CRM Systeme:
Arten, Plattformen und Programme.

Was ist ein CRM System technisch gesehen?

Technisch ist ein CRM System eine Datenbank mit Anwendungsschicht und Schnittstellen. Die Datenbank speichert Objekte wie Firmen, Kontakte, Leads, Verkaufschancen, Aktivitäten und Tickets mit ihren Feldern und Beziehungen. Die Anwendungsschicht regelt Masken, Workflows, Berichte und Rechte. Die Integrationsschicht verbindet das System über REST-API, Webhooks und Konnektoren mit E-Mail, Telefonie, ERP und Website. Ob ein CRM-System passt, entscheiden deshalb vor allem Datenmodell, Rechtekonzept und Schnittstellen, nicht die Zahl der Funktionen in einer Liste.

Welche CRM Systeme gibt es?

CRM Systeme lassen sich nach Systemart und nach Bauform ordnen. Systemarten sind operatives, analytisches und kollaboratives CRM, die meisten Produkte decken mehrere davon ab. Bauformen sind CRM-Plattformen wie HubSpot, Salesforce Sales Cloud oder Microsoft Dynamics 365 Sales, Mittelstands-Suiten wie CAS genesisWorld oder cobra CRM, Vertriebs-CRM wie Pipedrive, Branchen-CRM wie Veeva Vault CRM, CRM im ERP wie weclapp oder Odoo und Open Source wie SuiteCRM. Im Katalog von Find-Your-CRM stehen über 150 CRM-Systeme.

Was ist eine CRM Plattform?

Eine CRM Plattform ist ein CRM-System, das sich über eigene Objekte, Felder, Apps und Programmierung zu einer eigenen Anwendung ausbauen lässt. Dazu gehören meist ein Marktplatz mit fertigen Konnektoren, Entwicklerwerkzeuge, Testumgebungen und Programmierschnittstellen mit festen Kontingenten. Beispiele sind HubSpot, Microsoft Dynamics 365 Sales und Salesforce Sales Cloud. Der Vorteil liegt in der Erweiterbarkeit über Abteilungen und Länder hinweg. Der Nachteil: Viele Plattformfunktionen hängen an höheren Editionen, und die Einführung braucht oft einen Implementierungspartner.

Was ist der Unterschied zwischen einem CRM Programm und einem Cloud-CRM?

Ein installierbares CRM Programm läuft auf Ihren eigenen Servern oder bei einem Hoster Ihrer Wahl, ein Cloud-CRM betreibt der Hersteller als Software as a Service. Beim Programm bestimmen Sie Update-Zeitpunkt und Datenort selbst, tragen aber Betrieb, Sicherheit und Backups. Beim Cloud-CRM zahlen Sie meist je Nutzer und Monat und erhalten Updates automatisch. Mehrere Hersteller bieten beides, etwa cobra mit cobra CRM Cloud und cobra One oder CAS genesisWorld. Hosting und Vertrag vertieft die Seite Cloud CRM.

Was ist eine CRM Datenbank?

Eine CRM Datenbank ist der Datenspeicher eines CRM-Systems: Sie enthält Objekte wie Firma, Kontakt und Verkaufschance, deren Felder und die Beziehungen dazwischen, dazu eine Historie aller Aktivitäten mit Zeitstempel. Entscheidend sind drei Fragen: Lässt sich das Datenmodell um eigene Objekte erweitern, wie werden Pflichtfelder und Auswahllisten gepflegt, und wie verhindert das System Dubletten? HubSpot erkennt doppelte Kontakte über die E-Mail-Adresse und Firmen über die Domain, Dynamics 365 bringt Regeln für Konten und Kontakte mit.

Was ist eine Enterprise CRM Software?

Eine Enterprise CRM Software ist ein CRM-System für große Organisationen mit vielen Gesellschaften, Ländern und Nutzern. Typisch sind mehrere Umgebungen für Produktion und Test, Rollen nach Gebiet und Geschäftseinheit, hohe API-Kontingente, eigene Objekte und Single Sign-on. Salesforce enthält in der Enterprise Edition laut Doku 25 Developer-Sandboxes und ein API-Kontingent von 100.000 Aufrufen plus 1.000 je Lizenz in 24 Stunden. Die Einführung dauert nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software 6 bis 12 Monate.

