CRM für den Mittelstand.
Auswahl, Kosten und Einführung für KMU.
Welches CRM passt zu einem mittelständischen Unternehmen? Für die meisten KMU mit 10 bis 50 Nutzern passt ein Cloud-CRM im Standard mit Anbindung an Outlook und Buchhaltung, ab etwa 150 Nutzern eher eine anpassbare Plattform mit Rollenmodell und ERP-Schnittstelle (Erfahrungswerte von Find-Your-CRM). Eine CRM-Software (Customer Relationship Management, Software zur Verwaltung von Kunden, Kontakten und Verkaufschancen) ist im Mittelstand noch nicht selbstverständlich: 2025 nutzten in Deutschland laut Eurostat 26 % der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten und 44 % der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten eine CRM-Software, bei Großunternehmen waren es 61 %. Die Seite richtet sich an Geschäftsführung und Vertriebsleitung in Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz und deckt Auswahl, Kosten und Einführung ab. Eine dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen liefert das CRM-Matching für den Mittelstand in rund 6 Minuten, kostenlos und ohne Registrierung.
Warum ein CRM im Mittelstand
anders ausgewählt wird.
Ein CRM für den Mittelstand muss mit wenig IT-Personal, wenig Projektzeit und gewachsenen Excel- und Outlook-Strukturen funktionieren, sonst bleibt es ein Adressbuch. Wie groß die Lücke ist, zeigt Eurostat: Von den deutschen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten setzten 2025 nur 26 % CRM-Software ein, im EU-Schnitt 25 %. Bei 50 bis 249 Beschäftigten sind es in Deutschland 44 %, in Österreich 49 %.
Ohne CRM
- Kundendaten verteilen sich auf Excel-Listen, Outlook-Kontakte und die Köpfe einzelner Verkäufer
- Angebote und Wiedervorlagen hängen an Postfächern, bei Urlaub oder Kündigung reißt der Faden ab
- Die Geschäftsführung sieht Umsatzprognosen erst, wenn jemand eine Tabelle zusammenführt
- Kunden- und Rechnungsdaten werden in CRM-Ersatz und Buchhaltung doppelt gepflegt
Mit einem passenden CRM
- Ein gemeinsamer Datenbestand für Firmen, Kontakte, Angebote und Aktivitäten
- E-Mails aus Outlook landen am Kunden, Wiedervorlagen erinnern automatisch
- Die Pipeline zeigt offene Verkaufschancen je Phase, ohne manuelle Auswertung
- Kunden und Rechnungen fließen über eine Schnittstelle zwischen CRM und Buchhaltung
Quelle: Eurostat, Tabelle isoc_eb_iip, Indikator E_CRM1 (Unternehmen, die CRM-Software verwenden), Berichtsjahr 2025, Datenstand 27.02.2026, Abruf über die Eurostat-API am 08.10.2026. Werte gerundet: Deutschland 25,95 % (10 bis 49), 43,53 % (50 bis 249), 61,07 % (ab 250); EU-27 24,69 % (10 bis 49); Österreich 48,57 % (50 bis 249).
KMU und Mittelstand:
was die Begriffe bedeuten.
KMU sind nach der Empfehlung 2003/361/EG der EU-Kommission Unternehmen mit weniger als 250 Personen und höchstens 50 Mio. € Jahresumsatz oder höchstens 43 Mio. € Bilanzsumme. Das IfM Bonn (Institut für Mittelstandsforschung) zieht die Grenze in Deutschland bei 499 Beschäftigten und definiert Mittelstand zusätzlich über die Einheit von Eigentum und Leitung. Nach EU-Definition sind 99,2 % der Unternehmen in Deutschland KMU, sie beschäftigen 49,1 % der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten.
Weniger als 10 Personen
Kleinstunternehmen beschäftigen laut EU-Empfehlung weniger als 10 Personen und erzielen höchstens 2 Mio. € Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Für ein CRM bedeutet das meist ein bis fünf Nutzer, die alle Rollen selbst übernehmen.
- Gratistarife und Paketpreise reichen oft aus
Weniger als 50 Personen
Ein kleines Unternehmen beschäftigt weniger als 50 Personen bei höchstens 10 Mio. € Umsatz oder Bilanzsumme. Diese Grenze ist auch für Förderprogramme wie den Digitalbonus Bayern maßgeblich.
- Typisch 5 bis 20 CRM-Nutzer
Weniger als 250 Personen
Mittlere Unternehmen liegen unter 250 Personen und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme. Gezählt werden Jahresarbeitseinheiten, ein Status ändert sich erst nach zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über oder unter der Schwelle.
- Partnerunternehmen zählen anteilig, verbundene Unternehmen zu 100 % mit (Art. 6 des Anhangs)
Bis 499 Beschäftigte
Das IfM Bonn grenzt KMU seit 01.01.2016 mit weniger als 500 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. € Umsatz ab. Die Grenze von 499 Beschäftigten für mittlere Unternehmen soll laut IfM die deutsche Besonderheit herausstellen.
- Deshalb reicht der Zielmarkt dieser Seite bis 500 Mitarbeitende
Eigentum und Leitung in einer Hand
Mittelstand definiert das IfM Bonn qualitativ: Bis zu zwei natürliche Personen oder ihre Familien halten mindestens 50 % der Anteile und gehören der Geschäftsführung an. Eine Größengrenze gibt es dabei nicht, auch Unternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten oder mehr als 50 Mio. € Jahresumsatz können dazuzählen.
- Entscheidungen fallen kurz, oft durch die Geschäftsführung selbst
Nutzerzahl statt Mitarbeiterzahl
Für die CRM-Auswahl zählt nicht die Mitarbeiterzahl, sondern wie viele Personen im Vertrieb, Innendienst, Service und Marketing täglich mit Kundendaten arbeiten. Ein Maschinenbauer mit 300 Beschäftigten kann mit 40 CRM-Nutzern auskommen, eine Agentur mit 30 Beschäftigten braucht vielleicht 30 Zugänge.
- Nutzer, Leser und künftige Zugänge getrennt zählen
Quellen (Abruf 08.10.2026): Empfehlung 2003/361/EG der Kommission vom 6. Mai 2003, Anhang Art. 2, 4, 5 und 6 (Text über das Amt für Veröffentlichungen der EU gelesen), KMU-Definition des IfM Bonn, Mittelstandsdefinition des IfM Bonn, IfM Bonn, Kennzahlen der KMU (Unternehmensregister 2024, Berechnungen des IfM Bonn 05/2026).
