CRM-Anbietervergleich.
Drei Segmente, 21 Anbieter, eine Auswahllogik.
CRM-Software (Customer-Relationship-Management) bündelt Kundendaten, Vertrieb, Marketing und Service in einem System. Dieser CRM-Anbietervergleich ordnet den Markt für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in drei Segmente: KMU bis 50 Anwender, Mittelstand mit 50 bis 500 Anwendern und Enterprise ab 500 Anwendern. Je Segment sehen Sie Anbieter mit Listenpreis laut Herstellerseite, Hosting, Stärken und Grenzen. Dazu kommen Auswahlkriterien, Pflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ein Rechenbeispiel zu den Gesamtkosten (TCO, Total Cost of Ownership) über drei Jahre.
Anbieter vergleichen.
Aber im richtigen Segment.
Ein CRM-Anbietervergleich ohne Segmentlogik stellt ein Zehn-Personen-Team neben einen Konzern mit Tausenden Vertriebsmitarbeitern. Heraus kommen Shortlists, die entweder überdimensioniert oder nach zwei Jahren ausgereizt sind. Wie stark der Bedarf mit der Größe wächst, zeigen die Daten: In Deutschland nutzen 26 Prozent der kleinen, 44 Prozent der mittleren und 61 Prozent der großen Unternehmen CRM-Software.
Anbietervergleich ohne Segmentlogik
- Rankings mischen Free-Tarife mit Plattformen, die laut Preisseite bis 550 € je Nutzer und Monat kosten.
- Die Shortlist entsteht nach Bekanntheit, nicht nach Anwenderzahl, Prozesstiefe und IT-Landschaft.
- Kleine Teams kaufen Plattformkomplexität, die niemand administrieren kann.
- Mittelständler wachsen aus Einstiegssystemen heraus, sobald ERP-Anbindung, Außendienst und Rechtekonzept dazukommen.
- Konzerne unterschätzen Datenmodell, Governance und internationale Rollouts.
- Kosten werden nur über Lizenzen verglichen, Einführung und Betrieb fehlen in der Rechnung.
Anbietervergleich mit Segmentlogik
- Sie vergleichen nur Anbieter, die für Ihre Anwenderzahl und Ihr Budgetmodell gebaut sind.
- Preislogik, Einführungsaufwand und Betriebsmodell passen von Beginn an zusammen.
- Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Zertifikate werden mit der passenden Tiefe geprüft.
- Wachstumspfade sind sichtbar: Wann reicht eine höhere Edition, wann droht ein Systemwechsel?
- Die Shortlist bleibt bei drei bis fünf Kandidaten, die in Demos fair vergleichbar sind.
- Die Gesamtkosten über drei Jahre sind je Segment realistisch kalkuliert.
Quellen: Eurostat, isoc_eb_iip, Unternehmen mit CRM-Software 2025, Deutschland: 10 bis 49 Beschäftigte 26 %, 50 bis 249 Beschäftigte 44 %, ab 250 Beschäftigte 61 %. Höchster Listenpreis laut Salesforce Preisseite, Edition Max, Stand 10/2026.
KMU, Mittelstand, Enterprise.
Drei Märkte mit eigener Logik.
Die Segmentgrenzen richten sich nach der Zahl der CRM-Anwender, nicht nach der Mitarbeiterzahl, denn Lizenzen, Rechtekonzept und Einführungsaufwand skalieren mit den Nutzern. Ein Industrieunternehmen mit 800 Beschäftigten und 60 Anwendern in Vertrieb und Service gehört daher meist in den Mittelstand. Zur Einordnung: Rund 3,2 Millionen Unternehmen in Deutschland, 99,3 Prozent aller Unternehmen, sind KMU, sie stehen aber nur für 27 Prozent des Umsatzes.
KMU
Schnell startklar, Standardprozesse, wenig eigene IT
Kontakte liegen in Outlook, Excel und Köpfen, der Vertrieb ist klein oder inhabergeführt, eine eigene IT fehlt meist. Gefragt sind Cloud-CRMs mit Self-Service-Einrichtung, klarer Pipeline und E-Mail-Integration. Wichtiger als Funktionsbreite ist, dass das Team das System in den ersten Wochen tatsächlich nutzt.
- Budgetlogik: Monatslizenz je Nutzer oder Paketpreis, Free-Tarife für den Einstieg
- Einführung: 2 bis 8 Wochen, überwiegend intern mit wenigen Beratertagen
- Betrieb: ein Key-User (fachlich verantwortlicher Anwender) administriert nebenbei
- Risiko: Grenzen bei ERP-Anbindung, Rechten und Außendienst
Lizenzrahmen laut Preisseiten: meist 0 bis 86 € je Nutzer und Monat
Mittelstand
Prozesstiefe, ERP-Integration, eigene Administration
Vertrieb, Service und Marketing arbeiten in mehreren Teams, oft mit Innen- und Außendienst, Angebotswesen und einem führenden ERP-System (Enterprise Resource Planning). Das CRM muss Rollen und Rechte, Dubletten, Freigaben und Schnittstellen sauber abbilden. Branchenkompetenz und ein erreichbarer Implementierungspartner entscheiden häufiger als Einzelfunktionen.
- Budgetlogik: Jahreslizenz je Nutzer plus Partnerleistungen
- Einführung: erste Teams nach 8 bis 12 Wochen produktiv, Rollout über 3 bis 6 Monate
- Betrieb: 0,5 bis 1 Vollzeitstelle für Administration und Weiterentwicklung
- Risiko: ERP-Schnittstelle und Datenmigration als größte Einzelposten
Lizenzrahmen laut Preisseiten: meist 30 bis 95 € je Nutzer und Monat
Enterprise
Plattform, Governance, internationale Rollouts
Mehrere Länder, Geschäftsbereiche und Vertriebskanäle treffen auf Konzernvorgaben zu Sicherheit, Identitäten und Datenhaltung. Gesucht wird eine Plattform mit belastbarem Datenmodell, feinen Berechtigungen, Integrationsschicht und Partnernetz. Die Auswahl ist ein Architekturentscheid mit langer Bindung.
- Budgetlogik: Rahmenvertrag, Listenpreise sind nur der Ausgangspunkt der Verhandlung
- Einführung: 6 bis 18 Monate, meist in Wellen nach Ländern oder Bereichen
- Betrieb: eigenes CRM-Team oder Center of Excellence (zentrales Kompetenzteam)
- Risiko: Customizing ohne Governance, Lizenzlogik über viele Produkte
Lizenzrahmen laut Preisseiten: meist 91 bis 550 € je Nutzer und Monat
Quellen: Destatis, Kleine und mittlere Unternehmen, Berichtsjahr 2024. Lizenzrahmen aus den Preisseiten der Anbieter in den drei Tabellen unten, Stand 10/2026. Einführungsdauer und Betriebsaufwand sind Erfahrungswerte von Find-Your-CRM.
CRM-Anbieter für KMU.
Sieben Systeme bis 50 Anwender.
