CRM Kosten.
Preise, Lizenzen und Gesamtkosten im Überblick.
Was kostet ein CRM? Die Lizenz für eine CRM-Software (Customer Relationship Management) kostet laut Preisseiten der Hersteller zwischen 0 € in kostenlosen Tarifen und 550 € je Nutzer und Monat für Salesforce Max, der Einstieg liegt bei allen 14 hier verglichenen Herstellern bei höchstens 65 € je Nutzer und Monat (Stand 08.10.2026, netto). Hinzu kommen Einführung, Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung, Betrieb und interne Arbeitszeit. In den Rechenbeispielen dieser Seite ergeben sich über drei Jahre externe Kosten von rund 25.000 bis 82.000 € für 10 Nutzer und 172.000 bis 343.000 € für 40 Nutzer. Die Seite richtet sich an Geschäftsführung, Einkauf und Vertriebsleitung im DACH-Mittelstand mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden. Eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen liefert das CRM-Matching nach Kosten und Anforderungen in rund 6 Minuten, kostenlos und ohne Registrierung.
CRM-Kosten planen:
Gesamtkosten statt Listenpreis.
Wer nur den Preis je Nutzer vergleicht, unterschätzt die Kosten, denn Einführung, Betrieb und interne Zeit kosten in den Rechenbeispielen dieser Seite zusammen mehr als die Lizenz. Zugleich steigen die laufenden Kosten: Laut Bitkom Cloud Report 2026 erwarten 54 % der cloudnutzenden Unternehmen für 2026 weiter steigende Cloud-Betriebskosten, Gartner erwartet weltweit 15,5 % höhere Softwareausgaben. Eine Gesamtkostenrechnung über drei Jahre macht Angebote vergleichbar.
Ohne Gesamtkostenrechnung
- Der günstigste Einstiegspreis gewinnt, obwohl Muss-Funktionen erst in einer höheren Edition enthalten sind
- Pflicht-Onboarding, Mindestnutzer und Zusatzmodule tauchen erst im Angebot auf
- Interne Zeit für Workshops, Datenbereinigung und Tests steht in keinem Budget
- Preisanpassungen bei Verlängerung treffen das Unternehmen unvorbereitet
Mit Gesamtkosten über drei Jahre
- Editionen werden nach Muss-Anforderungen verglichen, nicht nach Einstiegspreis
- Einmalige und laufende Kosten stehen getrennt und vollständig im Business Case
- Interne Personentage sind geplant und mit Vollkosten bewertet
- Preisbindung, Laufzeit und Kündigung sind vor der Unterschrift verhandelt
Quellen: Bitkom Cloud Report 2026 (Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, davon 517 Cloud-Nutzer), Gartner, Pressemitteilung vom 27.07.2026 (Software 2026: 1.468 Mrd. US-Dollar). Abruf am 08.10.2026.
Sechs Preismodelle:
wie CRM-Hersteller abrechnen.
CRM-Software wird überwiegend je Nutzer und Monat abgerechnet, daneben gibt es Pakete je Konto, Verbrauchskontingente, Open Source und Kauflizenzen. Die Beispiele stammen von den Preisseiten der Hersteller, Stand 08.10.2026, netto. Die Grundlagen zum Systemtyp erklärt Was ist ein CRM?
Preis je Nutzer und Monat
Jede benannte Person mit Zugang kostet einen festen Monatsbetrag. Pipedrive beginnt bei 14 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, SuperOffice bei 45 € je Benutzer. Die Kosten wachsen linear mit jedem weiteren Zugang.
Gestaffelte Editionen
Funktionen sind auf Stufen verteilt, Prognosen, API oder KI stecken oft erst in höheren Editionen. Bei Salesforce reicht die Spanne von 25 € (Starter Suite) bis 550 € (Max) je Nutzer und Monat. Entscheidend ist die Edition, die alle Muss-Anforderungen enthält, nicht der Einstiegspreis.
Paket- oder Plattformpreis je Konto
Ein Festpreis deckt eine bestimmte Nutzerzahl ab. CentralStationCRM kostet 75 € im Monat für 10 Nutzer, Bitrix24 Standard 99 € im Monat für 50 Nutzer bei jährlicher Zahlung. Je Kopf ist das günstig, beim Überschreiten einer Stufe springt der Preis.
Nutzungsbasierte Kontingente
KI-Funktionen und Automatisierung werden zunehmend über Credits abgerechnet. HubSpot Sales Hub Professional enthält 10.000 HubSpot Credits im Monat, nicht genutzte Credits verfallen. Salesforce Core enthält 500.000 Flex Credits je Organisation und Jahr, Microsoft Dynamics 365 Sales Premium 1.000 Copilot Credits je Nutzer und Monat.
Open Source und Gratistarif
Open Source spart die Lizenz, nicht die Einführung. Die Community Edition von Odoo steht unter der LGPLv3, Dolibarr ist laut Profil ebenfalls Open Source. Kostenlose Cloud-Tarife wie HubSpot Free gelten für bis zu 2 Nutzer.
Kauflizenz und Abo im eigenen Betrieb
Einige DACH-Anbieter verkaufen noch Lizenzen gegen Einmalzahlung: PM II kostet als Einzelplatz 1.190 €, als Mehrplatz mit Server und zwei Arbeitsplätzen 3.690 € netto. Häufiger ist inzwischen das Abo für den eigenen Server, etwa bei combit CRM ab 135 € im Monat inklusive 5 Benutzern.
Quellen (Abruf 08.10.2026): Pipedrive, SuperOffice, Salesforce, CentralStationCRM, Bitrix24, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 Sales, Odoo Lizenzen, iterasoft PM II, combit.
Neun Kostenarten,
die in jede CRM-Kalkulation gehören.