Sechs Besonderheiten,
die die CRM-Wahl im Mittelstand prägen.
Ein zentraler Unterschied zum Konzern ist die Kapazität: Im Mittelstand gibt es selten einen eigenen CRM-Administrator, Projektzeit kommt aus dem Tagesgeschäft. Laut Bitkom fehlen in Deutschland rund 109.000 IT-Fachkräfte, eine offene IT-Stelle zu besetzen dauert im Schnitt 7,7 Monate. Ein CRM muss deshalb mit wenig Betreuung laufen.
Wenig IT-Personal
Oft betreut eine Person oder ein externer Dienstleister die gesamte IT. Updates, Sicherungen und Berechtigungen dürfen deshalb kaum Aufwand verursachen, was für Cloud-Betrieb im Standard spricht.
- Key User aus dem Vertrieb statt eigenem Admin-Team einplanen
Projekt neben dem Tagesgeschäft
Vertriebsleitung und Innendienst stemmen die Einführung zusätzlich zu Kunden und Angeboten. Nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM binden Kleinunternehmen bis 50 Mitarbeitende 20 bis 60 interne Personentage, mittelständische Projekte 60 bis 200.
- Projektzeit im Kalender blocken, nicht nebenbei planen
Gewachsene Bestandsdaten
Kundendaten liegen in Excel-Listen, Outlook-Kontakten und alten Programmen, oft doppelt und unterschiedlich formatiert. Laut Destatis nutzen 76 % der cloudnutzenden Unternehmen Cloud-Dienste für E-Mail und 68 % für Office-Anwendungen, das CRM muss sich dort einfügen.
- Outlook-Anbindung ist für KMU meist ein Muss-Kriterium
Chef verkauft mit
In inhabergeführten Unternehmen betreut die Geschäftsführung Schlüsselkunden oft selbst. Wenn sie das CRM nicht nutzt, nutzt es das Team auch nicht, deshalb zählt eine einfache mobile Bedienung mehr als Funktionsbreite.
- Geschäftsführung als ersten Pilotnutzer gewinnen
Kaufmännische Software ist gesetzt
Rechnungen, Artikel und offene Posten liegen bereits in Buchhaltung oder ERP. Laut IfM Bonn nutzten 2025 rund 42 % der KMU in Deutschland ERP-Software, bei Großunternehmen 89 %. Viele KMU verbinden das CRM deshalb direkt mit Buchhaltung oder DATEV statt mit einem ERP.
- Führendes System für Kundenstammdaten früh festlegen
Heute 15, morgen 60 Nutzer
Ein System, das für 15 Nutzer passt, kann bei 60 Nutzern an Grenzen bei Rechten, Automatisierung oder Paketgrößen stoßen. CentralStationCRM etwa endet laut Preisseite beim Paket für 40 Nutzer, ADITO beginnt erst bei 20 Anwendern.
- Nutzerzahl in drei Jahren schätzen und gegen Editionen prüfen
Quellen (Abruf 08.10.2026): Bitkom, Pressemitteilung vom 07.08.2025 (855 Unternehmen ab 3 Beschäftigten), Destatis, Pressemitteilung Nr. 416 vom 24.11.2025, IfM Bonn, Digitalisierung der KMU im EU-Vergleich, CentralStationCRM Preise, ADITO Preise. Personentage: Erfahrungswerte aus CRM einführen.
Was ein KMU wirklich braucht
und was überdimensioniert ist.
Ein KMU braucht vor allem sechs Kernfunktionen sauber umgesetzt, nicht die längste Funktionsliste. Die Editionen der Hersteller unterscheiden sich laut Preisseiten oft genau bei diesen Kernpunkten: Pipedrive bietet die vollständige Synchronisierung von Gmail, Outlook oder Firmen-E-Mail mit Tracking erst ab dem Tarif Growth, SuperOffice führt die ERP-Integration erst ab Core. Prüfen Sie deshalb, welche Edition Ihre Kernfunktionen enthält.
Firmen, Kontakte und Historie
Alle Firmen, Ansprechpartner, Telefonate, E-Mails und Dokumente an einem Datensatz, mit Dublettenprüfung beim Anlegen. Das ist die Grundlage, auf der alles andere aufbaut.
- Pflichtfelder sparsam, aber verbindlich definieren
Pipeline und Angebote
Verkaufschancen mit Phase, Wert und Abschlussdatum sowie Angebote aus Vorlagen. Für die meisten KMU reichen fünf bis sieben Phasen mit klaren Kriterien.
- Für jede Phase ein prüfbares Ausstiegskriterium festlegen
E-Mail und Kalender
Die Anbindung an Outlook oder Microsoft 365 entscheidet über die Akzeptanz, weil dort die Kommunikation stattfindet. E-Mails sollten mit einem Klick am Kontakt abgelegt werden.
- In der Demo mit dem eigenen Postfach testen
Aufgaben und Wiedervorlagen
Automatische Erinnerungen an Nachfassaktionen ersetzen Zettel und Kalendereinträge. Einfache Regeln wie eine Aufgabe nach jedem Angebot genügen am Anfang.
- Automatisierung schrittweise ausbauen
Berichte für die Geschäftsführung
Pipeline nach Phase, Umsatzprognose und Aktivitäten je Team auf einem Dashboard. Individuelle Auswertungen je Mitarbeiter sind mitbestimmungspflichtig, wenn ein Betriebsrat besteht.
- Drei bis fünf Kennzahlen statt zwanzig Berichte
Mobile Nutzung
Außendienst und Geschäftsführung pflegen Besuche unterwegs. Eine App oder eine mobil nutzbare Oberfläche gehört daher zum Pflichtumfang.
- Offline-Fähigkeit nur prüfen, wenn Funklöcher relevant sind
CPQ und komplexe Preisregeln
CPQ (Configure, Price, Quote, Konfiguration von Produkten mit Preisregeln) lohnt sich bei variantenreichen Produkten im Maschinenbau, nicht beim Standardangebot. Für die meisten KMU reichen Angebotsvorlagen mit Artikeln aus dem ERP.
- Erst prüfen, ob die Buchhaltung oder das ERP Angebote erzeugt
KI-Agenten und Prognosemodelle
Prognosen und KI-Agenten brauchen viele saubere Datensätze, die ein junges CRM noch nicht hat. KI-Funktionen sind zudem oft an höhere Editionen oder Verbrauchskontingente gebunden.