Die Auswahl zeigt typische Vertreter des KMU-Segments: internationale Cloud-CRMs mit Free- oder Einstiegstarif und deutsche Anbieter mit Hosting in Deutschland. Preise stammen ausschließlich von den offiziellen Preisseiten, netto und bei jährlicher Abrechnung, soweit nicht anders angegeben. Die Reihenfolge ist keine Rangliste.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Hosting und Serverstandort | Stärke | Grenze | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRMAll-in-One-Plattform, HubSpot, Inc., USA | KMU | ab 0 € (Free-Tarif) | ✓ EU-Rechenzentrum für zahlende Kunden, Zuordnung nach IP-Standort bei Abschluss, Umzug kostenlos; reine Free-Konten liegen im US-Rechenzentrum | Marketing, Vertrieb und Service auf einer gemeinsamen Datenbasis | Professional 90 € und Enterprise 175 € je Lizenz, jeweils mit Pflicht-Onboarding; Starter derzeit befristet rabattiert | Zum Profil → |
| PipedriveVertriebs-CRM, Pipedrive, Inc. | KMU | ab 14 €/Nutzer/Mo (Lite) | ✓ Neue EU-Konten in den AWS-Regionen (Amazon Web Services) Frankfurt oder Dublin | Visuelle Pipeline und Automatisierungen für reine Vertriebsteams | ≈ Marketing- und Servicetiefe in der Demo prüfen; bei monatlicher Zahlung Lite 24 €, Growth 49 €, Premium 79 € | Zum Profil → |
| Zoho CRMSuite mit über 45 Apps, Zoho Corporation, Indien | KMU | ab 14 €/Nutzer/Mo (Standard) | ✓ EU-Rechenzentren in Amsterdam und Dublin für Konten über zoho.eu | Free Edition für 3 Nutzer, Editionen bis Ultimate 52 € je Nutzer | ≈ Breite Suite verlangt eine klare Entscheidung, welche Apps Sie wirklich nutzen | Zum Profil → |
| monday CRMWork-OS mit CRM-Produkt, monday.com Ltd., Israel | KMU | ab 12 €/Sitz/Mo (Basic, ab 3 Sitzen) | ≈ Standardregion USA, EU-Datenregion Frankfurt für Enterprise-Kunden | Flexible Boards, Vertrieb und Projektarbeit auf einer Plattform | Mindestens 3 Sitze; EU-Datenresidenz erst im Enterprise-Paket | Zum Profil → |
| CentralStationCRM42he GmbH, Köln | KMU | ab 0 € (Starter, 3 Nutzer) | ✓ Speicherung von Kundendaten und Anhängen in Deutschland | Paketpreise statt Nutzerpreise: Team 24 € für 3 Nutzer, Small Office 75 € für 10 Nutzer | Pakete enden bei 40 Nutzern (289 € im Monat); komplexe Angebotsprozesse in der Demo prüfen | Zum Profil → |
| TecArtTecArt GmbH, Erfurt | KMU | ab 19 €/Nutzer/Mo (Basic, ab 5 Nutzern) | ✓ SaaS (Software as a Service) oder On-Premises (Betrieb im eigenen Rechenzentrum), nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, Hosting in Deutschland | CRM mit Mailmanagement, Ticketing, Verträgen und Rechnungen | Mindestens 5 Nutzer; Pro 49 €, Enterprise 79 €, monatliche Zahlung teurer | Zum Profil → |
| weclappCloud-ERP mit CRM, weclapp GmbH, Kitzingen | KMU | ab 86 €/Nutzer/Mo (ERP Dienstleistung inkl. CRM) | ✓ Mehrere Rechenzentren, ausschließlich in Deutschland | Angebot, Auftrag, Projekte und Buchhaltung in einem System | CRM nicht einzeln buchbar; ERP Starter für 39 € enthält nur Kontaktmanagement | Zum Profil → |
Preise laut Herstellerseiten, netto, Stand 10/2026: HubSpot, Pipedrive, Zoho, monday, CentralStationCRM, TecArt, weclapp. Hosting: HubSpot Rechenzentren, Pipedrive Datensicherheit, Zoho EU-Rechenzentren, monday EU-Datenregion. Stärken laut Anbieterprofilen von Find-Your-CRM.
CRM für kleine Unternehmen.
Was bis 50 Anwender zählt.
Kleine Unternehmen nutzen CRM deutlich seltener als große: In Deutschland arbeiten 26 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten mit CRM-Software. Wer einsteigt, gewinnt vor allem Transparenz über Anfragen, Angebote und Nachfassaktionen. Sechs Punkte entscheiden im KMU-Segment, ob das CRM nach einem Jahr noch gepflegt wird.
Kostenlos testen, aber mit Plan
HubSpot CRM bietet einen Free-Tarif, Zoho CRM eine Free Edition für 3 Nutzer und CentralStationCRM ein kostenloses Starterpaket für 3 Nutzer und 200 Kontakte. Nutzen Sie solche Tarife für einen echten Pilot mit Ihren Daten, nicht als Dauerlösung.
- Pilot mit einem Team, echten Leads und einer Zielkennzahl über vier Wochen
- Grenzen des Free-Tarifs notieren: Kontakte, Nutzer, Automatisierung
Je Nutzer oder als Paket
Sechs der sieben Anbieter in der Tabelle rechnen je Nutzer oder Sitz ab, meist mit Rabatt bei Jahreszahlung: Pipedrive Lite kostet 14 € bei jährlicher und 24 € bei monatlicher Zahlung. Paketpreise wie bei CentralStationCRM sind bei wachsendem Team leichter planbar. Rechnen Sie das Szenario mit doppelter Nutzerzahl immer mit.
- Mindestabnahmen beachten, etwa 3 Sitze bei monday CRM oder 5 Nutzer bei TecArt
- Befristete Einstiegsrabatte von Dauerpreisen trennen
Akzeptanz vor Funktionsumfang
Ein KMU-CRM wird von Menschen gepflegt, die eigentlich verkaufen. Jede Pflichtangabe ohne erkennbaren Nutzen senkt die Datenqualität. Achten Sie auf schnelle Erfassung aus dem Postfach, mobile Apps und eine Pipeline, die der Vertrieb ohne Schulung versteht.
- Testzugang an zwei künftige Anwender geben, nicht nur an die Geschäftsführung
- Zeit für eine typische Erfassung messen: neuer Lead mit Termin
Outlook oder Gmail ohne Brüche
Kundenkontakte kleiner Unternehmen laufen typischerweise über E-Mail und Telefon. Prüfen Sie, ob Mails automatisch am Kontakt landen, ob Termine synchronisieren und ob Anrufe per Klick protokolliert werden.
- Postfach-Integration für Outlook oder Gmail in der Demo zeigen lassen
- Telefonanbindung an Ihre Cloud-Telefonanlage prüfen
AVV und Serverstandort klären
Auch ein Zehn-Personen-Betrieb ist Verantwortlicher nach DSGVO und braucht mit dem CRM-Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Deutsche Anbieter wie TecArt oder weclapp hosten in Deutschland, internationale Anbieter bieten EU-Rechenzentren, teils erst in höheren Tarifen.
- AVV vor dem Import echter Kundendaten abschließen
- Bei US-Anbietern die EU-Region aktiv wählen und dokumentieren
Den Ausstieg mitdenken
Wer heute mit acht Nutzern startet, hat in drei Jahren vielleicht 30 und ein ERP-System. Prüfen Sie Exportformate, API (Programmierschnittstelle) und höhere Editionen, damit der nächste Schritt kein Migrationsprojekt wird. Worauf es beim Systemwechsel ankommt, zeigt der Leitfaden CRM migrieren.
- Vollständigen Export inklusive Aktivitäten und Anhängen testen
- API-Zugang und Limits je Edition prüfen
Quellen: Eurostat, isoc_eb_iip 2025; Tarif- und Preisangaben laut HubSpot, Zoho, CentralStationCRM, Pipedrive, monday und TecArt, Stand 10/2026.
CRM-Anbieter für den Mittelstand.
Acht Systeme mit Prozesstiefe.