Welche CRM Lösungen gibt es für den Mittelstand?

Für den Mittelstand kommen vor allem Mittelstands-Suiten aus dem DACH-Raum, CRM-Plattformen in mittleren Editionen und ERP-Suiten mit CRM in Frage. Im Auszug stehen etwa ADITO, CAS genesisWorld, cobra CRM und SuperOffice mit Hosting in Deutschland oder Europa, dazu HubSpot, Zoho CRM und weclapp. Passend ist die Lösung, deren Zielgröße, Betriebsmodell und Schnittstellen zu Ihren Prozessen passen. Größenklassen, Kosten, Fördermöglichkeiten und einen 90-Tage-Plan für die Einführung beschreibt der Beitrag CRM für den Mittelstand.

Kann ich ein CRM System selbst hosten?

Ja, ein CRM System lässt sich selbst hosten, wenn der Hersteller eine On-Premise-Variante anbietet oder die Software quelloffen ist. SuiteCRM steht unter der AGPLv3 und ist kostenlos herunterladbar, die Odoo Community Edition unter der LGPLv3. Kommerzielle Programme wie cobra One, CAS genesisWorld oder die ADITO Appliance laufen ebenfalls auf eigenen Servern. Beim Selbstbetrieb tragen Sie Updates, Sicherheit, Backups und die technischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO selbst oder beauftragen einen Dienstleister.

Wann ist ein CRM im ERP sinnvoll?

Ein CRM im ERP ist sinnvoll, wenn Angebot, Auftrag, Lager und Rechnung eng zusammenhängen und das ERP-System noch nicht gesetzt ist oder vom selben Hersteller kommt. Dann gibt es nur einen Kundenstamm und keine Schnittstelle zwischen zwei Systemen. Beispiele sind weclapp und Odoo. In Deutschland nutzten 2025 laut Eurostat 43,5 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten ERP-Software, aber nur 29,6 % CRM-Software. Ist ein ERP-System bereits gesetzt, prüfen Sie Konnektoren zu einem eigenständigen CRM.

Was ist ein Branchen-CRM?

Ein Branchen-CRM ist ein CRM-System, das Objekte, Felder und Abläufe einer bestimmten Branche bereits mitbringt. Veeva Vault CRM etwa richtet sich an Life Sciences, also Pharma und Biotech. Der Vorteil liegt in Fachbegriffen, Pflichtfeldern und Berichten, die ab dem ersten Tag passen, oft auch in Kenntnis der Branchenregulierung. Grenzen sind ein kleinerer Anbieterkreis, weniger Standardschnittstellen und ein aufwendigerer späterer Wechsel. Prüfen Sie API, Exportformat und Roadmap daher so streng wie bei einer Plattform.

Welche Schnittstellen sollte ein CRM System haben?

Ein CRM System sollte mindestens eine dokumentierte REST-API mit Lese- und Schreibzugriff auf alle Objekte, Webhooks für Ereignisse und eine Anmeldung über OAuth 2.0 bieten. Dazu kommen fertige Anbindungen an E-Mail und Kalender, Telefonie, ERP oder Buchhaltung und die Website. Für größere Umgebungen gehören Single Sign-on und SCIM für die Benutzeranlage dazu. Fragen Sie nach API-Kontingenten je Edition: HubSpot nennt 250.000 Aufrufe je Tag in Free und Starter, 1.000.000 in Enterprise.

Wie lange dauert die Einführung eines CRM Systems?

Die Einführung eines CRM Systems dauert nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software 2 bis 8 Wochen für ein einfaches Cloud-CRM, 2 bis 4 Monate im Mittelstand mit ERP-Anbindung und 6 bis 12 Monate im Enterprise-Umfeld. Die Datenmigration nimmt davon 1 bis 4 Wochen ein, die Einarbeitung der Nutzer 2 bis 3 Monate. Den größten Einfluss haben Bauform, Zahl der Schnittstellen und Qualität der Altdaten. Phasen, Rollen und Erfolgsfaktoren beschreibt unser Ratgeber CRM Einführung.