CRM für Handwerk, Bau und Solar.
Vom Aufmaß bis zur Wartung in einem System.

Welches CRM ist das beste für Handwerksbetriebe?

Ein bestes CRM für alle Betriebe gibt es nicht, es kommt auf Gewerk, Betriebsgröße und vorhandene Software an. Kleine Betriebe mit 5 bis 15 Nutzern fahren nach Erfahrung von Find-Your-CRM oft mit Handwerkersoftware wie shm oder PM II gut, Solarbetriebe prüfen Spezialsysteme wie Sollit oder LEVETO, wachsende Betriebe Systeme wie work4all, weclapp oder CAS genesisWorld. Entscheidend sind Offline-Betrieb, Anbindung an DATEV und Großhandel und eine Bedienung, die Monteure akzeptieren. Eine dokumentierte Shortlist liefert das CRM-Matching in rund 6 Minuten.

Brauche ich ein CRM, wenn ich bereits eine Handwerkersoftware habe?

Nicht zwingend, denn viele Handwerkersoftware-Pakete enthalten Kontakt- und Auftragsverwaltung. Ein zusätzliches oder erweitertes CRM lohnt sich, wenn Angebote systematisch nachgefasst werden sollen, mehrere Personen an denselben Kunden arbeiten, Wartungsverträge aktiv gesteuert werden oder Sie Auswertungen zu Anfragen und Abschlussquote brauchen. Fragen Sie zuerst, ob Ihre Software Pipeline, Wiedervorlagen und Verlängerungsaufgaben beherrscht. Wenn ja, ersetzt sie das CRM oft.

Was kostet ein CRM für ein Handwerksunternehmen mit 10 Nutzern?

Das Rechenbeispiel von Find-Your-CRM kommt auf rund 19.760 bis 84.600 Euro netto über drei Jahre inklusive Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Schnittstellen und Endgeräten, das sind etwa 55 bis 235 Euro je Nutzer und Monat. Die Lizenz allein liegt bei Listenpreisen zwischen 235 Euro im Monat (combit CRM Basic) und 950 Euro im Monat (weclapp bei monatlicher Abrechnung). Die Systeme sind funktional nicht gleichwertig. Verbindliche Preise liefert nur das Angebot des Anbieters.

Welches CRM eignet sich für Solarinstallateure und Photovoltaik?

Für Photovoltaikbetriebe gibt es im Katalog mehrere Systeme mit Solarbezug: Sollit (früher 2Solar) für Solarmodule, Speicher, Ladestationen und Wärmepumpen, LEVETO mit einer Solar-Edition samt Dachplaner und Angebotskonfigurator, weclapp und work4all mit eigenen Branchenseiten für Solar und Photovoltaik. Prüfen Sie in der Demo Planung, Angebot, Netzanmeldung, Materialbedarf und Wartung. Entscheidend ist, ob Ihre Abläufe vom Lead bis zur Inbetriebnahme ohne Medienbruch laufen.

Funktioniert ein CRM auf der Baustelle ohne Netz?

Das hängt vom System ab. Laut Herstellerseiten arbeiten die shm-Apps auch ohne Internetverbindung, CAS genesisWorld stellt Service-Informationen online wie offline bereit und Resco ist als Offline-Mobilschicht ausgelegt. combit weist dagegen für den mobilen Zugriff auf eine permanente Internetverbindung hin. Testen Sie den Offline-Betrieb selbst: Flugmodus einschalten, Foto und Unterschrift erfassen, danach synchronisieren und Konflikte prüfen.

Wie wird das CRM mit DATEV und der Buchhaltung verbunden?

Üblich ist ein Export der Ausgangsrechnungen an DATEV oder eine direkte Schnittstelle, die Belege vorkontiert. weclapp nennt eine DATEV-Schnittstelle mit automatischer Vorkontierung, work4all führt die Schnittstelle DATEV als Zusatzmodul, shm listet DATEV unter den Schnittstellen, iterasoft nennt eine Zusatzschnittstelle zur Rechnungsübergabe an die Buchhaltung. Klären Sie mit dem Steuerberater, welches Format er erwartet, und lassen Sie sich den Export in der Demo mit einem echten Beleg zeigen.

Muss ich E-Rechnungen aus dem CRM erzeugen?