- Nach einem Jahr Datenpflege neu bewerten
Plattform-Entwicklung
Eigene Objekte, Programmierung und mehrere Testumgebungen sind für Konzerne gedacht. Jede Anpassung muss bei Updates gepflegt werden, was ohne internen Entwickler teuer wird.
- Standard vor Anpassung, Ausnahmen begründen
Quellen (Abruf 08.10.2026): Pipedrive Preise, SuperOffice Preise. Die Einordnung in Kern und überdimensioniert beruht auf Erfahrungswerten von Find-Your-CRM für Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitenden. Anforderungen strukturiert erfassen Sie mit dem CRM Lastenheft: Anforderungen und Checkliste.
Sechs typische Fehler
bei der CRM-Einführung im KMU.
Ein häufiger Fehler ist, nach dem Einstiegspreis statt nach den Gesamtkosten und dem eigenen Prozess zu wählen. Dass laufende Kosten nicht stabil bleiben, zeigt der Bitkom Cloud Report 2026: Bei 64 % der cloudnutzenden Unternehmen sind die Betriebskosten für Cloud-Lösungen 2025 gestiegen, 54 % erwarten 2026 weitere Steigerungen.
Nach Einstiegspreis gewählt
Der günstigste Tarif enthält oft weder Outlook-Synchronisierung noch Schnittstellen. Vergleichen Sie die Edition, die alle Muss-Anforderungen erfüllt, über drei Jahre.
- Gesamtkosten statt Listenpreis rechnen
Projekt ohne Besitzer
Ohne benannte Projektleitung mit Zeitbudget verläuft die Einführung im Tagesgeschäft. Ein Key User aus dem Vertrieb mit festem Zeitanteil ist im KMU wirksamer als ein externer Berater allein.
- Zeitanteil schriftlich festhalten
Excel-Listen einfach importiert
Dubletten, veraltete Ansprechpartner und unterschiedliche Schreibweisen wandern ungeprüft ins neue System. Das Vertrauen der Nutzer ist dann in der ersten Woche verloren.
- Bereinigung vor dem Import, siehe CRM Datenmigration
Alter Prozess nachgebaut
Jede Sonderlocke aus der Excel-Zeit wird nachprogrammiert, statt den Standard des Systems zu nutzen. Das verlängert das Projekt und verteuert jedes Update.
- Abweichung vom Standard nur mit Geschäftsgrund
Excel läuft weiter
Wenn Forecast und Kundenliste weiter in Excel gepflegt werden, bleibt das CRM leer. Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem nur noch das CRM zählt.
- Forecast-Meeting nur noch aus dem CRM
AVV und Betriebsrat zu spät
Auftragsverarbeitungsvertrag, Verzeichnis und gegebenenfalls Betriebsvereinbarung kommen erst nach dem Go-live auf den Tisch. Das verzögert den Start oder erzwingt Nacharbeit.
- Datenschutz und Betriebsrat in Woche 1 informieren
Quelle: Bitkom Cloud Report 2026 (603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Basis Cloud-Nutzer), Abruf 08.10.2026. Fehlerbilder: Erfahrungswerte von Find-Your-CRM. Wer ein bestehendes System ablöst, findet die Risiken eines Wechsels unter CRM migrieren.
CRM im Mittelstand
nach Branche.
Welches CRM passt, hängt im Mittelstand stark von der Branche ab, weil Vertriebszyklus, Angebotslogik und angrenzende Software verschieden sind. Auch die Cloud-Nutzung unterscheidet sich: Laut Destatis nutzen im Bereich Information und Kommunikation 88 % der Unternehmen Cloud-Services, im Gastgewerbe 45 % und in Verkehr und Lagerei 43 %. Die Branchenseiten von Find-Your-CRM vertiefen die Anforderungen.
Maschinenbau und B2B-Vertrieb
Lange Projektzyklen, Buying Center, Varianten und eine enge ERP-Anbindung für Artikel, Preise und Aufträge prägen den Vertrieb. Details zeigt CRM für Industrie und Maschinenbau.
- Installed Base und Servicegeschäft mitdenken
Handwerk, Bau und Solar
Anfragen, Aufmaß, Angebote und Termine vor Ort stehen im Vordergrund, oft mit Handwerkersoftware für Kalkulation und Rechnung. Mehr unter CRM für Handwerk, Bau und Solar.
- Mobile Nutzung auf der Baustelle prüfen
Groß- und Onlinehandel
Viele Kunden, Bestellhistorie aus Warenwirtschaft und Shop sowie Kampagnen bestimmen die Anforderungen. Mehr unter CRM für Handel und E-Commerce.
- Schnittstelle zu Shop und Warenwirtschaft klären
Beratung und Projektgeschäft
Angebote, Projekte, Stunden und Abrechnung hängen zusammen, das CRM muss an Projekt- und Zeiterfassung andocken. Mehr unter CRM für Beratung und Projektgeschäft.
- Vom Angebot bis zur Rechnung durchgängig planen
Systemhäuser und Softwarehäuser
Wiederkehrende Verträge, Lizenzen, Tickets und Herstellerprogramme verlangen Vertrags- und Servicefunktionen. Mehr unter CRM für IT-Systemhäuser.
- Vertragslaufzeiten und Verlängerungen abbilden
Branche nicht dabei?
Für Dienstleister, Verbände, Energieversorger oder Gesundheitswesen gelten wieder andere Anforderungen. Der CRM-Katalog filtert über 150 CRM-Systeme nach Branche und Größe.
- Branchenreferenzen der Anbieter gezielt erfragen
Quelle: Destatis, Pressemitteilung Nr. 416 vom 24.11.2025 (Unternehmen ab 10 Beschäftigten, Berichtsjahr 2025), Abruf 08.10.2026.
Drei Mittelstandsprofile
mit Buchhaltung, Appliance und Suite.
Drei Anbieter aus dem Katalog stehen für typische Wege im DACH-Mittelstand: CRM mit eigener Faktura und DATEV Connector, xRM-Plattform mit Cloud oder eigener Appliance und CRM als Teil einer Business-Software mit Rechnungswesen. Die Auswahl ist kuratiert, nicht bezahlt und keine Rangliste. Welches System zu Ihnen passt, zeigt das CRM-Matching.
TecArt
TecArt GmbH, Deutschland
TecArt verbindet laut Preisseite CRM mit Buchhaltungs- und Fakturafunktionen: Angebote sind ab der Edition Pro enthalten, Rechnungen, E-Rechnungen und ein DATEV Connector in der Edition Enterprise. Als Betriebsarten nennt der Hersteller Public Cloud, Private Cloud und On-Premises. Die Mindestabnahme liegt bei 5 Benutzern.