Die Gesamtkosten (TCO, Total Cost of Ownership) eines CRM bestehen aus einmaligen und laufenden Kosten sowie aus interner Arbeitszeit. Erfahrungswerte von Find-Your-CRM aus Auswahl- und Einführungsprojekten zeigen, dass die internen Personentage ähnlich viel Kapazität binden wie das externe Budget.
Lizenz oder Abonnement
Nutzerpreis mal Nutzerzahl mal Laufzeit, plus Zusatzmodule und Kontingente. Rechnen Sie mit der Edition, die Ihre Muss-Anforderungen erfüllt, und mit dem Nutzerbestand nach drei Jahren.
Implementierung
Workshops und Konfiguration von Phasen, Feldern, Rollen und Berichten. Das externe Budget liegt nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM bei 5.000 bis 30.000 € für 5 bis 20 Nutzer und 30.000 bis 150.000 € für 20 bis 100 Nutzer, siehe CRM einführen.
Datenübernahme
Bereinigung, Dublettenabgleich, Feldzuordnung und Probeläufe. Für CRM zu CRM mit 20 bis 50 Nutzern nennt CRM migrieren 8.000 bis 30.000 € extern als Erfahrungswerte von Find-Your-CRM.
Integration
Anbindung an ERP, E-Mail, Telefonie oder Website. Eine bidirektionale ERP-Schnittstelle setzt Find-Your-CRM im Rechenbeispiel mit 12.000 bis 25.000 € einmalig und 3.000 bis 8.000 € Pflege im Jahr an.
Schulung und Key User
Rollenbasierte Schulungen, Unterlagen und ein Key-User-Netz. Im Rechenbeispiel rechnet Find-Your-CRM mit 100 bis 200 € je Anwender, zuzüglich der Arbeitszeit der Teilnehmenden.
Betrieb und Administration
Rechte, Releases, Datenpflege und Auswertungen brauchen eine feste Zuständigkeit. Im Cloud-Betrieb ist das Hosting meist im Preis, bei ADITO laut Preisseite etwa Wartung, Support und Cloud-Hosting.
Support und Erfolgspakete
Erweiterter Support kostet oft extra. Salesforce verlangt für Premier Success 30 % der Nettolizenzgebühren, combit bietet Basis-Support für den eigenen Betrieb ab 60 € im Monat.
Anpassung und Weiterentwicklung
Neue Felder, Automatisierungen, Berichte und Eigenentwicklungen nach dem Go-live. Find-Your-CRM plant dafür im Rechenbeispiel 2 bis 4 Personentage je Jahr bei 10 Nutzern und 8 bis 15 Personentage bei 40 Nutzern.
Interne Arbeitszeit
Projektleitung, Key User, Fachbereiche, IT, Datenschutz und Betriebsrat arbeiten mit. Nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM sind das 20 bis 60 Personentage bei 5 bis 20 Nutzern und 60 bis 200 bei 20 bis 100 Nutzern.
Quellen: Erfahrungswerte und Planungsannahmen von Find-Your-CRM, netto, Stand 10/2026, aus den Leitfäden CRM einführen, CRM migrieren und CRM vs. ERP. Herstellerangaben: Salesforce, ADITO, combit, Abruf 08.10.2026.
Versteckte Kosten
und Preisanpassungsklauseln.
Versteckte Kosten stecken selten in verschwiegenen Preisen, sondern in Bedingungen, die erst im Kleingedruckten oder im Angebot stehen. Die sechs Punkte sind auf den Preisseiten der Hersteller belegt; lassen Sie jeden im Angebot schriftlich beantworten.
Pflichtpakete beim Kauf
HubSpot verlangt für die Versionen Professional und Enterprise den Kauf eines Onboardings, den Betrag nennt die Preisseite nicht. combit berechnet für die Private Cloud eine einmalige Einrichtung von 300 €.
Mindestnutzer und Kombinationspflicht
ADITO rechnet ab 20 Anwendern ab, monday CRM ab 3 Plätzen. Die CRM-Einzellizenz von weclapp ab 68 € ist nur zusammen mit den Paketen ERP Dienstleistung oder ERP Handel buchbar.
Befristete Einstiegspreise
HubSpot Sales Hub Starter steht mit 7 € je Lizenz und dem Hinweis zeitlich begrenzt, 65 % Rabatt auf der Preisseite, den regulären Preis nennt sie nicht. Odoo gewährt den Rabatt im Standard-Tarif nur für die zuerst bestellten Nutzer und für 12 Monate.
Credits, Speicher und Kontakte
Kontingente begrenzen die Nutzung ohne Zusatzkosten. Bei HubSpot verfallen ungenutzte Credits zum Monatsende, CentralStationCRM begrenzt Kontakte und Speicher je Paket, Salesforce enthält bis Pro Suite 10 GB Datenspeicher je Organisation.
Preiserhöhung bei Verlängerung
Listenpreise steigen auch bei laufenden Verträgen: Salesforce erhöhte sie für Enterprise und Unlimited Editions ab 01.08.2025 um durchschnittlich 6 %. Ob eine Anpassungsklausel wirksam ist, entscheidet die AGB-Kontrolle nach § 307 BGB, siehe Abschnitt Recht und Steuern.
Add-ons und KI-Zusätze
Wichtige Funktionen sind oft eigene Produkte: Agentforce for Sales kostet bei Salesforce ab 125 € je Nutzer und Monat zusätzlich, Pipedrive berechnet LeadBooster ab 32,50 US-Dollar und Projects ab 16 US-Dollar. SuperOffice weist Lyyti und SuperNotes als Add-ons außerhalb des Listenpreises aus.
