CRM Ausschreibung.
RFP, Fragenkatalog und Demo-Drehbuch.

Was ist eine CRM Ausschreibung?

Eine CRM Ausschreibung ist die schriftliche Anfrage an mehrere vorausgewählte Anbieter, ein vergleichbares Angebot für ein CRM-System abzugeben. Sie enthält Lastenheft, Fragenkatalog, Preisblatt, Demo-Drehbuch, Mustervertrag und Bewertungsregeln. Unternehmen nennen das meist RFP und gestalten den Ablauf frei. Öffentliche Auftraggeber müssen oberhalb der EU-Schwellenwerte nach GWB und VgV ausschreiben, Stadtwerke unter Umständen nach SektVO. Ziel ist in beiden Fällen, Angebote auf derselben Grundlage zu vergleichen und die Entscheidung gegenüber Geschäftsführung, Betriebsrat oder Rechnungsprüfung zu begründen.

Wie läuft eine Ausschreibung für CRM Software ab?

Eine CRM Ausschreibung läuft in acht Schritten: Grundlagen prüfen, Unterlagen zusammenstellen, Betriebsrat und Datenschutz informieren, versenden und Rückfragen beantworten, Antworten mit K.-o.-Filter prüfen, Demos nach Drehbuch, Referenzen und finales Angebot, Bewertung und Entscheidung. Im Beispielzeitplan von Find-Your-CRM mit drei Wochen Antwortfrist liegt die Entscheidung nach rund zehn Wochen vor. Voraussetzung ist ein fertiges Lastenheft und eine Shortlist mit drei bis fünf Anbietern. Öffentliche Auftraggeber brauchen wegen der gesetzlichen Fristen deutlich länger.

Wie viele Anbieter sollte ich zur CRM Ausschreibung einladen?

Drei bis fünf Anbieter sind für ein RFP üblich. Weniger schwächt den Wettbewerb, mehr erzeugt Auswertungsaufwand ohne Erkenntnisgewinn. Bewährt hat sich eine Mischung aus Systemarten, etwa ein Plattform-CRM, eine All-in-One-Suite und ein Mittelstands-CRM mit ERP-Nähe. Nach der schriftlichen Bewertung gehen meist zwei bis drei Anbieter in die Demo. Kommen mehr als fünf Systeme in Frage, schalten Sie ein kurzes RFI vor. Öffentliche Auftraggeber im offenen Verfahren können die Zahl der Bieter nicht begrenzen.

Welche Fragen gehören in den Fragenkatalog an CRM-Anbieter?

In den Fragenkatalog gehören Fragen zu Vertrieb, Marketing, Service, Integration und API, Datenschutz und Hosting, Betrieb und Support, Kosten und Lizenz sowie Vertrag und Exit. Die Vorlage auf dieser Seite enthält 36 Fragen mit Priorität und gefordertem Nachweis und steht als CSV-Datei bereit. Entscheidend ist der Nachweis: Editionsvergleich, Preisblatt, Mustervertrag, API-Dokumentation oder Live-Vorführung. Reine Ja-Nein-Fragen führen fast immer zu gleich guten Antworten aller Anbieter und helfen bei der Entscheidung nicht.

Welche Fragen stelle ich Anbietern im Demo Termin?

Im Demo-Termin stellen Sie keine Funktionsfragen, sondern lassen Testfälle mit Ihren Daten durchspielen. Das Drehbuch auf dieser Seite enthält zehn Fälle: Lead bis Angebot, Verkaufschance mit langem B2B-Zyklus, Kampagne mit Double-Opt-in, Ticket mit SLA, ERP-Abgleich, Outlook und Teams, Mobile offline, Rechte, Dubletten beim Import und einen Report. Fragen Sie in jedem Fall nach dem Nachweis, etwa Änderungshistorie oder Importprotokoll. Lassen Sie mindestens einen Testfall von Ihrem eigenen Key User bedienen.

Wie gewichte ich die Bewertungsmatrix für ein CRM?

Gewichten Sie nach Ihren Zielen, nicht nach der Länge des Fragenkatalogs. Das Beispiel von Find-Your-CRM: Vertrieb 20 Prozent, Marketing und Service 15, Integration und API 15, Datenschutz und Hosting 15, Kosten über 36 Monate 15, Bedienung 10, Einführung und Partner 5, Betrieb und Exit 5. K.-o.-Kriterien gehören nicht in die Gewichtung, sie werden vorher mit Ja oder Nein geprüft. Legen Sie die Gewichte vor dem Versand fest und prüfen Sie, ob kleine Verschiebungen das Ergebnis drehen.