- Basic, Pro und Enterprise je Benutzer und Monat
- Für Angebot und Rechnung im CRM die Edition Enterprise einplanen
ab 19 € je Benutzer und Monat (Basic) bei jährlicher Zahlung, 29 € bei monatlicher, mindestens 5 Benutzer, netto
ADITO
ADITO Software GmbH, xRM-Plattform
ADITO richtet sich laut Preisseite an Unternehmen ab 20 Anwendern und bietet die ADITO Cloud oder eine Appliance in der eigenen Infrastruktur. Entwicklung, Hosting und Daten liegen laut Hersteller zu 100 % in Deutschland, ADITO ist nach ISO 27001 zertifiziert. Im Preis sind Wartung, Support und das Hosting der Cloud enthalten.
- Für wachsende Mittelständer mit eigenen Prozessen
- Jährliche Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer
ab 65 € je User und Monat, jährlich, ab 20 Anwendern
BMD CRM
BMD Systemhaus GesmbH, Österreich
BMDCRM bildet laut Produktfolder zusammen mit BMDACCOUNT und BMDCOMMERCE eine Komplettlösung für Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Kundenbeziehungen. Es ist laut Hersteller vom Einzelplatz bis zu mehreren hundert Anwendern skalierbar, auch in der BMD Cloud, mit Microsoft-Office-Integration. Über 30.000 Unternehmen in Österreich und den Nachbarländern nutzen laut BMD dessen Software.
- Naheliegend, wenn Buchhaltung oder Steuerberatung bereits mit BMD arbeiten
- Kauf, Miete oder Mietkauf laut Folder
Preis auf Anfrage
Quellen (Abruf 08.10.2026): Katalogprofile von Find-Your-CRM, TecArt Preise, ADITO Preise, ADITO Sicherheit und Compliance, BMD Paketfolder CRM (Folder Stand 11/2021). TecArt: Basic 19 €, Pro 49 €, Enterprise 79 € bei jährlicher Zahlung, 29 €, 69 € und 99 € bei monatlicher Zahlung.
CRM-Systeme für den Mittelstand
im Vergleich.
Die Tabelle vergleicht neun CRM-Systeme, die laut Katalog kleine und mittelständische Unternehmen bedienen, nach Betrieb, Outlook-Anbindung, Buchhaltung und Einstieg. Die Auswahl mischt internationale und DACH-Anbieter, ist kuratiert, nicht bezahlt und keine Rangliste. Ein Haken steht nur, wo die Angabe auf der Herstellerseite belegt ist, ein Teilhaken (≈) markiert Punkte für die Demo. Den direkten Vergleich zweier Plattformen zeigt Salesforce vs. HubSpot, Ausweichkandidaten die Seite CRM Alternativen zu Salesforce, HubSpot und Dynamics.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Betrieb | Outlook und Microsoft 365 | Buchhaltung und DATEV | Einstieg für KMU | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot Sales HubAll-in-One-Plattform, HubSpot, Inc. | Mittelstand | ab 0 €, Professional 90 €/Lizenz/Mo | Cloud-Dienst | ✓ Gmail-, Outlook- oder Exchange-Postfach laut Preisseite | ≈ im Sales Hub nicht genannt, Apps in der Demo prüfen | ✓ Free für bis zu 2 Nutzer | Zum Profil → |
| Salesforce Sales CloudPlattform, Salesforce, Inc. | Enterprise | ab 25 €/Nutzer/Mo (Starter Suite) | Cloud-Dienst | ✓ E-Mail-Integration mit Gmail oder Outlook laut Preisseite | ≈ über MuleSoft, Partner oder AgentExchange-Apps laut FAQ | ✓ Free Suite für 0 €, Starter Suite monatlich buchbar | Zum Profil → |
| PipedriveVertriebs-CRM, Pipedrive, Inc. | KMU | ab 14 $/Nutzer/Mo, jährlich | Cloud-Dienst | ✓ vollständige Synchronisierung von Gmail oder Outlook ab Growth | ≈ über 500 Marketplace-Apps, Buchhaltung in der Demo prüfen | ≈ kein Gratistarif, 14 Tage Test | Zum Profil → |
| Zoho CRMCRM in der Zoho-Suite, Zoho Corporation | KMU | Free bis 3 Nutzer, sonst Preis je Land | Cloud-Dienst | ✓ Gmail- und Outlook-Integration ab Standard | ≈ QuickBooks-Integration in Enterprise | ✓ Free für bis zu 3 Nutzer | Zum Profil → |
| OdooOpen-Source-Suite mit CRM-App, Odoo S.A. | Mittelstand | Standard 24,90 $/Nutzer/Mo, jährlich, 1. Jahr | ✓ Odoo Online, mit Custom auch Odoo.sh oder On-Premise | ✓ Outlook-Plugin für Kontakte und Opportunities | ✓ Buchhaltungs-App mit DATEV-Export, SKR03 und SKR04 | ✓ eine App kostenlos für unbegrenzte Nutzer | Zum Profil → |
| SuperOffice CRMCRM für B2B, SuperOffice GmbH | Mittelstand | ab 45 €/Benutzer/Mo (Starter), jährlich | ✓ CRM Online oder CRM Onsite laut Dokumentation | ✓ Mail Link verbindet Outlook mit dem CRM | ≈ ERP-Integration ab Core für bestimmte ERP-Systeme, DATEV nicht genannt | ≈ kein Gratistarif auf der Preisseite | Zum Profil → |
| weclappCloud-ERP mit CRM, weclapp GmbH | KMU | ab 39 €/Nutzer/Mo (ERP Starter), CRM ab 68 € | Cloud, Rechenzentren ausschließlich in Deutschland | ✓ Exchange, Microsoft 365, IMAP oder Google laut Hilfe | ✓ Fibu und DATEV-Export laut Preisseite | ≈ 30 Tage Test, ab 10 Lizenzen individuelles Angebot | Zum Profil → |
| CentralStationCRMCRM für kleine Teams, 42he GmbH | KMU | ab 24 €/Mo für 3 Nutzer, netto | Cloud, Daten in Deutschland | ✓ Microsoft-365-E-Mail-Account verknüpfbar | ✓ Lexware Office, FastBill mit DATEV-Export als Erweiterung | ✓ Starter kostenlos für 3 Nutzer und 200 Kontakte | Zum Profil → |
| cobra CRMDACH-CRM, cobra GmbH | Mittelstand | ab 36 €/Nutzer/Mo | ✓ Cloud mit Hosting in Deutschland oder cobra One On-Premise | ✓ Outlook, bei cobra One auch Word und Excel, ab Grow Teams | ≈ cobra One inklusive microtech und Lexware, DATEV nicht genannt | ≈ Testzugang für die Cloud-Tarife | Zum Profil → |
Preise und Angaben laut Herstellerseiten, abgerufen am 08.10.2026, netto. Weitere Belege: Odoo Doku Deutschland, Odoo Outlook-Plugin, SuperOffice Mail Link, weclapp Hilfe E-Mail-Konto, CentralStationCRM Integrationen. HubSpot Starter ist derzeit ein befristeter Aktionspreis und deshalb nicht angegeben. Zoho zeigt Preise je Standort in der Landeswährung, Euro-Preise im Angebot erfragen. US-Dollar-Preise in der Währung der Preisseite.