Quellen (Abruf 08.10.2026): HubSpot, combit, ADITO, monday CRM, weclapp, Odoo, CentralStationCRM, Salesforce Preise, Salesforce Pricing Update vom 17.06.2025, Pipedrive, SuperOffice, § 307 BGB, § 310 BGB. Keine Rechtsberatung.
Drei Preislogiken
an drei Anbietern erklärt.
Drei Anbieter aus dem Katalog stehen exemplarisch für unterschiedliche Preislogiken: Paketpreis, Open-Source-Suite und Plattform mit Seats und Credits. Die Auswahl ist kuratiert, nicht bezahlt und keine Rangliste. Welches System zu Ihrem Budget und Ihren Anforderungen passt, zeigt das CRM-Matching.
CentralStationCRM
42he GmbH, für kleine Teams
CentralStationCRM ist laut Profil für kleine Teams und Unternehmen konzipiert. Alle Pakete haben laut Preisseite denselben Funktionsumfang und unterscheiden sich nur bei Nutzern, Kontakten und Speicher. Kundendaten werden laut Hersteller in Deutschland gespeichert, Langzeitverträge gibt es nicht.
- Starter kostenlos für 3 Nutzer und 200 Kontakte
0 € bis 289 € je Paket und Monat für 3 bis 40 Nutzer
Odoo
Odoo S.A., CRM als App einer ERP-Suite
Odoo bietet laut Profil eine kostenlose Open-Source-Version und eine kostenpflichtige Enterprise-Edition. Im Tarif Standard sind alle Apps auf Odoo Online enthalten, Studio, mehrere Firmen, die externe API und der Betrieb auf Odoo.sh oder eigenen Servern erst im Tarif Custom.
- Eine App dauerhaft kostenlos für unbegrenzte Nutzer
Standard 24,90 US-Dollar je Nutzer und Monat, jährlich, im ersten Jahr
HubSpot
HubSpot, Inc., All-in-One-Plattform
HubSpot rechnet je Lizenz ab und koppelt KI und Automatisierung an monatliche Credits: 5.000 in Starter, 10.000 in Professional, 15.000 in Enterprise. Ab Professional ist ein Onboarding Pflicht, dessen Preis im Angebot steht.
- Zusätzliche Credits als Paket oder nach Verbrauch
0 € bis 175 € je Lizenz und Monat (Sales Hub)
Quellen (Abruf 08.10.2026): Katalogprofile von Find-Your-CRM, CentralStationCRM Preise, Odoo Preise, HubSpot Sales Hub Preise. Odoo zeigt Preise je nach Standort in der Landeswährung, hier in der US-Dollar-Ansicht.
Neun CRM-Systeme
nach Preismodell und Abrechnung.
Die Tabelle vergleicht, wie neun Hersteller abrechnen und welche Zusatzkosten ihre Preisseiten nennen. Die Auswahl ist kuratiert, nicht bezahlt und keine Rangliste. Ein Haken steht nur, wo die Angabe auf der Preisseite belegt ist, ein Teilhaken (≈) markiert Punkte für das Angebot. Weitere Kandidaten aus über 150 CRM-Systemen zeigt der CRM-Katalog, den Kostenvergleich zweier Plattformen Salesforce vs. HubSpot.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Preismodell | Kostenloser Einstieg | Abrechnung | Zusatzkosten laut Preisseite | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Salesforce Sales CloudPlattform, Cloud-Dienst | Enterprise | ab 25 €/Nutzer/Mo (Starter Suite), Pro Suite 100 € | Editionen je Nutzer, ab Core Flex Credits | ✓ Free Suite für 0 € laut Preisseite | ≈ Starter Suite monatlich oder jährlich, ab Pro Suite jährlich | Premier Success 30 % der Nettolizenz, Agentforce ab 125 € | Zum Profil → |
| HubSpot Sales HubAll-in-One-Plattform, Cloud-Dienst | Mittelstand | ab 0 €, Professional 90 €/Lizenz/Mo | Lizenzen plus monatliche Credits | ✓ Free für bis zu 2 Nutzer | ✓ jährlich oder monatlich wählbar | Onboarding ab Professional Pflicht | Zum Profil → |
| PipedriveVertriebs-CRM, Cloud-Dienst | KMU | ab 14 $/Nutzer/Mo, jährlich | Tarife je Nutzer, Add-ons | – kein Gratistarif, 14 Tage Test | ✓ jährlich bis zu 42 % günstiger | LeadBooster ab 32,50 $, Projects ab 16 $ | Zum Profil → |
| Zoho CRMCRM in der Zoho-Suite, Cloud-Dienst | KMU | Free bis 3 Nutzer, sonst je Land und Währung | Editionen je Nutzer | ✓ kostenlos für bis zu 3 Nutzer | ✓ monatlich oder jährlich, jährlich bis zu 34 % günstiger | Steuern zusätzlich | Zum Profil → |
| OdooOpen-Source-Suite mit CRM-App | Mittelstand | Standard 24,90 $/Nutzer/Mo, jährlich, 1. Jahr | Tarife je Nutzer, Community unter LGPLv3 | ✓ eine App kostenlos für unbegrenzte Nutzer | ✓ jährlich oder monatlich | Implementierung, Odoo.sh und In-App-Credits extra | Zum Profil → |
| SuperOffice CRMCloud-CRM, SuperOffice GmbH | Mittelstand | ab 45 €/Benutzer/Mo (Starter) | Fünf Editionen je Benutzer | – kein Gratistarif auf der Preisseite | ✓ monatlich bis jährlich wählbar, Listenpreise bei jährlicher Zahlung | Lyyti und SuperNotes als Add-ons | Zum Profil → |
| CentralStationCRMDACH-CRM, 42he GmbH | KMU | ab 24 €/Mo für 3 Nutzer, netto | Paketpreis für 3 bis 40 Nutzer | ✓ Starter für 3 Nutzer und 200 Kontakte | ✓ monatlich, keine Langzeitverträge | Kontakte und Speicher je Paket begrenzt | Zum Profil → |
| weclappCloud-ERP mit CRM, weclapp GmbH | KMU | ab 39 €/Nutzer/Mo (ERP Starter), netto | Pakete je Nutzer, CRM-Lizenz ab 68 € | – kein Gratistarif, 30 Tage Test | ✓ jährlich oder monatlich | API nur ab ERP Dienstleistung, Add-ons je 55 € | Zum Profil → |
| ADITODACH-xRM, ADITO Software GmbH | Mittelstand | ab 65 €/User/Mo, jährlich | Preis je User, Cloud oder Appliance | – kein Gratistarif auf der Preisseite | ≈ jährliche Abrechnung, ab 20 Anwendern | Wartung, Support und Hosting enthalten | Zum Profil → |
Preise und Bedingungen laut Preisseiten der Hersteller, abgerufen am 08.10.2026, netto. US-Dollar-Preise in der Währung der Preisseite. Zoho und Odoo zeigen Preise je Standort in der Landeswährung; Zoho-Preise in Euro im Angebot erfragen.
