vertragsschluss. Für Versicherungsvermittler schreibt das § 61 Abs. 1 VVG in Verbindung mit § 62 Abs. 1 VVG vor. Ein Verzicht ist nur durch gesonderte schriftliche Erklärung möglich, in Fernabsatzfällen in Textform (§ 61 Abs. 2 VVG). Das CRM sollte Vorlagen, Versionsstände und den Nachweis des Versands bieten.
Welche Geldwäschepflichten haben Immobilienmakler?
Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG und müssen bei der Vermittlung von Kaufverträgen und von Mietverträgen ab 10.000 € monatlicher Nettokaltmiete die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen (§ 10 Abs. 6 GwG). Dazu gehört die Identifizierung der Vertragsparteien (§ 11 Abs. 2 GwG), die Dokumentation und eine Aufbewahrung von fünf Jahren (§ 8 Abs. 4 GwG). Verdachtsfälle sind unverzüglich der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen zu melden (§ 43 Abs. 1 GwG). Ein CRM kann Prüfschritte und Fristen je Vorgang abbilden, ersetzt aber keine Risikoanalyse nach § 5 GwG.
Wie lange müssen Kundendaten aufbewahrt werden?
Das hängt von der Dokumentart ab. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 4 HGB sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, bei Kreditinstituten, Versicherern und Wertpapierinstituten zehn Jahre. Steuerlich gilt nach § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege acht Jahre, für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Geldwäscherechtliche Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Danach greift die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Gilt DORA für Versicherungsvermittler und Makler?
DORA gilt seit dem 17. Januar 2025 und erfasst nach Art. 2 Abs. 1 auch Versicherungsvermittler, nach Art. 2 Abs. 3 lit. e aber nicht diejenigen, die Kleinst-, kleine oder mittlere Unternehmen sind. Mittelgroß ist laut DIHK-FAQ vom März 2026, wer weniger als 250 Personen beschäftigt und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder höchstens 43 Mio. € Bilanzsumme hat. Versicherungsvermittler, die Kleinst-, kleine oder mittlere Unternehmen sind, fallen daher nicht unter DORA, Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen sind nach Art. 2 Abs. 1 dagegen erfasst. Klären Sie Ihren Status mit Ihrem Verband oder Ihrer Rechtsberatung.
Was kostet ein CRM für Finanzdienstleister und Immobilienunternehmen?
Die Listenpreise reichen laut Herstellerseiten von 24 € je Nutzer und Monat bei Consolidate über 65 € bei ADITO und 99 € bei fincrm bis ab 325 € bei der Salesforce Financial Services Cloud (Stand Oktober 2026, Mehrwertsteuerangabe je Anbieter prüfen). Für ein Maklerhaus mit 20 Nutzern ergeben sich in unserem Rechenbeispiel über drei Jahre etwa 71.600 bis 163.800 € inklusive Einführung, Schnittstellen und Migration (Erfahrungswerte von Find-Your-CRM). Preismodelle erklärt die Seite Preise und Modelle.
Wie binde ich Immobilienportale und Vergleichsrechner an?
Prüfen Sie zuerst, ob das CRM eine fertige Anbindung hat oder die REST-Schnittstelle des Portals nutzt. ImmoScout24 bietet eine REST-Schnittstelle mit OAuth, OpenImmo ist ein XML-Standard für Objektdaten, und bei Finanzierungen nennt fincrm Anbindungen an Europace, eHyp und ProHyp. Klären Sie, ob Anfragen und Ergebnisse strukturiert in der Kundenakte landen und wer Zugangsdaten und Rechte verwaltet.
Cloud oder On-Premises für ein Finanz- oder Immobilien-CRM?
Cloud ist der Normalfall, verlangt aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Prüfung der Verarbeitungsorte. Laut Statistischem Bundesamt nutzen 2025 etwa 54 % der Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste, und 23 % der Cloud-Nutzer beziehen CRM aus der Cloud. On-Premises oder ein privates Hosting können bei Instituten mit hohen Aufsichtsanforderungen in Frage kommen. Prüfen Sie bei DORA-pflichtigen Häusern zusätzlich die Vertragsinhalte nach Art. 30 DORA.
Wie hilft Find-Your-CRM bei der Auswahl?
Sie geben die Unternehmens-URL ein, das Anforderungsprofil entsteht automatisch, und nach rund 6 Minuten liegt eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen vor, kostenlos und ohne Registrierung. Für die gemeinsame Bewertung mit Vertrieb, Backoffice und IT nutzen Sie das Selection Portal mit Anforderungsmanagement und direktem Anbieterkontakt. Find-Your-CRM ist unabhängig, es gibt keine bezahlten Platzierungen. Eine Übersicht aller Systeme bietet der Katalog.
Das passende CRM
für Ihr Finanz- und Immobiliengeschäft.
Geben Sie Ihre Unternehmens-URL ein: Das Anforderungsprofil entsteht automatisch, die dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen liegt in rund 6 Minuten vor, kostenlos und ohne Registrierung. Für die gemeinsame Bewertung mit Vertrieb, Backoffice und IT nutzen Sie das Selection Portal.