ERP, Buchhaltung, DATEV und Office:
so wird das CRM angebunden.
Im KMU sind die ersten Schnittstellen oft nicht das ERP, sondern Outlook und die Buchhaltung, weil dort Kommunikation und Rechnungen bereits laufen. Laut Destatis nutzen nur je 23 % der cloudnutzenden Unternehmen ERP und CRM als Cloud-Service, aber 76 % die E-Mail. Belegt sind in den Herstellerunterlagen vier Wege: Office-Anbindung, ERP-Konnektoren, DATEV-Export und kleine Buchhaltungsprogramme. Abgrenzung und Datenflüsse zwischen beiden Welten erklärt CRM vs. ERP: Abgrenzung und Integration.
Outlook und Microsoft 365
E-Mails, Termine und Kontakte sollen ohne Kopieren ins CRM. Odoo legt laut Doku aus dem Outlook-Panel Kontakte und Opportunities an, SuperOffice archiviert über Mail Link E-Mails samt Anhängen, cobra One bindet laut Preisseite Outlook, Word und Excel an, ab der Edition Grow auch Teams.
- Desktop- und Web-Outlook in der Demo testen
- Freigegebene Postfächer und Signaturen prüfen
Warenwirtschaft und ERP
Artikel, Preise, Aufträge und offene Posten kommen aus dem ERP, Kunden und Verkaufschancen aus dem CRM. cobra One enthält laut Preisseite Anbindungen an microtech und Lexware, in der Edition Max zusätzlich SAP. Für die Daten zwischen beiden Systemen informiert die Schwesterseite Find-Your-ERP.
- Führendes System je Objekt festlegen
- Testsystem des ERP früh anfordern
DATEV und Steuerberatung
Viele deutsche KMU übergeben die Buchhaltung an die Steuerberatung, die mit DATEV arbeitet. Odoo exportiert Buchungen laut Doku in zwei Schritten (DATEV ATCH und DATEV DATA), weclapp nennt einen DATEV-Export, TecArt einen DATEV Connector in der Edition Enterprise.
- Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 mit der Steuerberatung abstimmen
- Belegexport an einem Testmonat prüfen
Lexware Office und kleine Buchhaltung
Kleinere Unternehmen schreiben Rechnungen oft in Lexware Office oder ähnlicher Software. CentralStationCRM importiert laut Lexware Angebote und Rechnungen aus Lexware Office als PDF in den Kontaktverlauf, die Anbindung ist auch im kostenlosen Starter enthalten.
- Richtung klären: Rechnung im CRM sehen oder im CRM erstellen
- Kontaktabgleich gegen Dubletten prüfen
Excel-Listen und Altdaten
Die Erstbefüllung kommt im KMU fast immer aus Excel- oder CSV-Dateien. Bereinigung, Dublettenprüfung und Mapping beschreibt CRM Datenmigration und Datenqualität.
- Zwei Probeimporte vor dem Stichtag
- Excel nach dem Go-live schreibgeschützt archivieren
Rechnungen aus dem CRM
Wer Rechnungen an andere Unternehmen im Inland im CRM erstellt, braucht künftig die elektronische Rechnung im strukturierten Format (§ 14 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze bis Ende 2026 noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in anderen elektronischen Formaten gestellt werden, für 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz oder per EDI. TecArt nennt E-Rechnungen auf der Preisseite in der Edition Enterprise.
- XRechnung oder ZUGFeRD im Angebot bestätigen lassen
Quellen (Abruf 08.10.2026): Destatis, Pressemitteilung Nr. 416, Odoo Doku Deutschland, Odoo Outlook-Plugin, SuperOffice Mail Link, cobra Preise, weclapp Preise, TecArt Preise, Lexware Partnerseite CentralStationCRM, § 14 UStG, § 27 UStG.
Datenschutz und Recht
kurz für KMU.
Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten, deshalb gelten DSGVO und BDSG auch für kleine Unternehmen, eine Größenausnahme gibt es nur in Einzelfällen. Die folgenden Punkte sind ein Überblick und keine Rechtsberatung. Rechtsgrundlagen, AVV, Hosting und Löschfristen vertieft die Seite CRM und DSGVO: Pflichten und Checkliste.
AVV mit dem Anbieter
Betreibt ein Anbieter das CRM für Sie, verarbeitet er Daten in Ihrem Auftrag. Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO dürfen Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, Art. 28 Abs. 3 verlangt einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument.
- Unterauftragnehmer und Serverstandorte im AVV prüfen
Ausnahme unter 250 greift selten
Art. 30 Abs. 5 DSGVO befreit Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, aber nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt. Ein täglich genutztes CRM ist regelmäßig kein gelegentlicher Fall.
- CRM als eigene Verarbeitung im Verzeichnis führen
Ab 20 Personen Pflicht
Nach § 38 Abs. 1 BDSG benennen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Bei Verarbeitungen mit Datenschutz-Folgenabschätzung gilt das unabhängig von der Zahl.
- Datenschutzbeauftragten vor der Auswahl einbinden
Mitbestimmung bei Auswertungen
Betriebsräte werden nach § 1 Abs. 1 BetrVG in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt. Besteht einer, ist die Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
- Auswertungen je Mitarbeiter in einer Betriebsvereinbarung regeln
Handelsbriefe und Belege
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 4 HGB sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, steuerlich regelt § 147 Abs. 3 AO dieselben Fristen. Angebote und geschäftliche E-Mails im CRM können darunter fallen.