Was Schnittstellen kosten:
API, ERP und Verbrauch.
Schnittstellen kosten zweimal: einmal über die Edition, die den API-Zugang enthält, und einmal über Einrichtung und Pflege. Bei Odoo ist die externe API laut Preisseite erst im Tarif Custom enthalten, bei weclapp nur in den Paketen ERP Dienstleistung und Handel. Planen Sie die Integration deshalb vor der Wahl der Edition, siehe CRM vs. ERP: Abgrenzung und Integration.
ERP-Anbindung
Kunden, Artikel, Preise, Aufträge und offene Posten fließen zwischen CRM und ERP. Find-Your-CRM rechnet für eine bidirektionale Anbindung mit fünf Objekten mit 12.000 bis 25.000 € einmalig und 3.000 bis 8.000 € Pflege im Jahr. Eine Suite wie Odoo spart die Schnittstelle, bindet aber an einen Hersteller.
API-Zugang nach Edition
Der Zugang zur Programmierschnittstelle ist oft an Editionen oder Limits gebunden. Zoho CRM Free erlaubt laut Preisseite 5.000 API-Aufrufe am Tag, Salesforce nennt APIs als Bestandteil der Enterprise Edition.
Integrationsplattform und Workflows
Eine iPaaS (Integration Platform as a Service) verbindet viele Systeme ohne Programmierung, kostet aber eigene Lizenzen. Microsoft weist in der Preisübersicht zu Dynamics 365 Sales darauf hin, dass Automatisierung mit Power Automate zusätzliche Lizenzen erfordert; Sales Professional ist dort bei Anpassung und Automatisierung als eingeschränkt markiert.
E-Mail, Kalender und Telefonie
E-Mail-Synchronisation ist meist enthalten, aber nicht in jeder Stufe vollständig. Bei Pipedrive gehört die volle E-Mail-Synchronisation mit Tracking laut Preisseite zum Tarif Growth, weclapp nennt E-Mail-Synchronisation für alle Pakete. Telefonie-Anbindungen kosten je nach Anbieter zusätzlich.
Quellen (Abruf 08.10.2026): Odoo, weclapp, Zoho CRM, Salesforce, Microsoft, Pipedrive. Schnittstellenkosten als Planungsannahme von Find-Your-CRM, netto.
Abschreibung, Verträge, Data Act:
was rechtlich ins Budget gehört.
Steuer- und Vertragsrecht verändern die CRM-Kosten: Gekaufte Software darf über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden, und Cloud-Anbieter dürfen ab dem 12. Januar 2027 keine Wechselentgelte mehr verlangen. Die Hinweise geben den Rechtsstand vom 08.10.2026 wieder und ersetzen weder Steuer- noch Rechtsberatung.
Nutzungsdauer von einem Jahr
Nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (IV C 3 S 2190/21/10002) kann für Computerhardware sowie Betriebs- und Anwendungssoftware eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Es bleibt eine Abschreibung nach § 7 Abs. 1 EStG, keine Sofortabschreibung; nicht beanstandet wird, wenn sie im Jahr der Anschaffung in voller Höhe erfolgt.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten bis 800 € netto können nach § 6 Abs. 2 EStG im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn sie selbständig nutzbar sind.
Preisanpassungsklauseln
Klauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind nach § 307 Abs. 1 BGB unwirksam, wenn sie den Vertragspartner unangemessen benachteiligen; eine Benachteiligung kann sich auch aus mangelnder Klarheit ergeben. Nach § 310 Abs. 1 BGB gilt diese Inhaltskontrolle auch gegenüber Unternehmern.
Wechselentgelte und Fristen
Seit dem 12.09.2025 gilt Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 auch für SaaS und für bestehende Verträge. Bis zum 12.01.2027 dürfen Wechselentgelte die direkten Kosten des Wechsels nicht übersteigen, danach entfallen sie (Art. 29 Abs. 1 bis 3). Laut Bundesnetzagentur beträgt der Übergangszeitraum im Regelfall höchstens 30 Kalendertage.
AVV als Kostenposition
Verarbeitet der CRM-Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung. Details erklärt CRM und DSGVO: Rechtsgrundlagen, AVV und Hosting.
Mitbestimmung
Ein CRM, das Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen kann, unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Planen Sie Zeit für die Betriebsvereinbarung vor dem Go-live ein.