Im Mittelstand prägen deutsche und europäische Hersteller das Angebot, viele mit On-Premises-Option, Branchenvorlagen und Support im Preis. Internationale Plattformen wie HubSpot CRM in der Edition Professional oder Microsoft Dynamics 365 Sales konkurrieren ebenfalls, sie stehen in den Tabellen für KMU und Enterprise. Mehrere Hersteller veröffentlichen keine Listenpreise, dort steht auf Anfrage.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Hosting und Betrieb | Stärke | Grenze | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CAS genesisWorldCAS Software AG, Karlsruhe, gegründet 1986 | Mittelstand | auf Anfrage | ✓ Cloud mit Siegel Software Hosted in Germany | Mittelstandsfokus, CPQ (Configure, Price, Quote) über CAS Merlin CPQ für variantenreiche Produkte | ≈ Keine öffentliche Preisliste; Lizenz- und Partnerkosten im Angebot vergleichen | Zum Profil → |
| ADITOADITO Software GmbH, Geisenhausen | Mittelstand | ab 65 €/Nutzer/Mo (ab 20 Nutzern) | ✓ Cloud oder Appliance; Hosting, Wartung und Support im Preis | xRM-Plattform (Beziehungsmanagement über Kunden hinaus), anpassbar mit ADITO Designer | Mindestabnahme 20 Anwender; große Gestaltungsfreiheit braucht Governance | Zum Profil → |
| cobra CRMcobra GmbH, Konstanz | Mittelstand | ab 36 €/Nutzer/Mo (Cloud Essential) | ✓ Cloud mit Hosting und Support in Deutschland oder On-Premises (cobra One) | Vorlagen für Dienstleister, Verbände, Vereine, Großhandel und öffentliche Institutionen | ≈ Funktionen stark nach Tarif gestaffelt (Essential, Grow 54 €, Max 79 €) | Zum Profil → |
| combit CRMcombit Software GmbH, Konstanz | Mittelstand | ab 135 €/Mo inkl. 5 Nutzer (Basic, Miete) | ✓ On-Premises zur Miete oder Cloud im deutschen Rechenzentrum (ab 350 € im Monat inkl. 5 Nutzer) | Frei anpassbare Felder und Masken, Synchronisation mit Active Directory in der Enterprise Edition | Bei Miete On-Premises Support extra: Basis ab 60 €, Premium ab 220 € im Monat | Zum Profil → |
| SuperOffice CRMSuperOffice AS, Oslo; SuperOffice GmbH, Dortmund | Mittelstand | ab 45 €/Nutzer/Mo (Starter) | ≈ Cloud, Anbieter mit Sitz in Europa; Rechenzentrumsstandort in der Demo prüfen | B2B-Vertrieb und Service mit Integrationen zu ERP-Systemen | Fünf Pakete von 45 bis 160 € je Nutzer; Funktionsgrenzen je Paket prüfen | Zum Profil → |
| GEDYS IntraWareGedys Intraware GmbH, Fulda | Mittelstand | auf Anfrage | ✓ Managed Hosting in Deutschland (ISO 27001), Inhouse-Betrieb in der Demo prüfen | No-Code-Plattform für Marketing, Vertrieb und Service, über 35 Jahre CRM-Erfahrung | ≈ Keine öffentliche Preisliste; Konfigurationsaufwand mit Demo-Skript prüfen | Zum Profil → |
| Wice CRMWice GmbH, Hamburg | Mittelstand | ab 30 €/Nutzer/Mo (erster Nutzer frei) | ✓ Cloud oder On-Premises für 650 € einmalig je Nutzer | Transparente Preise, E-Mail- und Telefonie-Integration | Plugins und Add-ons kosten zusätzlich; monatlich kündbar für 40 € | Zum Profil → |
| PisaSales CRMJustRelate Group, Berlin | Mittelstand | auf Anfrage | ✓ On-Premises oder deutsches Rechenzentrum, Kaufmodell möglich | Standard-CRM für Mittelstand und Großunternehmen, etwa Maschinenbau, Pharma, Handel | Ab 20 Benutzern; Wartung, Support und Updates im Preis, Höhe nur auf Anfrage | Zum Profil → |
Preise und Betriebsmodelle laut Herstellerseiten, netto, Stand 10/2026: ADITO, cobra, combit, SuperOffice, Wice, PisaSales, CAS genesisWorld, Firmensitz laut Impressum. Stärken von CAS, GEDYS, SuperOffice und PisaSales laut Anbieterprofilen von Find-Your-CRM.
CRM für den Mittelstand.
Sechs Punkte, die über den Fit entscheiden.
In Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten nutzen 44 Prozent CRM-Software, deutlich mehr als in kleinen Firmen. Mit der Verbreitung steigen die Ansprüche an Integration, Rechte und Betrieb. Diese sechs Punkte trennen im Mittelstand ein tragfähiges CRM von einem, das nach zwei Jahren wieder ersetzt wird.
Auftrag im CRM, Lieferung im ERP
Preise, Lagerbestände, Aufträge und offene Posten liegen im ERP. Klären Sie früh, welches System für Kundenstamm, Artikel und Konditionen führend ist. Die Abgrenzung beider Systeme beschreibt der Leitfaden CRM vs. ERP.
- Referenzen mit Ihrem ERP verlangen, nicht nur mit irgendeinem
- Fehlerbehandlung und Monitoring der Schnittstelle ins Angebot aufnehmen
Sichtbarkeit nach Gebiet und Funktion
Mit mehreren Teams, Gebieten und Gesellschaften wird das Rechtekonzept zum Kernthema. Prüfen Sie Sichtbarkeit je Gebiet, Feldrechte für Konditionen und die Protokollierung von Änderungen, die etwa cobra CRM im Tarif Cloud Max als Compliance-Funktion ausweist.
- Rechte für Außendienst, Innendienst, Service und Geschäftsführung durchspielen
- Vertretungsregeln und Teamwechsel testen
Mobil und offline arbeitsfähig
Viele Mittelständler verkaufen über Außendienst und Handelspartner. Offline-Fähigkeit, Besuchsberichte und Routenplanung sind dann Pflicht. Lassen Sie den Besuchsbericht in der Demo auf einem Smartphone ohne Netz erfassen.
- Synchronisation nach Funkloch prüfen
- Besuchsplanung mit Karte und Umkreissuche zeigen lassen
Variantenreiche Angebote ohne Excel
Erklärungsbedürftige Produkte brauchen CPQ: Konfiguration, Preisfindung und Angebot in einem Ablauf. CAS genesisWorld koppelt dafür CAS Merlin CPQ an, bei anderen Anbietern übernimmt das ERP oder ein Spezialtool. Für Industrie vertieft die Seite CRM für B2B-Vertrieb in Industrie und Maschinenbau das Thema.
- Freigabeworkflow für Rabatte über Schwellenwert testen
- Angebotsversionen und Übergabe an das ERP prüfen
Cloud, Private Cloud oder eigenes Rechenzentrum
Im Mittelstand bieten viele Hersteller mehrere Betriebsmodelle: Wice CRM als Cloud oder Installation für 650 € einmalig je Nutzer, combit CRM als Miete On-Premises oder Cloud im deutschen Rechenzentrum. Den Standort der Rechenzentren nennen 57 Prozent der Unternehmen als Muss-Kriterium bei Cloud-Anbietern.
- Updates, Backups und Monitoring je Modell klar zuordnen
- Wechsel zwischen den Modellen vertraglich offenhalten
Implementierungspartner in Reichweite
Im Mittelstand setzt meist ein Systemhaus oder der Hersteller selbst das Projekt um. Prüfen Sie, ob Wartung und Support im Preis enthalten sind wie bei ADITO und PisaSales CRM oder separat berechnet werden. Phasen und Rollen der Umsetzung beschreibt der Leitfaden CRM einführen.
- Projektteam namentlich im Angebot benennen lassen
- Reaktionszeiten und Supportsprache im Vertrag festhalten
Quellen: Eurostat, isoc_eb_iip 2025; Bitkom Cloud Report 2026, Muss-Kriterien bei der Wahl eines Cloud-Providers, n = 598; Angaben zu cobra, Wice, combit, ADITO und PisaSales laut cobra, Wice, combit, ADITO, PisaSales, Stand 10/2026.
CRM-Anbieter für Enterprise.
Plattformen für Konzerne und Rollouts.