- Löschkonzept mit Aufbewahrungsfristen abstimmen
Data Act erleichtert den Wechsel
Seit Geltungsbeginn des Data Act am 12.09.2025 müssen Cloud-Anbieter, auch von Software als Dienst, den Wechsel unterstützen: Übergang höchstens 30 Kalendertage, Daten mindestens 30 Tage abrufbar. Ab 12.01.2027 dürfen laut Bundesnetzagentur keine Wechselentgelte mehr erhoben werden.
- Exportformat und Kündigungsfrist vor Vertragsschluss klären
Quellen (Abruf 08.10.2026): DSGVO Art. 28 und Art. 30 Abs. 5 im Textband des BfDI, § 38 BDSG, § 1 BetrVG, § 87 BetrVG, § 257 HGB, § 147 AO, Bundesnetzagentur zum Data Act. Keine Rechtsberatung.
Welches CRM für 10, 50, 150 oder 500 Nutzer:
Systemtyp, Lizenz und Aufwand.
Mit der Nutzerzahl wechselt der passende Systemtyp: Bis etwa 10 Nutzer genügt ein schlankes Cloud-CRM, ab rund 150 Nutzern lohnt eine anpassbare Plattform mit Rollen, Testumgebung und ERP-Schnittstelle. Rechenbeispiel von Find-Your-CRM: Lizenzen nach Listenpreisen vom 08.10.2026, netto, je Monat; Einführung und Dauer als Erfahrungswerte. Die Beispiele sind keine Empfehlung, sondern zeigen die Preisspanne der Systemtypen.
| Größenklasse | Passender Systemtyp | Beispiele aus dem Katalog | Lizenz je Monat (Rechenbeispiel) | Einführung extern und Dauer |
|---|---|---|---|---|
| 10 NutzerKleinunternehmen, 10 bis 50 Mitarbeitende | Cloud-CRM im Standard, Paket- oder Gratistarif, Outlook und Buchhaltung angebunden | CentralStationCRM, Pipedrive, Zoho CRM, HubSpot | 75 bis 900 € | 5.000 bis 30.000 €, 4 bis 10 Wochen |
| 50 NutzerMittelstand, 50 bis 250 Mitarbeitende | Mittelstands-CRM mit Rollen, Workflows und ERP- oder DATEV-Anbindung, Cloud oder On-Premises | cobra CRM, SuperOffice, TecArt, weclapp | 1.800 bis 4.750 € | 30.000 bis 150.000 €, 3 bis 6 Monate |
| 150 NutzerGehobener Mittelstand, 250 bis 500 Mitarbeitende | xRM- oder Plattform-CRM mit Rechtekonzept, Testumgebung und mehreren Schnittstellen | ADITO, CAS genesisWorld, Salesforce, HubSpot | 9.750 bis 29.250 € | 100.000 bis 400.000 €, 6 bis 12 Monate |
| 500 NutzerUnternehmensgruppe, mehrere Standorte | Plattform mit Mandanten, mehreren Ländern und Einführung in Wellen | Salesforce, ADITO, BMD CRM in Österreich | 32.500 bis 197.500 € | ab 300.000 €, 9 bis 18 Monate in Wellen |
Rechenweg Lizenz: 10 Nutzer: CentralStationCRM Small Office 75 € Paketpreis bis HubSpot Sales Hub Professional 10 × 90 €; 50 Nutzer: cobra Essential 50 × 36 € bis SuperOffice Growth 50 × 95 €; 150 Nutzer: ADITO 150 × 65 € bis Salesforce Core 150 × 195 €; 500 Nutzer: ADITO 500 × 65 € bis Salesforce Advanced 500 × 395 €. Quellen der Preise: CentralStationCRM, HubSpot, cobra, SuperOffice, ADITO, Salesforce. Einführung und Dauer: Erfahrungswerte von Find-Your-CRM aus CRM einführen. Gesamtkosten über drei Jahre mit interner Zeit rechnet CRM Kosten: Preise, Lizenzen und Gesamtkosten vor.
Cloud oder On-Premises
im Mittelstand.
Für die meisten KMU ist Cloud die pragmatische Wahl, weil Betrieb, Updates und Sicherung beim Anbieter liegen und kaum IT-Personal binden. Die Statistik zeigt aber eine Lücke nach Größe: 2025 nutzten laut Destatis 51 % der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten kostenpflichtige Cloud-Services, 65 % der mittleren und 86 % der Großunternehmen. Eigener Betrieb bleibt sinnvoll, wenn Daten das Haus nicht verlassen sollen oder eine lokale Warenwirtschaft eng angebunden ist.
| Kriterium | Cloud (Software als Dienst) | On-Premises oder Appliance | Hinweis für KMU |
|---|---|---|---|
| BetriebUpdates, Sicherung, Verfügbarkeit | Beim Anbieter, im Preis enthalten | Eigene IT oder Dienstleister | Ohne eigenen Administrator spricht viel für Cloud |
| KostenKapitalbindung und Verlauf | Laufendes Abonnement je Nutzer | Lizenz oder Abo plus Server, Wartung und Personal | Laut Bitkom stiegen die Cloud-Betriebskosten 2025 bei 64 % der Nutzer, Preisbindung verhandeln |
| DatenstandortHosting und Kontrolle | Laut Anbieter, etwa Deutschland bei weclapp, cobra und CentralStationCRM | Im eigenen Haus oder Rechenzentrum | Standort und Unterauftragnehmer im AVV festhalten |
| AnbindungERP, Telefonanlage, Dateiserver | Über REST-API und Konnektoren des Anbieters | Auch direkte Anbindung lokaler Systeme | Lokale Warenwirtschaft prüfen, etwa microtech oder Lexware |
| WechselAusstieg und Datenexport | Data Act: Übergang höchstens 30 Kalendertage, ab 12.01.2027 keine Wechselentgelte | Daten liegen im Haus, Export hängt am Datenmodell | Exportformat vor Vertragsschluss testen |
| Anbieter mit beiden Wegenlaut Herstellerseiten | cobra CRM Cloud, TecArt Public Cloud, ADITO Cloud, Odoo Online | cobra One, TecArt On-Premises, ADITO Appliance, Odoo Custom, SuperOffice Onsite | Spätere Umstellung ohne Systemwechsel möglich |
Quellen (Abruf 08.10.2026): Destatis, Pressemitteilung Nr. 416 vom 24.11.2025, Bitkom Cloud Report 2026 (86 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzen Cloud-Dienste, Private Cloud 64 %, Public Cloud 53 %), Bundesnetzagentur zum Data Act, cobra Preise, TecArt Preise, ADITO Sicherheit, Odoo Preise, SuperOffice Mail Link (CRM Online und Onsite).