Quellen (Abruf 08.10.2026): BMF-Schreiben vom 22.02.2022, zusammengefasst in Wissenschaftliche Dienste des Bundestages, WD 4 3000 051/22, § 6 EStG, § 7 EStG, § 307 BGB, § 310 BGB, Data Act auf EUR-Lex, Bundesnetzagentur zum Data Act, DSGVO im Textband des BfDI, § 87 BetrVG.
CRM Preise im Überblick:
Listenpreise von 14 Herstellern.
Die Tabelle beantwortet die Frage nach den CRM-Kosten pro Nutzer mit den Listenpreisen der Hersteller vom 08.10.2026, netto, mit allen ausgewiesenen Editionen. Listenpreise sind Verhandlungsbasis; Rabatte, Pflichtpakete und Steuern fehlen.
| Hersteller | Editionen | Listenpreis | Abrechnung und Hinweise |
|---|---|---|---|
| SalesforceSales Cloud | Starter Suite, Pro Suite, Core, Advanced, Max | 25 €, 100 €, 195 €, 395 €, 550 € | Je Nutzer und Monat, ab Pro Suite jährlich; Free Suite 0 € |
| HubSpotSales Hub | Free, Starter, Professional, Enterprise | 0 €, 7 € befristet, 90 €, 175 € | Je Lizenz und Monat; Free bis 2, Starter bis 10 Nutzer |
| MicrosoftDynamics 365 Sales | Professional, Enterprise, Premium | 56,30 €, 91,00 €, 130,00 € | Je Nutzer und Monat, jährlich |
| PipedriveTarife | Lite, Growth, Premium, Ultimate | 14 $, 39 $, 59 $, 79 $ | Je Nutzer und Monat, jährlich |
| SuperOfficeCRM | Starter, Core, Growth, Plus, Super | 45 €, 65 €, 95 €, 130 €, 160 € | Je Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, auch monatlich, quartalsweise oder halbjährlich |
| Zoho CRMEditionen | Free, Standard, Professional, Enterprise, Ultimate | 0 € bis 3 Nutzer | Bezahlpläne je Land und Währung |
| OdooTarife | Eine App, Standard, Custom | 0 $, 24,90 $, 49,00 $ | Je Nutzer und Monat, jährlich im 1. Jahr; regulär 31,10 $ und 61,00 $ |
| CentralStationCRMPakete | Starter, Team, Small Office, Business, Enterprise | 0 €, 24 €, 75 €, 149 €, 289 € | Je Paket und Monat für 3, 3, 10, 20 und 40 Nutzer |
| Bitrix24Cloud-Tarife | Free, Basic, Standard, Professional, Enterprise | 0 €, 49 €, 99 €, 199 €, ab 399 € | Je Konto und Monat, jährlich; bezahlte Tarife für 5, 50, 100 und ab 250 Nutzer |
| monday CRMPläne | Basic, Standard, Pro, Ultimate | 12 $, 17 $, 28 $, auf Anfrage | Je Platz und Monat, jährlich, ab 3 Plätzen |
| weclappERP mit CRM | ERP Starter, ERP Dienstleistung, ERP Handel | 39 €, 86 €, 163 € | Je Nutzer und Monat, jährlich; Starter nur monatlich |
| ADITOxRM | Einstiegspreis | ab 65 € | Je User und Monat, jährlich, ab 20 Anwendern |
| cobra CRMCloud und One | Essential, Grow, Max | ab 36 €, 54 €, 79 € | Je Nutzer und Monat |
| combit CRMAbo für eigenen Betrieb | Basic, Professional, Enterprise | 135 €, 210 €, 300 € inkl. 5 Nutzer | Jährliche Zahlung, je weiterer Nutzer 20, 35, 50 € |
Quellen (Abruf 08.10.2026): Salesforce, HubSpot, Microsoft, Pipedrive, SuperOffice, Zoho, Odoo, CentralStationCRM, Bitrix24, monday CRM, weclapp, ADITO, cobra, combit. Microsoft Dynamics 365 ist nicht im Katalog von Find-Your-CRM gelistet.
Gesamtkosten über drei Jahre:
Rechenbeispiele für 10, 40 und 150 Nutzer.
Rechenbeispiel von Find-Your-CRM, kein Herstellerangebot. Lizenzen nach Listenpreisen vom 08.10.2026: 25 bis 95 € je Nutzer und Monat bei 10 Nutzern (Salesforce Starter Suite bis SuperOffice Growth), 65 bis 100 € bei 40 Nutzern (ADITO bis Salesforce Pro Suite), 65 bis 195 € bei 150 Nutzern (ADITO bis Salesforce Core). Übrige Zeilen: Planungsannahmen mit 1.000 bis 1.400 € je externem und 400 bis 600 € je internem Personentag, netto über 36 Monate.