Im Enterprise-Segment entscheiden Plattformfähigkeit, Integrationsschicht und Governance. Laut IDC hielt der größte Anbieter 2025 einen Anteil von 20,0 Prozent am weltweiten CRM-Markt, der Markt ist also auch an der Spitze breit verteilt. Listenpreise sind hier nur der Startpunkt für Rahmenverträge. Den direkten Vergleich von Salesforce und HubSpot mit TCO und DSGVO-Check finden Sie unter Salesforce vs. HubSpot.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Hosting und Datenresidenz | Stärke | Grenze | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Salesforce Sales CloudSalesforce, Inc., USA | Enterprise | ab 25 €/Nutzer/Mo (Starter Suite) | ✓ Hyperforce Operating Zone (EU-Betriebszone): Verarbeitung und Speicherung in EU und Schweiz, Support aus der EU | Laut IDC größter CRM-Anbieter mit 20,0 % Weltmarktanteil 2025; Suiten für Vertrieb, Service, Marketing und Commerce | Enterprise-Editionen Core 195 €, Advanced 395 €, Max 550 € je Nutzer; Einführung meist mit Partner | Zum Profil → |
| Microsoft Dynamics 365 SalesMicrosoft Corporation, USA | Enterprise | ab 56,30 €/Nutzer/Mo (Sales Professional) | ✓ EU-Datengrenze (EU Data Boundary) der Microsoft Cloud | Copilot-Funktionen in Enterprise (91 €) und Premium (130 € je Nutzer); naheliegend für Microsoft-Umgebungen | ≈ Lizenzlogik über mehrere Apps und Copilot-Credits vorab modellieren | |
| SAP Sales CloudSAP SE, Walldorf | Enterprise | auf Anfrage | ≈ Rechenzentrum bei einigen SAP-Cloud-Services wählbar, Standort im Vertrag festhalten | Verbindung mit SAP ERP und SAP S/4HANA laut Hersteller | Spielt Stärken vor allem in SAP-Landschaften aus | |
| Pega CRMPegasystems Inc., USA | Enterprise | auf Anfrage | ≈ Betriebsmodell und Region in der Demo prüfen | Prozessautomatisierung und personalisierte Kundeninteraktion, Fokus auf Finanz, Telekommunikation und öffentliche Hand | ≈ Plattformansatz für große Prozessprogramme, weniger für den reinen Vertriebseinstieg | Zum Profil → |
| SugarCRMSugarCRM Inc., USA | Enterprise | ab 68 $/Nutzer/Mo (Sugar Sell Standard+) | ✓ Cloud oder On-Premises | Tiefe Anpassung über APIs, Vertrieb, Marketing und Service als eigene Produkte | Preise in US-Dollar, jährliche Abrechnung; Mindestnutzerzahl im Angebot prüfen | Zum Profil → |
| CURSOR-CRMCURSOR Software AG, Gießen | Enterprise | auf Anfrage | ✓ CURSOR Cloud im ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentrum des Hosting-Partners ene't | Branchenlösungen EVI für Energievertrieb und TINA für Netzbetreiber | Stark auf Energie, Dienstleistung und Finanz ausgerichtet; Referenzen außerhalb davon prüfen | Zum Profil → |
Preise laut Herstellerseiten, netto, Stand 10/2026: Salesforce, Microsoft, SugarCRM. Hosting: Salesforce Operating Zone, Microsoft EU-Datengrenze, CURSOR Cloud, SAP Trust Center und SAP-Produktseite (sap.com). Marktanteil: IDC Worldwide Semiannual Software Tracker, April 2026, via Salesforce. Stärken von Pega, SugarCRM und CURSOR laut Anbieterprofilen von Find-Your-CRM.
Deutsche und europäische CRM-Anbieter.
Hosting, Support, Zielgruppe.
Für 98 Prozent der Unternehmen spielt das Herkunftsland eines Cloud-Anbieters eine Rolle, 91 Prozent davon würden einen Anbieter aus Deutschland bevorzugen. Tatsächlich beziehen 71 Prozent Cloud-Dienste aus den USA und 53 Prozent aus Deutschland. Die Übersicht zeigt deutsche und europäische CRM-Hersteller mit Sitz laut Impressum, Betriebsmodell, Support und typischer Zielgruppe. Ein Sitz in Deutschland ersetzt dabei nicht die Prüfung von AVV, Rechenzentrum und Unterauftragsverarbeitern.
| Anbieter und Sitz | Betrieb und Hosting | Support und Service | Typische Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| CAS genesisWorldCAS Software AG, Karlsruhe | Cloud mit Siegel Software Hosted in Germany | Support, Trainings und Beratung im Herstellerangebot | Mittelstand, laut CAS über 35.000 Unternehmen und Organisationen |
| ADITOADITO Software GmbH, Geisenhausen | Cloud oder Appliance | Wartung, Support und Hosting im Nutzungspreis | Mittelstand bis Konzern ab 20 Anwendern, etwa Finanzdienstleistung und Bau |
| cobra CRMcobra GmbH, Konstanz | Cloud in Deutschland oder On-Premises | Hosting und Support in Deutschland, erweiterter Support im Tarif Max | Dienstleister, Verbände, Vereine, Großhandel, öffentliche Institutionen |
| combit CRMcombit Software GmbH, Konstanz | On-Premises zur Miete oder Cloud im deutschen Rechenzentrum | Basis-Support ab 60 €, Premium ab 220 € im Monat; in der Cloud Basis-Support inklusive | Unternehmen, die Felder, Masken und Abläufe selbst gestalten wollen |
| CURSOR-CRMCURSOR Software AG, Gießen | CURSOR Cloud im ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland | Updates und Betrieb durch Hersteller und Hosting-Partner | Energieversorger, Netzbetreiber, Dienstleister und Finanzbranche |
| GEDYS IntraWareGedys Intraware GmbH, Fulda | Cloud oder Inhouse | Servicefokus laut Anbieterprofil, SLA in der Demo prüfen | Mittelstand in der DACH-Region mit Bedarf an konfigurierbaren No-Code-Anwendungen |
| Wice CRMWice GmbH, Hamburg | Cloud oder On-Premises | On-Premises mit jährlicher Wartung inklusive Updates und Basis-Support | Mittelstand mit Bedarf an E-Mail- und Telefonie-Integration |
| CentralStationCRM42he GmbH, Köln | Cloud, Speicherung in Deutschland | Kundenservice als Schwerpunkt laut Anbieterprofil | Kleine Teams, Beratung, PR und Non-Profit bis 40 Nutzer |
| TecArtTecArt GmbH, Erfurt | SaaS oder On-Premises, Hosting in Deutschland, ISO/IEC 27001 | Made, Hosted und Supported in Germany laut Anbieterprofil | KMU und Mittelstand ab 5 Nutzern mit Ticketing und Vertragsmanagement |
| PisaSales CRMJustRelate Group, Berlin | On-Premises oder deutsches Rechenzentrum, auch Kaufmodell | Wartung, Support, Updates und E-Learning im Preis | Mittelstand und Großunternehmen ab 20 Benutzern, etwa Maschinenbau und Pharma |
| SuperOffice CRMSuperOffice AS, Oslo; GmbH in Dortmund | Cloud, Anbieter mit Sitz in Europa | Tochtergesellschaften in sieben europäischen Ländern, darunter Deutschland und Schweiz | B2B-Mittelstand mit ERP-Integration |
Quellen: Bitkom Cloud Report 2026, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. Sitz laut Impressum: CAS, ADITO, cobra, combit, CURSOR, GEDYS, Wice, 42he, TecArt, JustRelate, SuperOffice, Tochtergesellschaften laut SuperOffice Datenschutzerklärung. Kundenzahl laut CAS Unternehmensseite. Betrieb und Support laut Preisseiten und Anbieterprofilen von Find-Your-CRM, Stand 10/2026.
Open-Source-CRM.
Freie Lizenz, aber kein Gratisbetrieb.
Ein Open-Source-CRM ist ein CRM-System, dessen Quellcode unter einer Lizenz steht, die Ausführen, Einsehen, Ändern und Weitergeben erlaubt. Kostenlos ist dabei die Lizenz, nicht der Betrieb. Im Katalog von Find-Your-CRM ist eine solche Lizenz bei Odoo, Dolibarr und berliCRM im Lizenztext des Projekts belegt. Ob sich das für Sie rechnet, entscheiden Hosting, Wartung und Support, nicht der Lizenzpreis.
Was die Lizenz erlaubt
Open Source ist kein einheitliches Modell, sondern eine Familie von Lizenzen mit unterschiedlichen Pflichten. Dolibarr steht als Ganzes unter der GNU General Public License Version 3 oder später (GPL-3+), Odoo Community unter der GNU Lesser General Public License Version 3 (LGPLv3). berliCRM nutzt die Vtiger Public License 1.2, die auf der Mozilla Public License 1.1 beruht. Lassen Sie vor eigenen Erweiterungen prüfen, welche Pflichten die jeweilige Lizenz bei einer Weitergabe des Codes auslöst.