Für Rechnungen an andere inländische Unternehmen sieht § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG die elektronische Rechnung im strukturierten Format vor. Nach § 27 Abs. 38 UStG sind Papier und andere Formate mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze bis Ende 2026 noch zulässig, für Umsätze 2027 nur bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ob die Rechnung im CRM oder in der Handwerkersoftware entsteht, ist egal, das System muss ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben können. Prüfen Sie Ihre Pflichten mit dem Steuerberater.

Wie lange muss ich Angebote und Rechnungen aufbewahren?

Nach § 147 Abs. 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre und sonstige Unterlagen sechs Jahre. Angebote und Auftragsbestätigungen können Handels- oder Geschäftsbriefe sein, für die sechs Jahre gelten. Das CRM sollte Löschfristen je Dokumenttyp abbilden und Unterlagen revisionssicher ablegen. Stimmen Sie die Details mit Ihrem Steuerberater ab.

Wie gehe ich mit Anfragen aus Vermittlungsportalen um?

Behandeln Sie jede Portalanfrage wie einen Lead mit Quelle und Frist zur Erstantwort. Das CRM sollte die Anfrage automatisch anlegen, Dubletten erkennen und den Abschluss je Portal auswerten, damit Sie wissen, welche Quelle sich lohnt. Prüfen Sie die Vertragsbedingungen des Portals zur Weitergabe und Speicherung der Daten. Eine technische Anbindung gelingt meist über E-Mail-Parser oder eine offene Schnittstelle.

Wie bringe ich Monteure dazu, das CRM zu nutzen?

Mit einer Oberfläche, die ohne Schulung funktioniert, und mit Vorteilen für sie selbst: weniger Schreibarbeit, Aufmaß und Foto in einem Schritt, keine Rückfragen aus dem Büro. Light-Lizenzen wie bei work4all begrenzen die Funktionen auf Zeiten, Lieferscheine und Termine. Beziehen Sie zwei Monteure in die Auswahl ein und testen Sie auf der Baustelle statt im Büro.

Darf ich Fotos von Kunden und Baustellen im CRM speichern?

Ja, sofern Zweck und Rechtsgrundlage stimmen. Fotos vom Objekt zur Dokumentation des Auftrags stützen sich meist auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Fotos, auf denen Personen erkennbar sind, sollten Sie vermeiden oder gesondert regeln. Legen Sie Zugriff und Löschfristen fest und nutzen Sie nur Systeme, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht.

Wie führe ich Wartungsverträge im CRM?

Legen Sie je Objekt einen Vertrag mit Laufzeit, Intervall, Preis und Kündigungsfrist an. Das System erzeugt dann Terminvorschläge und Wiedervorlagen für die Verlängerung. weclapp nennt dafür automatische Auftragsanlage, Fristenkontrolle und automatische Verlängerungen, shm ein eigenes Wartungsmodul. Verknüpfen Sie den Vertrag mit der Anlagenakte, damit der Techniker Gerät und Historie vor dem Einsatz kennt.

Was ist der Unterschied zwischen CRM, ERP und Handwerkersoftware?

Ein CRM verwaltet Kunden, Anfragen, Angebote und Beziehungen. Ein ERP (Enterprise Resource Planning) führt Artikel, Einkauf, Lager, Aufträge und Buchhaltung. Handwerkersoftware bündelt Teile beider Bereiche für Betriebe, oft mit Kalkulation, Aufmaß und Rechnung. Welche Aufgaben Ihr Betrieb braucht, bestimmt die Wahl; die Abgrenzung erklärt CRM vs. ERP.

Wie wechsle ich von Excel und Papier in ein CRM?

Sammeln Sie zuerst die Daten: Kundenliste, Objekte, offene Angebote und Wartungsverträge. Bereinigen Sie Dubletten, vereinheitlichen Sie Schreibweisen und importieren Sie in einem Testlauf. Starten Sie danach mit Büro und Vertrieb und holen Sie die Monteure in einer zweiten Welle dazu. Eine Checkliste bietet CRM migrieren: Risiken, Vorgehen und Checkliste.

Kann KI im CRM für Handwerksbetriebe helfen?

Ja, bei begrenzten Aufgaben, etwa beim Formulieren von Nachfass-Mails, beim Zusammenfassen von Gesprächsnotizen oder beim Vorschlag von Wiedervorlagen. Laut Bitkom nutzen erst 4 % der Handwerksbetriebe Künstliche Intelligenz, Einsatz und Anbieter sollten Sie deshalb gezielt prüfen. Beachten Sie Datenschutz und die Regeln der KI-Verordnung, die KI im CRM: Use Cases, EU AI Act und Auswahl erläutert.