| Kostenblock | Annahme | 10 Nutzer | 40 Nutzer | 150 Nutzer |
|---|---|---|---|---|
| Lizenzen36 Monate, Listenpreis | Nutzer × Preis × 36 | 9.000 bis 34.200 € | 93.600 bis 144.000 € | 351.000 bis 1.053.000 € |
| Auswahl und AnforderungenWorkshops, Shortlist, Demos | Personentage extern | 1.000 bis 2.800 € | 4.000 bis 11.200 € | 10.000 bis 28.000 € |
| KonfigurationPhasen, Felder, Rollen, Berichte | Personentage extern | 4.000 bis 11.200 € | 15.000 bis 42.000 € | 50.000 bis 154.000 € |
| DatenübernahmeBereinigung, Mapping, Probeläufe | Excel bis Altsystem | 2.000 bis 5.600 € | 8.000 bis 20.000 € | 30.000 bis 100.000 € |
| SchnittstellenEinrichtung plus 3 Jahre Pflege | Einrichtung plus Pflege | 1.000 bis 7.000 € | 21.000 bis 49.000 € | 54.000 bis 130.000 € |
| SchulungAnwender und Key User | 100 bis 200 € je Anwender | 1.000 bis 2.000 € | 4.000 bis 8.000 € | 15.000 bis 30.000 € |
| Datenschutz und MitbestimmungAVV, Verzeichnis, Betriebsvereinbarung | Personentage extern | 1.000 bis 2.800 € | 2.000 bis 5.600 € | 5.000 bis 14.000 € |
| Betrieb und Anpassung3 Jahre, extern | Personentage je Jahr | 6.000 bis 16.800 € | 24.000 bis 63.000 € | 75.000 bis 210.000 € |
| Summe externZeilen oben, 3 Jahre | ohne interne Zeit | 25.000 bis 82.400 € | 171.600 bis 342.800 € | 590.000 bis 1.719.000 € |
| Interne ZeitProjekt plus 3 Jahre Betrieb | Projekt und Betrieb, intern | 14.000 bis 42.000 € | 42.000 bis 126.000 € | 152.000 bis 456.000 € |
| Gesamtkostenextern und intern, 3 Jahre | extern plus intern | 39.000 bis 124.400 € | 213.600 bis 468.800 € | 742.000 bis 2.175.000 € |
| Je Nutzer und MonatGesamtkosten geteilt durch Nutzer und 36 | inklusive interner Zeit | 108 bis 346 € | 148 bis 326 € | 137 bis 403 € |
Rechenweg: Lizenzen = Nutzer × Monatspreis × 36. Personentage (10, 40, 150 Nutzer): Auswahl 1 bis 2, 4 bis 8, 10 bis 20; Konfiguration 4 bis 8, 15 bis 30, 50 bis 110; Datenschutz 1 bis 2, 2 bis 4, 5 bis 10; Betrieb 2 bis 4, 8 bis 15, 25 bis 50 je Jahr; intern im Projekt 20 bis 40, 60 bis 120, 200 bis 400, danach 5 bis 10, 15 bis 30, 60 bis 120 je Jahr. Schnittstellen = Einrichtung (1.000 bis 4.000, 12.000 bis 25.000, 30.000 bis 70.000 €) plus 3 × Pflege (0 bis 1.000, 3.000 bis 8.000, 8.000 bis 20.000 €). Die Einführungskosten liegen innerhalb der Erfahrungswerte aus CRM einführen. Die Lizenz macht rund ein Viertel bis knapp die Hälfte der Gesamtkosten aus. Nicht enthalten: Zusatzmodule, KI-Kontingente, Pflicht-Onboarding, Hardware, Mehrwertsteuer.
Cloud oder On-Premises:
Kapitalbindung gegen laufende Kosten.
Ob Cloud oder eigener Betrieb günstiger ist, entscheidet vor allem der Betrieb: Beim eigenen Server tragen Sie Hardware, Backup, Updates und Administration selbst, in der Cloud stecken sie im Preis. Bei combit CRM Professional kosten 10 Nutzer im eigenen Betrieb 385 € im Monat, in der Private Cloud 900 €. Kauflizenzen binden Kapital einmalig, Abonnements verteilen die Kosten.
| Variante | Preis laut Herstellerseite | Einmalig | Lizenz 3 Jahre, 10 Nutzer | Was dazukommt |
|---|---|---|---|---|
| combit CRM ProfessionalAbo, eigener Server | 210 € inkl. 5 Nutzer, je weiterer 35 €, jährliche Zahlung | 0 € | 13.860 € | Server, Backup, Administration; Basis-Support optional ab 60 € im Monat |
| combit CRM ProfessionalPrivate Cloud beim Hersteller | 450 € inkl. 5 Nutzer, je weiterer 90 €, monatlich | 300 € Einrichtung | 32.400 € | Basis-Support enthalten, Mindestlaufzeit 12 Monate |
| cobra One EssentialCloud oder eigene Infrastruktur | ab 36 € je Nutzer und Monat | laut Angebot | ab 12.960 € | Bei eigenem Betrieb Server, Updates und Administration |
| PM IIKauflizenz, iterasoft | Mehrplatz mit Server und 2 Arbeitsplätzen 3.690 € | 3.690 € für 2 Plätze | weitere Plätze laut Angebot | Wartung, Updates und Add-ons nicht auf der Preisseite |
| Rechenbeispiel EigenbetriebAnnahme von Find-Your-CRM | anteilige Server-, Backup- und Admin-Kosten | 0 bis 3.000 € Hardware | keine Lizenz, 4.500 bis 9.000 € Betrieb | 1.500 bis 3.000 € je Jahr, ohne Personalkosten der IT |
Quellen (Abruf 08.10.2026): combit CRM Editionen, cobra Preise, iterasoft PM II, Katalogprofile von cobra CRM und PM II. Rechnung combit: (210 € + 5 × 35 €) × 36 = 13.860 €; (450 € + 5 × 90 €) × 36 = 32.400 €. Laut Bitkom Cloud Report 2026 würden 12 % der Unternehmen für einen souveränen Cloud-Dienst aus Deutschland einen um 10 bis 20 % höheren Preis akzeptieren.
CRM-Kosten nach Branche:
Rechenbeispiele der Branchenseiten.
