CRM für IT-Systemhäuser.
Verträge, Projekte und Service in einem System.

Was ist ein CRM für IT-Systemhäuser?

Ein CRM für IT-Systemhäuser ist eine Software für Kundenbeziehungen, die Projekt-, Handels- und Servicegeschäft in einer Kundenakte zusammenführt. Anders als allgemeine CRM-Systeme bildet es Wartungs- und Supportverträge, Lizenzen und Abonnements, Angebote mit Stücklisten und Herstellerprogramme ab. Die Grundlagen erklärt Was ist ein CRM?. Systemhaus.One ist ein Produkt im Katalog, nicht der Oberbegriff.

Welches CRM ist das beste für ein Systemhaus?

Ein bestes CRM gibt es nicht, es hängt von Erlösmix, Größe und Systemlandschaft ab. Branchenlösungen wie Systemhaus.One bringen Vertragsverwaltung und MSP-Daten mit, Dienstleister-Suiten wie projectfacts verbinden Projekte mit Zeiterfassung, Plattformen wie Salesforce bieten Skalierung und Ökosystem. Eine dokumentierte Shortlist liefert das CRM-Matching.

Brauche ich als MSP ein CRM oder reicht eine PSA?

Eine PSA (Professional Services Automation) steuert Tickets, Zeiten und Abrechnung, ein CRM steuert Vertriebsprozess, Marketing und Kundenbeziehung. Kleine Häuser kommen mit einer Suite aus, die beides enthält, etwa projectfacts oder weclapp. Sobald mehrere Account Manager Pipeline, Verlängerungen und Kampagnen steuern, lohnt ein eigenständiges CRM mit Schnittstelle zur PSA. Entscheidend ist, dass die Vertragsdaten nur an einer Stelle gepflegt werden.

Wie verwalte ich Wartungs- und Supportverträge im CRM?

Als strukturierte Datensätze mit Laufzeit, Kündigungsfrist, Leistungsumfang, SLA-Stufe, Preis und zugeordneten Geräten oder Nutzern. Aus dem Laufzeitende erzeugt das System 90 bis 180 Tage vorher eine Aufgabe und eine Verlängerungs-Opportunity. Der Zeitraum ist ein Erfahrungswert von Find-Your-CRM und hängt von Ihrer Kündigungsfrist ab. Prüfen Sie in der Demo, ob Preisanpassungen und Teilkündigungen abbildbar sind.

Wie bilde ich Microsoft-CSP-Abonnements im CRM ab?

Als Abonnementposition je Kunde mit Menge, Laufzeit, Einkaufs- und Verkaufspreis. Nach dem neuen Handelsmodell sind laut Microsoft Partner Center bei vielen Abonnements monatliche, jährliche oder dreijährige Laufzeiten möglich, und Abonnements lassen sich nur in den ersten sieben Tagen kündigen. Wichtig sind deshalb Laufzeitenden, Mengenänderungen und der Abgleich mit der Abrechnung. Spezialisierte Lösungen wie Systemhaus.One automatisieren laut Hersteller MSP- und CSP-Daten.

Was kostet ein CRM für ein Systemhaus?

Im Rechenbeispiel von Find-Your-CRM für 30 Nutzer liegen die Gesamtkosten über drei Jahre bei rund 112.000 bis 283.000 €. Veröffentlichte Listenpreise reichen je Nutzer und Monat von 14 € bei Pipedrive Lite über 29 € bei projectfacts bis 100 € bei Salesforce Pro Suite (Stand 6. Oktober 2026). Im Rechenbeispiel entsprechen die Einmalkosten für Einführung, Integration, Migration und Schulung etwa zwei bis drei Jahreslizenzen. Anbieter ohne öffentliche Preisliste nennen Konditionen auf Anfrage.

Kann ein CRM Angebote mit Stücklisten erstellen?

Ja, aber der Umfang unterscheidet sich stark. Einfache Angebotsfunktionen mit Artikelstamm und Paketen reichen für viele Systemhäuser, komplexe Konfigurationen mit Abhängigkeiten brauchen CPQ (Configure, Price, Quote) oder die Warenwirtschaft eines ERP. Salesforce nennt Angebotserstellung und Prognosen im Paket Pro Suite. Prüfen Sie, ob Einkaufspreise, Marge und Distributorenpreise im Angebot sichtbar sind und ob der Auftrag automatisch ins ERP übergeht.

Wie binde ich Ticketsystem und Monitoring an das CRM an?

Über die API des Ticketsystems und Webhooks, nicht über manuelle Exporte. Autotask, Zammad und die Jira Service Management Cloud stellen dokumentierte REST-Schnittstellen bereit, Zabbix eine JSON-RPC-API. Übertragen Sie verdichtete Daten wie Ticketzahl, SLA-Status und schwere Störungen, nicht jedes Ereignis. Klären Sie vorab, ob das CRM einen fertigen Konnektor anbietet, denn eine individuelle Anbindung ist ein eigenes Projekt.

