CRM für Immobilienmakler:
Funktionen, Recht und Auswahl.

Was ist ein CRM für Immobilienmakler?

Ein CRM für Immobilienmakler ist eine Software, die Objekte, Eigentümer und Interessenten in einem Datenbestand verbindet und den Weg von der Anfrage bis zum Abschluss steuert. Dazu gehören Suchprofil-Abgleich, Exposé-Versand, Portalanbindung, Terminplanung, Nachfassen und die Dokumentation von Maklervertrag und Identifizierung. Anbieter nennen das Immobilien-CRM oder Maklersoftware. Ein reines Vertriebs-CRM kennt meist nur Firmen, Kontakte und Verkaufschancen, das Objekt fehlt als eigenes Datenobjekt, ebenso die Portalanbindung. Mehr zur Einordnung der Systemarten finden Sie unter CRM Systeme.

Welches CRM eignet sich für Makler?

Das passende CRM für Makler hängt von Bürogröße, Portalen und Pflichten ab. Branchenlösungen wie FIO Webmakler, Flowfact, onOffice enterprise oder Propstack bringen Objektmodell und Portalanbindung laut Anbieter mit. Allround-CRM wie HubSpot, Salesforce Sales Cloud oder Zoho CRM bieten Immobilienseiten, brauchen aber Konfiguration und Partner für Portale. Entscheiden Sie anhand Ihrer Testfälle in der Demo, nicht anhand von Funktionslisten, und rechnen Sie Pakete, Laufzeit und Partner über drei Jahre. Eine Auswahl mit Herstellerquellen steht in der Anbietertabelle dieses Leitfadens.

Wie finden Sie das passende CRM für Ihr Maklerbüro?

Das passende CRM finden Sie in drei Schritten: Beschreiben Sie Ihren Interessentenprozess und die Portale, wählen Sie drei bis fünf Systeme aus Branchenlösungen und Allround-CRM aus und lassen Sie diese Testfälle in der Demo vorführen. Bewerten Sie anschließend Pflichtfunktionen, Betrieb und Kosten über drei Jahre. Das CRM-Matching von Find-Your-CRM liefert eine Shortlist aus über 150 CRM-Systemen in rund 6 Minuten, kostenlos und ohne Registrierung, das Selection Portal dokumentiert die Bewertung nachvollziehbar. Unterstützung bei Auswahl und Partnersuche bietet die CRM Beratung.

Was ist der Unterschied zwischen Maklersoftware und CRM?

Maklersoftware ist ein CRM mit Immobilienfunktionen, das Objektverwaltung, Exposé-Erstellung und Portalübertragung bereits enthält. Ein allgemeines CRM verwaltet vor allem Kontakte, Aufgaben und Verkaufschancen und bekommt Immobilienfunktionen über ein Paket, Zusatzprodukte oder eigene Objekte. Für Maklerbüros mit Portalen und Exposés ist die Branchenlösung meist näher am Alltag. Ein Allround-CRM lohnt, wenn Ihr Geschäft über die Vermittlung hinausgeht, etwa mit Marketing, Service oder Anbindung an ein ERP-System. Fragen Sie in beiden Fällen nach Betrieb, Schnittstellen und Exportmöglichkeiten.

Wie funktioniert das Suchprofil-Matching?

Beim Suchprofil-Matching speichert das CRM Wünsche von Interessenten wie Region, Preis, Fläche und Zimmerzahl und gleicht sie bei jedem neuen oder geänderten Objekt mit dem Bestand ab. Das Ergebnis ist eine Trefferliste mit Treffergrad, aus der Sie Exposés versenden. Flowfact nennt Suchprofil-Matching ausdrücklich als Funktion. Prüfen Sie Ausschlusskriterien, Ablaufdatum der Profile und die Einwilligung, bevor Vorschläge automatisch versendet werden, und lassen Sie sich die Trefferlogik an Testprofilen zeigen. Wie Pipeline und Bewertung zusammenspielen, beschreibt Lead Scoring und Sales Pipeline im CRM.

Wie funktioniert die Anbindung an ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen?

Die Anbindung läuft über Schnittstellen des Portals oder über den Standard OpenImmo. ImmoScout24 beschreibt in seinem Entwicklerportal eine REST-API mit OAuth zum Anlegen, Ändern und Löschen von Objekten. Immowelt und Kleinanzeigen legen Formate und Zugang selbst fest. Lassen Sie sich vom CRM-Anbieter schriftlich nennen, welche Portale, Formate und Rückmeldungen unterstützt werden, und testen Sie Einstellen, Ändern, Löschen und Anfrageeingang mit einem Testobjekt in der Demo. Klären Sie außerdem, wer die Portalverträge und Gebühren trägt.

Was ist OpenImmo?