Die Branchenseiten von Find-Your-CRM rechnen mit unterschiedlichen Schnittstellen, Spezialfunktionen und Datenmengen. Die Tabelle fasst ihre Rechenbeispiele über drei Jahre ohne interne Personalkosten zusammen; Annahmen und Rechenweg stehen auf der jeweiligen Seite.
| Branche | Szenario im Rechenbeispiel | Gesamtkosten 3 Jahre | Typische Kostentreiber |
|---|---|---|---|
| Handwerk, Bau und SolarFachbetrieb | 10 Nutzer, mobile Endgeräte im Außendienst | 19.760 bis 84.600 € | DATEV- und Großhandelsanbindung, Tablets, Vorlagen |
| Verbände, Bildung und Non-ProfitVerband | 12 CRM-Nutzer | 24.264 bis 108.380 € | Beitragsordnung, Einwilligungen, Buchhaltung und Newsletter |
| Handel und E-CommerceOnlinehändler | 10 Nutzer, 50.000 Kundenkonten | 48.000 bis 142.000 € | Shop-Konnektor, Marketing Automation, Datenvolumen |
| Finanzdienstleister und ImmobilienMaklerhaus | 20 Nutzer, Branchen-CRM | 71.600 bis 163.800 € | Portale, Vergleichsrechner, Dokumentation |
| IT-Systemhäuser und SoftwarehäuserSystemhaus | 30 Nutzer, Vertrieb, Service und Projekt | 112.200 bis 282.800 € | ERP, Ticketsystem, Distributor, Verträge |
| Energieversorger und StadtwerkeStadtwerk | 35 CRM-Nutzer | 110.100 bis 405.200 € | Abrechnungssystem, Marktkommunikation, Kundenportal |
| Industrie und MaschinenbauMaschinenbauer | 40 Nutzer, ohne CPQ | 167.600 bis 355.400 € | ERP-Anbindung, Service-Modul, Angebotskonfiguration |
Quelle: Rechenbeispiele und Erfahrungswerte von Find-Your-CRM auf den verlinkten Branchenseiten, Stand 10/2026, netto. Die Szenarien unterscheiden sich in Umfang und Annahmen und sind deshalb nur innerhalb einer Zeile vergleichbar.
Lohnt sich ein CRM?
Nutzenrechnung als Rechenbeispiel.
Ob sich ein CRM lohnt, zeigt nur eine Nutzenrechnung mit Ihren eigenen Zahlen. Das Rechenbeispiel von Find-Your-CRM nutzt das Szenario mit 40 Nutzern aus dem Abschnitt Gesamtkosten und zwei offen gelegte Annahmen: eingesparte Zeit im Vertrieb und eine höhere Abschlussquote.
| Position | Annahme | Je Jahr | 3 Jahre |
|---|---|---|---|
| ZeitersparnisSuche, Abstimmung, Berichte | 25 Vertriebsmitarbeitende × 1,5 Stunden je Woche × 44 Wochen × 60 € Vollkosten | 99.000 € | 247.500 € |
| Höhere AbschlussquoteDeckungsbeitrag | 400 Chancen × 25.000 €, Quote von 20 auf 21 %, 30 % Deckungsbeitrag | 30.000 € | 75.000 € |
| Nutzen gesamterstes Jahr zur Hälfte | Jahr 1: 50 % Wirkung, Jahr 2 und 3: volle Wirkung | 129.000 € ab Jahr 2 | 322.500 € |
| Gesamtkostenaus dem Rechenbeispiel, 40 Nutzer | extern und intern | rund 71.200 bis 156.300 € im Mittel | 213.600 bis 468.800 € |
| Ergebnis nach 3 JahrenNutzen minus Gesamtkosten | abhängig von Lizenz und Projektumfang | nicht sinnvoll je Jahr | plus 108.900 bis minus 146.300 € |
Rechenbeispiel von Find-Your-CRM, keine Studie und keine Prognose. Rechenweg: 25 × 1,5 × 44 × 60 € = 99.000 €; 400 × 1 % = 4 zusätzliche Aufträge × 25.000 € × 30 % = 30.000 €; Nutzen 3 Jahre = 0,5 × 129.000 € + 2 × 129.000 € = 322.500 €. Ersetzen Sie alle Annahmen durch Ihre Werte aus CRM, Zeiterfassung und Controlling.
CRM-Kosten planen und senken
in sieben Schritten.
Die Schritte folgen der Methodik von Find-Your-CRM und verbinden Budgetplanung, Angebotsvergleich und Verhandlung. Je früher Kosten an Anforderungen gekoppelt werden, desto weniger Überraschungen gibt es in Angebot und Betrieb. Anforderungen strukturiert erfassen Sie mit dem CRM Lastenheft: Anforderungen und Checkliste.
Nutzer und Rollen zählen
Zählen Sie, wer täglich mit dem CRM arbeitet, wer nur liest und wer in drei Jahren dazukommt. Lese- oder Rollenlizenzen senken die Kosten, wenn der Hersteller sie anbietet.
Muss-Anforderungen der Edition zuordnen
Ordnen Sie jede Muss-Anforderung der kleinsten Edition zu, die sie laut Preisseite enthält. So sehen Sie den realistischen Einstiegspreis.
Gesamtkosten über drei Jahre rechnen
Rechnen Sie Lizenz, Einführung, Migration, Schnittstellen, Schulung, Betrieb und interne Zeit wie im Rechenbeispiel dieser Seite.
Angebote vergleichbar machen
Schicken Sie allen Anbietern dasselbe Preisblatt mit Nutzerzahl, Laufzeit, Pflichtpaketen, Kontingenten und Support. Im Selection Portal bewerten Vertrieb, Marketing und Service die Angebote gemeinsam.
Laufzeit, Staffel und Zahlweise verhandeln
Jahreszahlung ist laut Preisseiten oft deutlich günstiger, bei Pipedrive bis zu 42 %, bei Zoho bis zu 34 %. weclapp bietet ab 10 Nutzern individuelle Angebote mit Preisvorteilen, Microsoft nennt bis zu 20 % Ersparnis bei vorausbezahlten Copilot-Kontingenten.
Vertrag vor der Unterschrift prüfen
Prüfen Sie Preisanpassung, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Datenexport, Wechselentgelte und AVV, und verhandeln Sie Preisbindung sowie ein Sonderkündigungsrecht bei Erhöhungen.