- Lizenz im Repository des Projekts prüfen, nicht nur im Werbetext
- Lizenzen von Erweiterungen und Apps einzeln erfassen
Community und Enterprise Edition
Viele Open-Source-Anbieter arbeiten mit zwei Editionen: einer freien Community Edition und einer kostenpflichtigen Enterprise Edition. Bei Odoo ist nur die Community Edition quelloffen. Die Enterprise Edition steht unter der Odoo Enterprise Edition License v1.0 und darf nur mit gültigem Abonnement für die richtige Nutzerzahl genutzt und verändert werden. Selbst hosten lässt sich Odoo Enterprise laut Preisseite nur im Tarif Custom, der Tarif Standard läuft auf Odoo Online.
- Funktionen der freien Edition gegen Ihre Muss-Kriterien legen
- Wechselweg von Community zu Enterprise vorab klären
Rechenbeispiel: 20 Nutzer, drei Jahre
Rechenbeispiel mit offenen Annahmen, Erfahrungswerte von Find-Your-CRM: DoliCloud, laut eigener Angabe offizieller Preferred Partner von Dolibarr, berechnet netto 14 € je Nutzer und Monat (Basic) oder 30 € im Monat plus 15 € je Nutzer (Premium). Für 20 Nutzer über 36 Monate sind das 10.080 € oder 11.880 €. Beim Selbstbetrieb entfällt die Lizenz. Wir setzen einen virtuellen Server mit 30 bis 80 € im Monat und 2 bis 4 Stunden Administration im Monat zu 80 € an: zusammen 6.840 bis 14.400 € in drei Jahren, also kein automatischer Kostenvorteil.
- Einführung, Datenübernahme und Schulung kommen in beiden Varianten hinzu
- Kostenrahmen je Modell: CRM-Preise und Preismodelle
Updates, Sicherheit, Erweiterungen
Beim Selbsthosting liegen Installation, Sicherheitsupdates, Backups und Versionswechsel bei Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister. berliCRM nennt als Voraussetzungen Apache oder Nginx, MySQL oder MariaDB und PHP und stellt zusätzlich ein Docker-Image bereit. Jede eigene Erweiterung muss bei einem Versionswechsel mitgezogen werden, das ist oft ein erheblicher verdeckter Aufwand. Planen Sie größere Upgrades wie eine kleine CRM-Migration mit Testsystem und Rückfallweg.
- Patch-Prozess und Verantwortliche schriftlich festlegen
- Eigene Anpassungen als Modul statt im Kerncode umsetzen
Community, Hersteller oder Partner
Support ist bei Open Source verfügbar, muss aber gesondert eingekauft werden. DoliCloud bietet im Tarif Basic technischen Support per Ticket auf Englisch oder Französisch und funktionalen Support über Community-Foren, im Tarif Premium auch funktionalen Support per Ticket. Für Odoo übernehmen Partner wie manaTec mit manaCRM laut Anbieterprofil Installation, Integration, Hosting und Schulung. berliCRM finanziert die crm-now GmbH federführend.
- Supportsprache, Reaktionszeit und Eskalationsweg vertraglich festhalten
- Mindestens zwei mögliche Dienstleister für Ihr System benennen
Selbst hosten heißt selbst verantworten
Selbst gehostet bleiben die Daten auf Ihren Servern, dafür tragen Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO selbst. Betreibt ein Partner das System für Sie, ist er Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. DoliCloud nennt ein Rechenzentrum in Frankreich, tägliche Backups über 30 Tage und eine Kündigung ohne Bindung und ohne Ein- oder Austrittsgebühren.
- Löschkonzept und Rollen auch im selbst gehosteten System umsetzen
- Bei Suiten mit ERP-Modulen: CRM vs. ERP abgrenzen und ERP-Systeme auf Find-Your-ERP vergleichen
Quellen: Odoo, Lizenzen; Odoo, Preise und Hosting-Optionen; Dolibarr, COPYRIGHT im Repository; berliCRM, LICENSE.txt im Repository; berliCRM Projektseite; DoliCloud, Preise, Preise netto; alle Stand 08.10.2026. Partnerleistungen laut Anbieterprofil manaCRM. Rechenbeispiel: Server- und Administrationskosten sind Annahmen und Erfahrungswerte von Find-Your-CRM, keine Herstellerangaben.
Neun Kriterien.
Für jeden CRM-Anbietervergleich.
Die acht Kriterien der Methodik CRM auswählen gelten in jedem Segment, nur ihre Gewichtung verschiebt sich mit der Größe. Ergänzt um den Branchenfit ergeben sich neun Prüfpunkte. Welche Kriterien Unternehmen bei Cloud-Anbietern als Muss sehen, zeigt der Bitkom Cloud Report 2026: Vertrauen in IT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance nennen 95 Prozent, den Standort der Rechenzentren 57 Prozent, eine einfache Wechselmöglichkeit 37 Prozent.
Ihre Prozesse statt Featurelisten
Bewerten Sie Anbieter an drei bis fünf Kernprozessen, etwa Lead bis Angebot, Reklamation bis Lösung oder Kampagne bis Termin. Eine Funktion, die keinem Prozess dient, ist kein Auswahlkriterium. Das gilt auch für KI-Funktionen, deren Einsatz der Beitrag KI im CRM einordnet.
- Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen trennen und als Demo-Szenarien formulieren
Akzeptanz messbar machen
Lassen Sie künftige Anwender in Testzugängen echte Aufgaben erledigen und messen Sie Zeit und Klicks. Ein System, das der Vertrieb meidet, liefert keine verlässliche Pipeline.
- Mobile Nutzung gesondert testen
ERP, Postfach, Telefonie
Schnittstellen entscheiden über Datenqualität und Aufwand. Verlangen Sie Standardconnectoren für Ihre Systeme und Referenzen, in denen genau diese Kombination produktiv läuft.
- Je Schnittstelle bewerten: Standardconnector, Middleware oder Eigenentwicklung
Doppelte Nutzer, doppelte Daten
Rechnen Sie das Szenario mit doppelter Anwenderzahl und doppeltem Datenvolumen durch. Reicht die Edition, steigen Speicher- oder API-Kosten, oder droht ein Systemwechsel?
- Speicher-, Kontakt- und API-Grenzen je Tarif notieren
Hersteller, Eigentümer, Roadmap
Ein CRM begleitet Sie viele Jahre. Prüfen Sie Impressum, Eigentümerstruktur, Größe des Entwicklungsteams und Release-Rhythmus, bei kleinen Anbietern auch die Absicherung des Quellcodes.
- Roadmap für die nächsten zwölf Monate anfordern
Drei Jahre statt Monatspreis
Lizenzen sind nur ein Teil der Rechnung. Einführung, Schnittstellen, Schulung, Support und interne Zeit gehören in jeden Angebotsvergleich, siehe das Rechenbeispiel weiter unten.
- Preisanpassungsklauseln und Mindestlaufzeit prüfen
AVV, Serverstandort, Drittland
Fordern Sie AVV, Liste der Unterauftragsverarbeiter und Sicherheitsnachweise wie ISO/IEC 27001 (zertifiziertes Informationssicherheits-Management) oder BSI C5 (Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) schon für die Shortlist an.
- Ausschlusskriterien für Hosting vor der ersten Demo festlegen
Hilfe in Ihrer Sprache und Zeitzone
Service-Level, Reaktionszeiten, Supportsprache und Eskalationswege unterscheiden sich stark. Bei Plattformen zählt zusätzlich die Zahl erfahrener Partner und Administratoren am Arbeitsmarkt.
- SLA mit Reaktions- und Lösungszeiten verlangen
Branchenlogik vor Generalisten
Branchenanforderungen verschieben die Shortlist oft stärker als die Unternehmensgröße. Vertiefungen: CRM für B2B-Vertrieb in Industrie und Maschinenbau, CRM für Service und Helpdesk, CRM für Handel und E-Commerce und CRM für Beratung und Projektgeschäft.
- Branchenreferenzen in Ihrer Größe verlangen
Quellen: Methodik CRM auswählen; Bitkom Cloud Report 2026, Muss-Kriterien bei der Auswahl eines Cloud-Providers, n = 598.
Integrationen.
Wo CRM-Projekte Zeit und Geld verlieren.
Ein CRM entfaltet seinen Wert erst im Zusammenspiel mit ERP, Postfach, Telefonanlage, Marketing und Reporting. Wie sehr sich die Systemlandschaft mit der Größe verdichtet, zeigt der ERP-Einsatz: In der EU nutzen 41 Prozent der kleinen und 89 Prozent der großen Unternehmen ERP-Software. Prüfen Sie jede Schnittstelle in der Demo mit echten Daten.