Wie fließen die Kosten in die Bewertung einer CRM Ausschreibung ein?

Die Kosten fließen über eine offene Formel ein: Punkte gleich 5 mal günstigste Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtkosten des Angebots. Im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM mit 72.000 Euro als günstigstem und 120.000 Euro als geprüftem Angebot über 36 Monate ergibt das 3 Punkte und bei 15 Prozent Gewicht einen Teilwert von 9 Prozent. Vergleichbar wird das nur mit einem Preisblatt, das Edition, Nutzertypen, Marketing-Kontakte, Pflicht-Onboarding, Einführung und Nebenkosten für alle Anbieter gleich abfragt.

Ab welchem Betrag muss eine Behörde ein CRM EU-weit ausschreiben?

Seit 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro netto für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für zentrale Regierungsbehörden, in Deutschland Bundeskanzleramt und Bundesministerien. Sektorenauftraggeber wie Stadtwerke in der Energieversorgung haben 432.000 Euro. Grundlage sind die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2152 und 2025/2150. Bei Abo-Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder mehr als 48 Monaten zählt nach § 3 Abs. 11 VgV der 48-fache Monatswert.

Welche EVB-IT passen zu einem CRM?

Für ein CRM als Cloud-Dienst passen in der Regel die EVB-IT Cloud mit Cloudvertrag, Cloud-AGB und Kriterienkatalog für Cloudleistungen. Für dauerhaft gekaufte CRM-Software mit Pflege gilt die EVB-IT Überlassung Typ A, für zeitweise Überlassung Typ B. Wird ein CRM mit umfangreicher Anpassung und Integration als Gesamtleistung beauftragt, kommt die EVB-IT System in Frage. Die aktuellen Fassungen tragen den Stand 01.03.2026 und stehen beim Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung zum Download. Für NIS2-Pflichten gibt es eine eigene Anlage.

Muss der Betriebsrat bei der CRM Ausschreibung beteiligt werden?

Ja, und zwar früh. Nach § 90 Abs. 1 BetrVG ist der Betriebsrat schon über die Planung technischer Anlagen rechtzeitig und mit Unterlagen zu unterrichten. Bei Einführung und Anwendung hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn das CRM Verhalten oder Leistung auswerten kann. Das betrifft Aktivitätsberichte, Pipeline-Auswertungen je Person und Anmeldeprotokolle. Sinnvoll ist, die Ausschreibungsunterlagen vor dem Versand zu teilen und die Fragen des Gremiums in den Fragenkatalog zu übernehmen.

Was unterscheidet CRM Lastenheft und CRM Ausschreibung?

Das CRM Lastenheft beschreibt, was das System leisten soll: Ziele, Prozesse, priorisierte Anforderungen und Mengengerüst. Die CRM Ausschreibung ist das Verfahren, mit dem Sie dieses Lastenheft an Anbieter schicken und verbindliche Angebote einholen. Sie ergänzt es um Fragenkatalog mit Nachweisen, Preisblatt, Demo-Drehbuch, Mustervertrag, Fristen und eine Bewertungsmatrix in Prozent. Das Lastenheft entsteht also vorher, die Ausschreibung nutzt es. Wer ohne Lastenheft ausschreibt, bekommt Angebote auf Basis der Standardpräsentation des Anbieters.

Kann ich eine CRM Ausschreibung ohne Beratung durchführen?

Ja, mit klaren Vorlagen ist eine CRM Ausschreibung auch ohne externe Beratung machbar. Sie brauchen ein abgestimmtes Lastenheft, den Fragenkatalog, ein Preisblatt, ein Demo-Drehbuch, eine vorab beschlossene Bewertungsmatrix und eine verantwortliche Person für die Kommunikation mit den Anbietern. Beratung lohnt sich, wenn ERP-Integration, mehrere Länder oder Vergaberecht das Projekt komplex machen. Das CRM Selection Portal, ein Werkzeug für die Softwareauswahl, unterstützt Anforderungen, Shortlist, Demo-Bewertung und Vertrag und dokumentiert jede Entscheidung nachvollziehbar.