Fördermöglichkeiten
für die CRM-Einführung.
Einen direkten Bundeszuschuss für die Einführung von CRM-Software gibt es derzeit nicht: Das Bundesprogramm go-digital nahm laut VDIV nur bis 31.12.2024 Anträge an. Auf Bundesebene bleibt der ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW, ein Darlehen, das laut Bundesnetzagentur in Stufe 1 auch Software samt Lizenzgebühren finanziert. Auf Landesebene ist der Digitalbonus Bayern das passende Programm für kleine Unternehmen, in Nordrhein-Westfalen fördert MID seit 2026 keine internen Digitalisierungsprojekte mehr. Die Übersicht ist keine Förderberatung, Stand 08.10.2026.
| Programm | Für wen | Förderung laut Programmseite | Stand und Hinweis |
|---|---|---|---|
| Digitalbonus.BayernFreistaat Bayern | Kleine Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft unter 50 Mitarbeitern, höchstens 10 Mio. € Umsatz oder Bilanzsumme, Betriebsstätte in Bayern; Freie Berufe ausgeschlossen | Standard bis 7.500 €, Plus bis 30.000 €, je bis 50 % | Laufzeit 01.07.2024 bis 31.12.2027; IKT-Software, Einrichtung, Beratung und Schulung förderfähig; nicht vor Antrag beginnen, Maßnahmen ab 4.000 € |
| MID NRWMittelstand Innovativ & Digital | KMU nach EU-Definition mit Sitz in Nordrhein-Westfalen | 50 %, höchstens 15.000 € | Seit 01.01.2026 nur Entwicklung marktfähiger digitaler Produkte, interne Digitalisierung wie eine CRM-Einführung entfällt; Richtlinie bis 31.12.2029 |
| go-digitalBund, früheres BMWK-Programm | Kleine und mittlere Unternehmen | – keine Anträge mehr | Anträge waren bis 31.12.2024 möglich |
| Bundesprogrammelaut Mittelstand-Digital der Bundesnetzagentur | Unternehmen je nach Programm | ≈ Darlehen oder Beratungszuschuss, kein Zuschuss für Lizenzen | Genannt: ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW (Darlehen, Stufe 1 für KMU und Freiberufler inklusive Software und Lizenzgebühren), Förderung von Unternehmensberatungen des BAFA, INQA-Coaching; Konditionen beim Träger prüfen |
| KMU.DIGITALÖsterreich | KMU in Österreich, Beratung als Pflichtschritt vor der Umsetzung | – Budget von KMU.DIGITAL 4.0 ausgeschöpft | Beratungsanträge waren laut WKO Salzburg ab 12.01.2026 wieder möglich, laut Programmseite derzeit keine Anträge und ab 2027 keine Fortführung |
Quellen (Abruf 08.10.2026): Digitalbonus.Bayern, Förderprogramm, Richtlinie MID, MB.NRW 2026 Nr. 10, IHK Hagen zu MID-Digitalisierung, VDIV zu go-digital, 14.10.2024, Bundesnetzagentur, Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben, KMU.DIGITAL, WKO Salzburg, 06.02.2026. Für die Schweiz wurde kein CRM-relevantes Programm geprüft.
CRM in 90 Tagen einführen:
ein Vorschlag in sieben Schritten.
Ein CRM für 10 bis 50 Nutzer lässt sich in 90 Tagen auswählen und starten, wenn es im Standard bleibt und höchstens zwei Schnittstellen braucht. Der Plan ist ein Vorschlag von Find-Your-CRM, kein Herstellerversprechen. Offene Annahmen: Cloud-CRM, ein Standort, Anbindung an Outlook und Buchhaltung, ein Implementierungspartner. Rechenweg: 13 Wochen entsprechen 91 Tagen; bei 20 bis 60 internen Personentagen für Kleinunternehmen (Erfahrungswerte von Find-Your-CRM) sind das 1,5 bis 4,6 Personentage je Woche. Größere Projekte bringen in 90 Tagen ein Pilotteam live, den vollständigen Rollout später.
Woche 1 bis 2: Ziele, Team und Förderung
Legen Sie drei messbare Ziele fest, benennen Sie Projektleitung und Key User und informieren Sie Datenschutz und, falls vorhanden, Betriebsrat. Stellen Sie einen Förderantrag vor jeder Beauftragung, denn beim Digitalbonus Bayern sind bereits begonnene Maßnahmen nicht förderfähig.
Woche 3 bis 4: Anforderungen und Shortlist
Erfassen Sie Muss-Anforderungen mit dem CRM Lastenheft und erstellen Sie mit dem CRM-Matching eine Shortlist von drei Systemen.
Woche 5 bis 6: Demos und Entscheidung
Lassen Sie jeden Anbieter dieselben zwei bis drei Fälle aus Ihrem Alltag vorführen, inklusive Outlook und Buchhaltung. Im Selection Portal bewerten Vertrieb, Marketing und Service gemeinsam, danach folgen Vertrag und AVV.
Woche 6 bis 9: Konfiguration im Standard
Richten Sie Phasen, Pflichtfelder, Rollen, Vorlagen und die Outlook-Anbindung in zwei Iterationen ein. Key User prüfen jede Iteration am eigenen Fall, neue Wünsche gehen in eine Liste für die Zeit nach dem Start.
Woche 7 bis 10: Daten und Schnittstelle
Bereinigen Sie Excel- und Outlook-Daten, gleichen Sie Dubletten ab und führen Sie zwei Probeimporte durch. Parallel wird die Anbindung an Buchhaltung, DATEV-Export oder ERP mit Testdaten geprüft.
Woche 11: Abnahme und Schulung
Testen Sie den Weg vom Erstkontakt bis zur Rechnung mit jeder Rolle und schulen Sie alle Anwender mit den bereinigten Daten. Die Geschäftsführung nutzt das System ab jetzt selbst.
Woche 12 bis 13: Start und Review an Tag 90
Schalten Sie Excel-Listen schreibgeschützt, starten Sie das CRM zum Stichtag und begleiten Sie die ersten Wochen eng. An Tag 90 prüfen Sie Nutzung, Datenqualität und Ziele und planen die nächste Ausbaustufe.
Erfahrungswerte und Phasen: CRM einführen: Phasen, Rollen und Erfolgsfaktoren (erstes produktives Team nach acht bis zwölf Wochen mit Pilotansatz). Förderbedingung: Digitalbonus.Bayern, Abruf 08.10.2026.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Welches CRM passt zu einem mittelständischen Unternehmen?