Auftrag, Preise, offene Posten
Zentrale Schnittstelle im Mittelstand und Enterprise. SAP Sales Cloud verbindet sich laut SAP mit SAP ERP und SAP S/4HANA, Mittelstandsanbieter arbeiten mit Connectoren oder Middleware.
- Stammdatenabgleich in beide Richtungen mit Dublettenregeln
- Auftragsstatus und Umsätze zurück ins CRM
- ERP-Auswahl im Netzwerk: ERP-Systeme vergleichen auf Find-Your-ERP
Outlook, Exchange, Google Workspace
In Mail, Kalender und Adressbuch entstehen täglich Kundenkontakte, die ins CRM gehören. combit CRM etwa bindet Exchange-Adressbücher und Kalender an.
- Mail-Ablage am Kontakt automatisch oder per Klick
- Termine in beide Richtungen synchronisieren
CTI und Anrufprotokoll
CTI (Computer Telephony Integration) verbindet Telefonanlage und CRM: Anruferkennung öffnet die Kundenmaske, Gespräche werden protokolliert. cobra CRM nennt integrierte Cloud-Telefonie in allen Cloud-Tarifen.
- Anbindung an Ihre Telefonanlage konkret testen
- Gesprächsauswertungen nur mit Betriebsvereinbarung
Kampagnen, Formulare, Lead Scoring
Entweder kommt Marketing aus derselben Plattform oder ein Spezialsystem wird angebunden. Grundlagen erklären Marketing Automation im CRM und Lead Scoring und Sales Pipeline im CRM.
- Einwilligungen mit Zeitstempel im CRM speichern
- Lead-Übergabe an den Vertrieb regeln
Dashboards und Data Warehouse
Standardberichte im CRM reichen für Pipeline und Aktivitäten. Für Deckungsbeiträge, Prognosen und bereichsübergreifende Analysen braucht es BI (Business Intelligence) mit Zugriff auf CRM- und ERP-Daten.
- Export oder Direktzugriff für Ihr BI-Werkzeug prüfen
- Weiterführend: BI-Software vergleichen auf Find-Your-BI
Single Sign-on und Benutzerverwaltung
Single Sign-on (eine Anmeldung für alle Systeme) und eine zentrale Benutzerverwaltung senken Risiko und Aufwand. combit nennt die Synchronisation mit Active Directory als Funktion der Enterprise Edition.
- Anmeldung über Ihren Identity Provider testen
- Rechte beim Austritt automatisch entziehen
Quellen: Eurostat, E-Business-Anwendungen nach Größenklasse 2025; combit CRM Editionen; cobra CRM Tarife; SAP-Produktseite Sales Cloud (sap.com), Stand 10/2026.
Cloud oder On-Premises.
Fünf Betriebsmodelle im Vergleich.
Ob ein CRM in die Cloud oder On-Premises gehört, entscheidet sich an Kontrolle, Betriebsaufwand und Vertragslage. Für die meisten Unternehmen ist die Cloud der Normalfall: In Deutschland nutzten 2025 laut Eurostat 53,91 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Dienste, in der EU kauften 27,91 Prozent der Unternehmen mit kostenpflichtigen Cloud-Diensten CRM-Software als Cloud-Dienst. Ein Serverstandort in Deutschland klärt dabei weder die Auftragsverarbeitung noch mögliche Übermittlungen in Drittländer. Legen Sie das Betriebsmodell vor der Shortlist fest, etwa im CRM Selection Portal, und planen Sie den Betrieb in der CRM-Einführung mit.
| Betriebsmodell | Betrieb und Updates | Kontrolle und Anpassung | Datenschutz und Verträge | Kostenstruktur |
|---|---|---|---|---|
| Public Cloud (SaaS)Mandantenfähige Plattform des Herstellers | Hersteller betreibt und aktualisiert zentral, Releasetermine gibt der Anbieter vor | Konfiguration über Oberfläche und API, kein Zugriff auf Server und Datenbank | Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Hersteller; bei Übermittlung in Drittländer Grundlage nach Kapitel V, etwa Angemessenheitsbeschluss (Art. 45) oder Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c) | Gebühr je Nutzer und Monat, oft Rabatt bei Jahreszahlung, kaum Anfangsinvestition |
| SaaS mit Datenregion EU oder DeutschlandSpeicherort als Tarif- oder Vertragsmerkmal | Wie Public Cloud, Daten liegen in einer gewählten oder festen Region, etwa bei CentralStationCRM in Deutschland | Wie Public Cloud; die Datenregion ist bei manchen Anbietern an höhere Editionen gebunden | Liste der Unterauftragsverarbeiter prüfen: Ohne vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung darf kein weiterer Auftragsverarbeiter eingesetzt werden (Art. 28 Abs. 2 DSGVO); achten Sie besonders auf Supportstandorte außerhalb der EU | Je Nutzer und Monat, Aufpreis über höhere Edition möglich |
| Private CloudEigene Instanz beim Hersteller oder Hoster | Dedizierte Umgebung, Updatezeitpunkt je nach Vertrag mit Ihnen abstimmbar | Mehr Spielraum für eigene Module; bei Odoo setzen Odoo.sh und Selbsthosting den Tarif Custom voraus | Eurostat definiert Private Cloud als Infrastruktur zur exklusiven Nutzung eines Unternehmens; Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Betreiber | Nutzerlizenzen plus Hosting, das teils separat abgerechnet wird; Odoo.sh ist laut Odoo nicht im Lizenzpreis enthalten |
| Hosting beim Partner in DeutschlandManaged Hosting durch Systemhaus oder Herstellerpartner, etwa manaCRM für Odoo | Partner installiert, sichert und aktualisiert nach Servicevertrag | Anpassbarkeit je nach Produkt hoch; die Abhängigkeit verlagert sich vom Hersteller zum Partner | Partner ist Auftragsverarbeiter; Rechenzentrum, Zertifikate wie ISO/IEC 27001 und Unterauftragsverarbeiter im Vertrag festhalten | Lizenz oder Miete plus Hosting- und Servicepauschale |
| On-PremisesBetrieb im eigenen Rechenzentrum | Ihre IT installiert, patcht, sichert und plant Versionswechsel | Volle Kontrolle über Server, Datenbank, Netz und Updatezeitpunkt; laut Anbieterprofil etwa bei SugarCRM, 1CRM und Dolibarr möglich | Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO liegt bei Ihnen; greift der Anbieter per Fernwartung auf Daten zu, den Vertragsbedarf mit dem Datenschutzbeauftragten klären | Kauf- oder Mietlizenz plus Wartung, dazu Server, Backup und interne Personalkosten; Modelle im Überblick: CRM-Preise und Preismodelle |
Quellen: Eurostat, Cloud computing: statistics on the use by enterprises, Daten 2025, extrahiert Januar 2026; DSGVO, Art. 28, 32, 44 bis 49; EU-Kommission, EU-US Data Privacy Framework, Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10. Juli 2023; Odoo, Preise und Hosting-Optionen; alle Stand 08.10.2026. Betriebsmodelle der Anbieter laut Anbieterprofilen von Find-Your-CRM. Keine Rechtsberatung.
Datenschutz und Compliance.
Was jeder CRM-Anbieter liefern muss.
Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten und Beschäftigten. Vertrag, Datenflüsse, Sicherheitsnachweise und Mitbestimmung sind deshalb vor der Unterschrift zu klären, unabhängig vom Segment. Die sechs Prüfpunkte gelten für Cloud und On-Premises, bei On-Premises verschiebt sich nur ein Teil der Verantwortung zu Ihnen.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Betreibt der Anbieter das CRM für Sie, verarbeitet er Daten in Ihrem Auftrag. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Weisungsbindung und den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.
- Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Zweck anfordern
- Informationspflicht bei neuen Unterauftragsverarbeitern prüfen
Art. 44 ff. DSGVO und Data Privacy Framework
Übermittlungen in Drittländer sind nur unter den Bedingungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig. Für die USA gilt seit dem 10. Juli 2023 der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (DPF), den das Gericht der EU am 3. September 2025 bestätigt hat (Rechtssache T-553/23).