Wie nutze ich das CRM für Cross- und Upselling im Bestand?

Indem Sie Vertrags-, Asset- und Ticketdaten zu Segmenten verbinden und daraus Aufgaben für Account Manager erzeugen. Beispiele sind Geräte kurz vor Support-Ende, Kunden ohne Backup- oder Security-Baustein oder Verträge mit niedriger SLA-Stufe. Voraussetzung sind gepflegte Assets und eine saubere Zuordnung zum Vertrag. Ohne diese Datenbasis bleibt Cross-Selling Bauchgefühl.

Darf ich Bestandskunden Werbung per E-Mail schicken?

Unter vier Bedingungen ja, nach § 7 Abs. 3 UWG: Die Adresse stammt aus einem Verkauf, Sie bewerben ähnliche eigene Waren oder Dienstleistungen, der Kunde hat nicht widersprochen, und Sie weisen bei Erhebung und jeder Verwendung auf das Widerspruchsrecht hin. Für alle anderen Empfänger braucht es eine ausdrückliche Einwilligung, die DSK hält Double-Opt-In dafür für geboten. Das CRM sollte Herkunft, Einwilligung und Widerspruch je Kontakt speichern und die Werbesperre systemweit durchsetzen. Details zu Kampagnen beschreibt Marketing Automation im CRM.

Ist mein Systemhaus von NIS-2 betroffen?

Möglicherweise, denn Managed Services Provider stehen in Anlage 1 zum BSI-Gesetz (Nr. 6.1.10). Nach § 28 Abs. 2 BSIG gelten sie ab 50 Mitarbeitern oder über 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bilanzsumme als wichtige Einrichtung, die BSI-FAQ erläutert, dass es auf Installation, Verwaltung, Betrieb oder Wartung von IKT-Systemen ankommt. Das Gesetz ist am 06.12.2025 in Kraft getreten, bis 30.06.2026 hatten sich 17.729 Unternehmen beim BSI registriert. Nutzen Sie die Betroffenheitsprüfung des BSI und holen Sie im Zweifel rechtlichen Rat ein.

Gilt der Cyber Resilience Act für Softwarehäuser?

Ja, wenn Sie Produkte mit digitalen Elementen unter eigenem Namen in Verkehr bringen. Die Meldepflichten für aktiv ausgenutzte Schwachstellen nach Art. 14 gelten seit dem 11. September 2026, die übrigen Pflichten ab 11. Dezember 2027. Ob reine Cloud-Dienste oder lokal installierte Software betroffen sind, ist im Einzelfall zu prüfen. Im CRM hilft die Zuordnung von Produktversionen zu Kunden, damit Sicherheitsmeldungen gezielt ankommen.

Soll ein Systemhaus sein eigenes CRM entwickeln?

In der Regel nein, außer das CRM ist selbst Teil des Produktangebots. Einige Systemhäuser haben eigene Lösungen aufgebaut und vertreiben sie, im Katalog finden sich etwa itacom CRM und PROCRM. Für das eigene Haus lohnt sich meist ein Standardsystem mit offener API, das Sie über Schnittstellen erweitern. Das spart Wartung und Release-Pflege, die sonst Entwicklerkapazität binden.

Wie lange dauert die Einführung eines CRM im Systemhaus?

Rechnen Sie mit zwei bis fünf Monaten bis zum Rollout, wenn ERP- oder Ticketanbindung und Datenmigration enthalten sind. Eine stabile Schnittstelle braucht erfahrungsgemäß vier bis zehn Wochen, die Bereinigung von Verträgen und Assets verlängert das Projekt oft. Die Zeitspannen sind Erfahrungswerte von Find-Your-CRM. Einen Überblick über Phasen und Rollen bietet CRM einführen.

Welche Software braucht ein Systemhaus außer einem CRM?

Typisch sind ERP oder Warenwirtschaft, PSA oder Ticketsystem, Remote-Management und Monitoring, Dokumentation, Telefonie und Buchhaltung. Das CRM ist der Ort für Vertrieb, Marketing und Kundenbeziehung, nicht für alle diese Aufgaben. Prüfen Sie je System, welches die Daten führt, und halten Sie das in einer Integrationsmatrix fest. Ergänzende Systeme finden Sie auch bei den Schwesterseiten Find-Your-ERP und Find-Your-BI.

Wie finde ich das passende CRM für mein Systemhaus?

Am schnellsten über ein strukturiertes Matching mit Ihrem Anforderungsprofil. Im CRM-Matching geben Sie Ihre Unternehmens-URL ein, das Anforderungsprofil entsteht automatisch, und Sie erhalten in rund 6 Minuten eine dokumentierte Shortlist, kostenlos und ohne Registrierung. Für die gemeinsame Bewertung mit Vertrieb, Marketing und Service und den direkten Anbieterkontakt nutzen Sie das Selection Portal.