Kosten im Betrieb steuern
Gleichen Sie den Lizenzbestand quartalsweise mit aktiven Nutzern ab, überwachen Sie Credits und Speicher und kündigen Sie ungenutzte Add-ons rechtzeitig.
Quellen (Abruf 08.10.2026): Pipedrive, Zoho, weclapp, Microsoft. Wer mit einem Altsystem startet, plant zusätzlich die Schritte aus CRM migrieren.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was kostet ein CRM?
Die Lizenz kostet laut Preisseiten zwischen 0 € im Gratistarif und 550 € je Nutzer und Monat, der Einstieg liegt bei allen 14 hier verglichenen Herstellern bei höchstens 65 € (Stand 08.10.2026). Mit Einführung, Betrieb und interner Zeit ergeben sich im Rechenbeispiel über drei Jahre 39.000 bis 124.400 € für 10 Nutzer und 213.600 bis 468.800 € für 40 Nutzer.
Was kostet CRM-Software pro Nutzer und Monat?
Die bezahlten Einstiegstarife in der Tabelle beginnen bei 7 € (HubSpot Sales Hub Starter, befristeter Aktionspreis), 12 US-Dollar (monday CRM Basic) und 14 US-Dollar (Pipedrive Lite), die Spitze liegt bei 550 € (Salesforce Max). Pakete wie bei CentralStationCRM kosten 75 € im Monat für 10 Nutzer, also 7,50 € je Kopf. Maßgeblich ist der Preis der Edition, die Ihre Muss-Anforderungen enthält.
Gibt es ein kostenloses CRM?
Ja, mit Grenzen: HubSpot Free gilt für bis zu 2 Nutzer, Zoho CRM für bis zu 3, CentralStationCRM Starter für 3 Nutzer und 200 Kontakte, Odoo für eine App mit unbegrenzten Nutzern. Kostenlos ist nur die Lizenz; Einführung, Datenpflege und spätere Upgrades kosten Geld und Zeit.
Was kostet eine CRM-Einführung?
Extern nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM 5.000 bis 30.000 € für 5 bis 20 Nutzer und 30.000 bis 150.000 € für 20 bis 100 Nutzer, ohne Lizenzen. Dazu kommen 20 bis 200 interne Personentage. Details zeigt der Leitfaden CRM einführen.
Was kostet ein CRM für KMU?
Für 10 Nutzer liegen die externen Kosten im Rechenbeispiel bei 25.000 bis 82.400 € über drei Jahre, davon 9.000 bis 34.200 € Lizenz, mit interner Zeit bei 39.000 bis 124.400 €. Paket- oder Gratistarife und wenig Anpassung halten die Kosten am unteren Ende.
Ist ein Cloud-CRM günstiger als On-Premises?
Nicht automatisch. Bei combit CRM Professional kosten 10 Nutzer im eigenen Betrieb 13.860 € Lizenz über drei Jahre, in der Private Cloud 32.400 € plus 300 € Einrichtung. Im Eigenbetrieb kommen dafür Server, Backup und Administration hinzu.
Welche versteckten Kosten hat ein CRM?
Typisch sind Pflicht-Onboarding, Mindestnutzerzahlen, befristete Aktionspreise, Verbrauchskontingente, Zusatzmodule und Preiserhöhungen bei Verlängerung. HubSpot verlangt ab Professional ein Onboarding, ADITO rechnet ab 20 Anwendern ab, Salesforce erhöhte 2025 die Listenpreise der Enterprise und Unlimited Editions um durchschnittlich 6 %.
Wie kann ich CRM-Kosten senken?
Wählen Sie die kleinste passende Edition, zahlen Sie jährlich und bereinigen Sie den Lizenzbestand regelmäßig. Jährliche Abrechnung spart laut Preisseiten bei Pipedrive bis zu 42 % und bei Zoho bis zu 34 %. Verhandeln Sie Preisbindung und Staffelpreise vor der Unterschrift.
Wie wird CRM-Software steuerlich abgeschrieben?
Gekaufte Software kann nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden, als Abschreibung nach § 7 Abs. 1 EStG, nicht als Sofortabschreibung. Abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter bis 800 € netto können nach § 6 Abs. 2 EStG im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden, wenn sie selbständig nutzbar sind. Abo-Entgelte und Einführungsleistungen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Darf der CRM-Anbieter die Preise während der Laufzeit erhöhen?
Nur wenn der Vertrag es erlaubt. Preisklauseln in Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB, auch zwischen Unternehmen (§ 310 Abs. 1 BGB); unklare oder unangemessene Klauseln sind unwirksam. Verhandeln Sie Preisbindung, Obergrenze und Sonderkündigungsrecht.
Was kostet ein Wechsel des CRM-Anbieters?
Restlaufzeit, Doppellizenzen, Migration, Neuaufbau von Anpassungen und Schulung. Für CRM zu CRM mit 20 bis 50 Nutzern nennt Find-Your-CRM 8.000 bis 30.000 € externe Migrationskosten als Erfahrungswerte. Wechselentgelte von Cloud-Anbietern dürfen bis 12.01.2027 nur die direkten Kosten decken und entfallen danach (Art. 29 Data Act).
Wie rechne ich aus, ob sich ein CRM lohnt?
Stellen Sie den Gesamtkosten über drei Jahre den Nutzen aus eingesparter Zeit und höherem Deckungsbeitrag gegenüber, mit Ihren eigenen Zahlen. Im Rechenbeispiel ergibt sich für 40 Nutzer ein Nutzen von 322.500 € bei Kosten von 213.600 bis 468.800 €, das Ergebnis hängt also stark von Edition und Projektumfang ab.
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