- DPF-Zertifizierung des US-Anbieters in der offiziellen DPF-Liste prüfen
- Für Unterauftragsverarbeiter ohne DPF Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO verlangen
Rechenzentrum und Datenresidenz
Viele internationale Anbieter bieten EU-Rechenzentren, mit unterschiedlicher Reichweite: Bei monday CRM ist die EU-Datenregion Enterprise-Kunden vorbehalten, Salesforce verarbeitet in der Hyperforce Operating Zone Kundendaten in EU und Schweiz, Microsoft begrenzt mit der EU-Datengrenze die Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU.
- Speicherort, Backup-Standort und Supportzugriff aus Drittländern getrennt abfragen
- Datenresidenz vertraglich zusichern lassen, nicht nur im Datenblatt
ISO/IEC 27001 und BSI C5
ISO/IEC 27001 belegt ein zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem. Der BSI C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) beschreibt Anforderungen an sichere Cloud-Dienste und liegt seit Ende März 2026 als finale Version C5:2026 vor, aufbauend auf C5:2020.
- Geltungsbereich prüfen: Umfasst das Zertifikat CRM-Produkt und Rechenzentrum?
- C5-Testat mit Prüfbericht Typ 2 anfordern, der die Wirksamkeit über einen Zeitraum belegt
Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Der Betriebsrat bestimmt mit bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Laut Bundesarbeitsgericht genügt, dass ein System dazu objektiv geeignet ist, eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig (BAG, 13.12.2016, 1 ABR 7/15). Ein CRM mit Aktivitätsprotokollen und Pipeline-Reports fällt in der Regel darunter.
- Betriebsrat schon bei Shortlist und Demo einbinden
- Betriebsvereinbarung zu Zweck, Auswertungen, Rollen und Löschfristen
Fristen, Löschung, Anbieterwechsel
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, etwa Angebote und Auftragsbestätigungen per E-Mail, sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB), nicht mehr benötigte personenbezogene Daten sind zu löschen (Art. 17 DSGVO). Für den Anbieterwechsel gilt seit 12. September 2025 der EU Data Act, ab 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte unzulässig.
- Löschkonzept mit Fristen je Datenkategorie im CRM abbilden
- Vollständigen Export in offenen Formaten vertraglich zusichern
Quellen: EU-Kommission zum EU-US Datentransfer, Gericht der EU, Pressemitteilung 106/25, DPF-Liste, BSI C5:2026, § 87 BetrVG, BAG 1 ABR 7/15, § 257 HGB, EU-Kommission zum Data Act, Salesforce Operating Zone, Microsoft EU-Datengrenze, monday EU-Datenregion. Stand 10/2026, keine Rechtsberatung.
Gesamtkosten über drei Jahre.
Ein Rechenbeispiel je Segment.
Rechenbeispiel von Find-Your-CRM: Die Lizenzen sind mit Listenpreisen aus den Tabellen oben kalkuliert, netto und ohne Rabatte. Einführung, Integration und Betrieb sind Erfahrungswerte von Find-Your-CRM für Standardprojekte. Im Mittelstand liegt der Lizenzanteil im Beispiel bei rund 35 bis 38 Prozent der Gesamtkosten, im Enterprise-Segment ohne Rabatte bei rund 56 bis 60 Prozent. Nutzen Sie die Werte als Plausibilitätsrahmen für Angebote, nicht als Budgetzusage.
| Segment und Annahmen | Lizenzen 3 Jahre | Einführung und Integration | Betrieb, Schulung, interne Zeit | TCO 3 Jahre | je Nutzer und Monat |
|---|---|---|---|---|---|
| KMU15 Nutzer, 14 bis 86 € je Nutzer und Monat | 7.560 bis 46.440 € | 3.000 bis 15.000 € | 6.000 bis 18.000 € | 16.560 bis 79.440 € | rund 31 bis 147 € |
| Mittelstand100 Nutzer, 30 bis 95 € je Nutzer und Monat, ein ERP-Connector | 108.000 bis 342.000 € | 80.000 bis 250.000 € | 120.000 bis 300.000 € | 308.000 bis 892.000 € | rund 86 bis 248 € |
| Enterprise800 Nutzer, 91 bis 195 € je Nutzer und Monat, mehrere Länder | 2,62 bis 5,62 Mio. € | 0,8 bis 2,5 Mio. € | 0,96 bis 1,92 Mio. € | 4,38 bis 10,04 Mio. € | rund 152 bis 348 € |
Annahmen des Rechenbeispiels von Find-Your-CRM: Lizenzen = Nutzer × 36 Monate × Listenpreis laut Preisseiten, Stand 10/2026 (KMU: Pipedrive Lite 14 € bis weclapp ERP Dienstleistung 86 €; Mittelstand: Wice 30 € bis SuperOffice Growth 95 €; Enterprise: Dynamics 365 Sales Enterprise 91 € bis Salesforce Core 195 €). Einführung: KMU Einrichtung, Import und wenige Beratertage; Mittelstand Partnerleistungen, Migration und ein ERP-Connector; Enterprise Programmleitung, Integrationen und Rollout. Betrieb: KMU 2.000 bis 6.000 € pro Jahr für Schulung und Key-User-Zeit; Mittelstand 0,5 bis 1 Vollzeitstelle zu 80.000 € Vollkosten pro Jahr, im oberen Wert plus 60.000 € für Schulung und Weiterentwicklung; Enterprise 4 bis 8 Vollzeitstellen zu 80.000 €. Erfahrungswerte von Find-Your-CRM, keine Herstellerangaben.
Anbietervergleich in sechs Schritten.
Von der Longlist zum Vertrag.
Der Ablauf folgt der Methodik von Find-Your-CRM und ist in jedem Segment gleich, nur Tiefe und Dauer wachsen mit der Größe. Im KMU-Segment schaffen Sie die sechs Schritte in wenigen Wochen, im Enterprise-Segment werden daraus Monate mit formaler Ausschreibung. Den Rahmen für alle Phasen bietet der Überblick CRM-Auswahl: Vorgehen, Kriterien und Erfolgsfaktoren.
Longlist
Starten Sie mit Ihrem Segment und Ihren Muss-Kriterien, nicht mit Markennamen. Das CRM-Matching erstellt aus Ihrer Unternehmens-URL automatisch ein Anforderungsprofil und liefert in rund 6 Minuten eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen, kostenlos und ohne Registrierung. Ergänzen Sie Anbieter, die Sie aus Ihrer Branche kennen.
Shortlist
Reduzieren Sie auf drei bis fünf Kandidaten anhand der Muss-Kriterien: Anwenderzahl, Betriebsmodell, ERP-Anbindung, Hosting und Budgetrahmen. Fordern Sie schon jetzt AVV, Liste der Unterauftragsverarbeiter und Zertifikate an, damit Ausschlüsse früh fallen.
Demo mit Skript
Geben Sie allen Anbietern dasselbe Demo-Skript mit Ihren Prozessen und Testdaten, etwa Lead bis Angebot und Reklamation bis Lösung. Vertrieb, Marketing und Service bewerten jedes Szenario auf einer festen Skala. Freie Produktpräsentationen ohne Skript sind nicht vergleichbar.
Referenzen
Sprechen Sie mit zwei bis drei Referenzkunden in Ihrer Größe und Branche, idealerweise mit demselben ERP. Fragen Sie nach Projektdauer, Budgettreue, Supportqualität und danach, was diese Kunden heute anders machen würden.
TCO
Lassen Sie Angebote auf drei Jahre rechnen: Lizenzen inklusive nächsthöherer Edition, Einführung, Schnittstellen, Schulung, Support und interner Aufwand. Legen Sie das Rechenbeispiel dieser Seite als Plausibilitätsrahmen daneben.
Vertrag
Verhandeln Sie Laufzeit, Preisanpassung, Nutzerflexibilität, Service-Level und den Exit mit Datenexport in offenen Formaten. Der EU Data Act untersagt Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten Wechselentgelte ab 12. Januar 2027. Danach beginnt die Umsetzung, beschrieben im Leitfaden CRM einführen.