OpenImmo ist ein Standard für den Datenaustausch zwischen Maklersoftware und Immobilienportalen. Die XML-Version enthält rund 250 Merkmale, Bilder werden meist in einem ZIP-Archiv per FTP übertragen. Der OpenImmo e.V. entwickelt mit OpenImmo 2.x eine nicht kompatible Version mit JSON und REST-API, die Version 2.0 soll laut Verein voraussichtlich Ende 2026 erscheinen. Fragen Sie Anbieter nach der unterstützten Version und nach der Planung für 2.x, damit der Datenaustausch auch künftig funktioniert. Die Spezifikation und die Mitgliederliste finden Sie beim OpenImmo e.V.

Was gilt beim Bestellerprinzip für Makler?

Beim Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses bedarf der Maklervertrag der Textform (§ 656a BGB), und Provisionen müssen bei Tätigkeit für beide Seiten gleich hoch sein (§ 656c BGB). Bei der Wohnraummiete darf der Vermittler vom Wohnungssuchenden grundsätzlich kein Entgelt fordern (§ 2 Abs. 1a WoVermRG). Das CRM sollte deshalb Auftraggeber, Vorgangsart und Provisionsanteile je Vorgang erfassen und die Textform nachweisen. Das ist keine Rechtsberatung, Rechtsstand 04.11.2026. Die Regeln der §§ 656a bis 656d BGB gelten für den Kauf, die Miete regelt das WoVermRG.

Welche Geldwäschepflichten haben Immobilienmakler, und wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Immobilienmakler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG). Sie identifizieren die Vertragsparteien, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht (§ 11 Abs. 2 GwG), und bewahren die Angaben fünf Jahre auf, spätestens nach zehn Jahren sind sie zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Im CRM helfen ein Statusfeld als Auslöser, eine Aufgabenliste für fehlende Nachweise und ein Löschdatum je Akte. Das ist keine Rechtsberatung, Rechtsstand 04.11.2026. Bei Verdacht gilt die Meldepflicht an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen nach § 43 Abs. 1 GwG.

Darf ich Interessenten Objektvorschläge per E-Mail schicken?

Die Antwort auf eine Anfrage kann als vorvertragliche Maßnahme zulässig sein (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Werbliche E-Mails brauchen grundsätzlich die vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), Ausnahmen nennt § 7 Abs. 3 UWG. Speichern Sie deshalb die Einwilligung mit Zeitpunkt und Kanal je Suchprofil und lassen Sie Serienversand im CRM nur zu, wenn eine Rechtsgrundlage hinterlegt ist. Das ist keine Rechtsberatung, Rechtsstand 04.11.2026. Weitere Grundlagen bietet CRM DSGVO-konform.

Braucht ein Maklervertrag eine Widerrufsbelehrung?

Kommt der Maklervertrag mit einem Verbraucher im Fernabsatz zustande, besteht ein Widerrufsrecht mit 14 Tagen Frist (§§ 312c, 312g, 355 Abs. 2 BGB). Bei Dienstleistungen erlischt es mit vollständiger Erbringung, wenn der Verbraucher vorher ausdrücklich zugestimmt und seine Kenntnis bestätigt hat (§ 356 Abs. 5 Nr. 2 BGB). Hinterlegen Sie Belehrung, Zustimmung und Kenntnisbestätigung mit Zeitpunkt am Auftrag. Das ist keine Rechtsberatung, Rechtsstand 04.11.2026. Das Muster-Widerrufsformular steht in Anlage 2 zu Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB und lässt sich als Vorlage ablegen.

Braucht eine Hausverwaltung oder ein Bauträger ein anderes CRM?

Ja, die Schwerpunkte unterscheiden sich. Bauträger vermarkten Projekte mit vielen Einheiten, Reservierung und Übergabe, die Hausverwaltung betreut Eigentümer, Mieter und Dienstleister. Für ein CRM in der Hausverwaltung gilt: Abrechnung und Beschlüsse liegen meist in der Verwaltungssoftware, das CRM ergänzt Kommunikation und Akquise. Prüfen Sie, ob eine Branchenlösung beide Module bietet. Die Branchenübersicht finden Sie unter CRM für Finanzdienstleister und Immobilien. Bauträger finden in Branchenlösungen wie FIO Webmakler laut Anbieter ein eigenes Modul für die Vermarktung je Projekt.

Wie hilft KI im Maklerbüro?

KI hilft heute vor allem bei Exposétexten, Bildern und der Vorauswahl von Interessenten. FIO nennt KI für Exposétexte und Bildoptimierung, Zoho CRM und Salesforce nennen Lead-Bewertung, jeweils laut Anbieter. Ein Score kann nach Art. 22 DSGVO eine automatisierte Einzelentscheidung sein, deshalb sollten Kriterien dokumentiert und Ergebnisse von einer Person freigegeben werden. Mehr zu Use Cases und Rechtslage finden Sie unter KI im CRM. Lassen Sie sich Datenfluss, Speicherort und Abschaltbarkeit der KI-Funktion vom Anbieter bestätigen.