Quellen: Methodik CRM auswählen in fünf Phasen mit Shortlist von drei bis fünf Kandidaten; EU-Kommission zum Data Act, Stand 10/2026.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Welche CRM-Anbieter gibt es für Unternehmen in Deutschland?
Der Katalog von Find-Your-CRM listet über 150 CRM-Systeme, die sich in drei Gruppen ordnen lassen. Dazu gehören internationale Plattformen wie Salesforce, Microsoft Dynamics 365 oder HubSpot, deutsche und europäische Mittelstandsanbieter wie CAS genesisWorld, ADITO oder cobra sowie Branchenlösungen. Hinzu kommen ERP-Suiten mit CRM-Modul. Welche Gruppe passt, hängt vor allem von Anwenderzahl, Prozesstiefe und IT-Landschaft ab.
Welcher CRM-Anbieter ist der beste?
Einen besten CRM-Anbieter für alle gibt es nicht, nur den passenden für Ihr Segment und Ihre Prozesse. Ein Free-Tarif kann für fünf Personen ideal und für einen Konzern unbrauchbar sein. Entscheidend sind funktionaler Fit, Akzeptanz, Integration und Gesamtkosten über drei Jahre, Rankings ohne Bezug zu Ihren Anforderungen sagen wenig aus.
Was kostet ein CRM-System pro Nutzer und Monat?
Die Listenpreise reichen laut Herstellerseiten von 0 € in Free-Tarifen bis 550 € je Nutzer und Monat in der höchsten Salesforce-Edition (Stand 10/2026). Im KMU-Segment beginnen viele bezahlte Tarife bei 12 bis 19 €, im Mittelstand liegen die Listenpreise meist zwischen 30 und 95 €. Mit Einführung, Schnittstellen und Betrieb ergeben sich im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM rund 31 bis 348 € je Nutzer und Monat.
Ab wann lohnt sich ein CRM für kleine Unternehmen?
Ein CRM lohnt sich, sobald mehr als eine Person Kunden betreut oder Angebote nicht mehr zuverlässig nachgefasst werden. Typische Signale sind verlorene Leads im Postfach und Excel-Listen in mehreren Versionen. In Deutschland nutzen 26 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten bereits CRM-Software (Eurostat, 2025). Free-Tarife und Monatslizenzen machen den Einstieg risikoarm.
Muss ein CRM-Anbieter aus Deutschland kommen, um DSGVO-konform zu sein?
Nein, die DSGVO verlangt keinen deutschen Anbieter, sondern einen rechtskonformen Vertrag und zulässige Datenflüsse. Pflicht sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und bei Drittlandtransfers eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Deutsche Anbieter vereinfachen die Prüfung, internationale Anbieter mit EU-Rechenzentrum und DPF-Zertifizierung lassen sich ebenfalls rechtskonform einsetzen.
Was bedeutet das EU-US Data Privacy Framework für CRM-Anbieter aus den USA?
Das EU-US Data Privacy Framework erlaubt Übermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO. Der Beschluss der EU-Kommission stammt vom 10. Juli 2023, das Gericht der EU hat ihn am 3. September 2025 bestätigt. Prüfen Sie in der offiziellen DPF-Liste, ob der Anbieter und seine relevanten Unterauftragsverarbeiter zertifiziert sind. Da der EuGH den Vorgänger Privacy Shield 2020 für ungültig erklärt hat (C-311/18), sollten Verträge eine Rückfallebene über Standardvertragsklauseln enthalten.
Cloud oder On-Premises: Was ist im CRM-Markt üblich?
Cloud ist der Standard, On-Premises bleibt vor allem bei deutschen Mittelstandsanbietern eine Option. Laut Bitkom Cloud Report 2026 nutzen 86 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Cloud Computing. Anbieter wie Wice CRM, combit CRM, TecArt oder PisaSales CRM bieten weiterhin eigene Installationen an. On-Premises verlagert allerdings Betrieb, Updates und Sicherheit zu Ihnen.
Ist ein Open-Source-CRM kostenlos?
Kostenlos ist nur die Lizenz, nicht der Betrieb. Wer selbst hostet, zahlt für Server, Sicherheitsupdates, Backups, Administration und meist für Partnerleistungen bei Einführung und Erweiterungen. Gehostete Angebote kosten ähnlich wie SaaS: DoliCloud berechnet für Dolibarr netto ab 14 € je Nutzer und Monat, Stand 08.10.2026. Im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM mit 20 Nutzern liegt der Selbstbetrieb über drei Jahre bei 6.840 bis 14.400 € und damit in derselben Größenordnung wie das gehostete Angebot.
Welche Open-Source-CRM-Systeme führt der Katalog von Find-Your-CRM?
Mit im Lizenztext belegter Open-Source-Lizenz führt der Katalog unter anderem Odoo (Community Edition unter LGPLv3), Dolibarr (GPL-3+) und berliCRM (Vtiger Public License 1.2). Odoo und Dolibarr sind Suiten, die neben CRM auch ERP-Funktionen abdecken. Die Enterprise Edition von Odoo ist dagegen nicht quelloffen und setzt ein Abonnement voraus. Welches System zu Ihren Anforderungen passt, zeigt das CRM-Matching auf Basis von über 200.000 Referenzprojekten.
Muss der Betriebsrat bei der CRM-Einführung zustimmen?
Ja, in Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung eines CRM in aller Regel mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es genügt, dass das System objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen (BAG, 13.12.2016, 1 ABR 7/15). Binden Sie den Betriebsrat früh ein und schließen Sie eine Betriebsvereinbarung zu Zweck, Auswertungen und Löschfristen.
Wie lange dauert eine CRM-Einführung je Segment?
Nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM dauert die Einführung im KMU-Segment 2 bis 8 Wochen, im Mittelstand 3 bis 6 Monate und im Enterprise-Segment 6 bis 18 Monate. Treiber der Dauer sind Datenmigration, ERP-Schnittstellen sowie Abstimmungen mit Betriebsrat und Datenschutz. Phasen und Rollen beschreibt der Leitfaden CRM einführen.
Wie vermeide ich die Abhängigkeit von einem CRM-Anbieter?
Sichern Sie den Ausstieg vertraglich ab, bevor Sie unterschreiben: vollständiger Datenexport in offenen Formaten, dokumentierte APIs, klare Kündigungsfristen und Unterstützung beim Wechsel. Der EU Data Act gilt seit 12. September 2025 und untersagt Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten ab 12. Januar 2027 Wechselentgelte. Dokumentieren Sie zudem Datenmodell und Schnittstellen, damit Customizing nicht an einem einzelnen Partner hängt.
Salesforce oder HubSpot: Welche Plattform passt?
HubSpot passt meist zu Unternehmen, die Marketing, Vertrieb und Service schnell auf einer Plattform starten wollen, Salesforce zu Organisationen mit komplexen Prozessen, vielen Integrationen und eigenem CRM-Team. Laut Preisseiten kostet HubSpot Sales Hub Professional 90 € je Lizenz und Monat, Salesforce Sales Cloud Core 195 € je Nutzer und Monat (Stand 10/2026). Beide Anbieter bieten Hosting in der EU. Den ausführlichen Vergleich mit Kosten und DSGVO lesen Sie unter Salesforce vs. HubSpot.
Wie unabhängig ist dieser CRM-Anbietervergleich?
Der Vergleich ist unabhängig: Find-Your-CRM vergibt keine bezahlten Platzierungen, die Reihenfolge in den Tabellen ist keine Rangliste. Preise stammen ausschließlich von offiziellen Preisseiten der Hersteller, Funktionsangaben aus den Anbieterprofilen von Find-Your-CRM. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Betreiber ist die Sectorlens GmbH, Teil des Find-Your-Software Netzwerks.
Den passenden CRM-Anbieter
für Ihr Segment finden.
Das CRM-Matching erstellt aus Ihrer Unternehmens-URL ein Anforderungsprofil und liefert in rund 6 Minuten eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen, kostenlos und ohne Registrierung. Im Selection Portal bewerten Vertrieb, Marketing und Service gemeinsam, Sie bilden Ihre IT-Systemlandschaft ab, steuern das Anforderungsmanagement und treten direkt mit Anbietern in Kontakt. Find-Your-CRM ist unabhängig und vergibt keine bezahlten Platzierungen.