Für die meisten KMU mit 10 bis 50 Nutzern passt ein Cloud-CRM im Standard mit Outlook- und Buchhaltungsanbindung, ab etwa 150 Nutzern eine anpassbare Plattform mit Rollenmodell und ERP-Schnittstelle (Erfahrungswerte von Find-Your-CRM). Entscheidend sind Nutzerzahl, vorhandene Systeme, Betriebsform und Budget. 2025 nutzten laut Eurostat 26 % der deutschen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten ein CRM, bei 50 bis 249 Beschäftigten 44 %. Eine dokumentierte Shortlist liefert das CRM-Matching in rund 6 Minuten.
Was ist der Unterschied zwischen KMU und Mittelstand?
KMU ist eine Größenklasse, Mittelstand eine Eigentumsform. Nach EU-Empfehlung 2003/361/EG sind KMU Unternehmen mit weniger als 250 Personen und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme, das IfM Bonn setzt die Grenze bei 499 Beschäftigten. Mittelstand bedeutet laut IfM Bonn die Einheit von Eigentum und Leitung, unabhängig von der Größe.
Gibt es ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen?
Ja, mehrere Hersteller bieten dauerhaft kostenlose Tarife mit Grenzen an. Laut Preisseiten (Stand 08.10.2026) gilt HubSpot Free für bis zu 2 Nutzer, Zoho CRM Free für bis zu 3 Nutzer, CentralStationCRM Starter für 3 Nutzer und 200 Kontakte, bei Odoo ist eine App für unbegrenzte Nutzer kostenlos. Prüfen Sie vor dem Start, was beim Wechsel in einen bezahlten Tarif kostet und ob der Datenexport möglich ist.
Was ist das beste CRM für KMU?
Ein bestes CRM für alle KMU gibt es nicht, weil Branche, Nutzerzahl und vorhandene Software den Ausschlag geben. Vergleichen Sie Systeme nach prüfbaren Kriterien: Muss-Funktionen in der Einstiegsedition, Outlook- und Buchhaltungsanbindung, Hosting, Gesamtkosten über drei Jahre und Anbieterunterstützung in Ihrer Region. Find-Your-CRM vergibt keine Ranglisten, sondern erstellt eine dokumentierte Shortlist nach Ihren Anforderungen.
Was kostet ein CRM im Mittelstand?
Die Lizenz kostet im Rechenbeispiel dieser Seite 75 bis 900 € im Monat für 10 Nutzer und 1.800 bis 4.750 € für 50 Nutzer, nach Listenpreisen vom 08.10.2026. Hinzu kommen nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM einmalig 5.000 bis 30.000 € extern für Kleinunternehmen und 30.000 bis 150.000 € für mittelständische Projekte. Interne Zeit, Schnittstellen und Betrieb kommen dazu.
Cloud oder On-Premises, was passt besser zu KMU?
Für die meisten KMU passt Cloud besser, weil Betrieb und Updates beim Anbieter liegen. On-Premises lohnt sich, wenn Daten im Haus bleiben sollen, eine lokale Warenwirtschaft eng angebunden ist oder eigene IT vorhanden ist. Anbieter wie cobra, TecArt, ADITO und Odoo bieten laut Herstellerseiten beide Wege an.
Kann ein CRM an DATEV angebunden werden?
Ja, mehrere Systeme bieten laut Herstellerunterlagen einen DATEV-Export oder Konnektor. Odoo exportiert Buchungen in zwei Schritten (DATEV ATCH und DATEV DATA), weclapp nennt einen DATEV-Export, TecArt in der Edition Enterprise einen DATEV Connector, CentralStationCRM bindet FastBill mit DATEV-Export an. Stimmen Sie Kontenrahmen und Belegfluss vorab mit Ihrer Steuerberatung ab.
Welche CRM-Systeme arbeiten mit Outlook zusammen?
Die meisten Systeme im Vergleich nennen eine Outlook- oder Microsoft-365-Anbindung. Belegt sind unter anderem HubSpot, Salesforce, Pipedrive ab Growth, Zoho CRM ab Standard, das Odoo-Plugin, SuperOffice Mail Link, weclapp, CentralStationCRM und cobra. Testen Sie die Anbindung in der Demo mit Ihrem eigenen Postfach.
Wie lange dauert eine CRM-Einführung im KMU?
Kleinunternehmen mit 5 bis 20 Nutzern brauchen nach Erfahrungswerten von Find-Your-CRM 4 bis 10 Wochen, mittelständische Projekte 3 bis 6 Monate. Der 90-Tage-Plan auf dieser Seite zeigt einen Vorschlag für 10 bis 50 Nutzer im Standard. Größere Projekte bringen in 90 Tagen ein Pilotteam live.
Gibt es Förderung für ein CRM?
Einen direkten Bundeszuschuss für CRM-Software gibt es derzeit nicht, go-digital nahm nur bis 31.12.2024 Anträge an. Der ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW finanziert als Darlehen laut Bundesnetzagentur auch Software samt Lizenzgebühren. In Bayern fördert der Digitalbonus kleine Unternehmen mit bis zu 7.500 € (Standard) oder 30.000 € (Plus) bei bis zu 50 %, Laufzeit bis 31.12.2027. In Nordrhein-Westfalen fördert MID seit 2026 keine interne Digitalisierung mehr, in Österreich ist das Budget von KMU.DIGITAL 4.0 ausgeschöpft.
Braucht ein kleines Unternehmen für das CRM einen Datenschutzbeauftragten?
Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 Abs. 1 BDSG Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig davon brauchen Sie mit einem Cloud-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Details stehen auf der Seite CRM und DSGVO.
Muss der Betriebsrat bei der CRM-Einführung zustimmen?
Wenn ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung eines CRM in der Regel mitbestimmungspflichtig, sobald es Leistung oder Verhalten von Beschäftigten auswerten kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Betriebsräte können nach § 1 BetrVG bereits ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden. Binden Sie den Betriebsrat in Woche 1 ein und regeln Sie Auswertungen in einer Betriebsvereinbarung.
Reicht ein ERP mit CRM-Modul statt eines eigenen CRM?
Für viele kleine Unternehmen reicht ein ERP mit CRM-Funktionen, wenn Angebote, Aufträge und Rechnungen im Mittelpunkt stehen. Beispiele sind weclapp mit CRM-Lizenz ab 68 € oder Odoo mit CRM-App und Buchhaltung. Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn Vertrieb, Marketing und Service mehr Funktionen brauchen als das ERP-Modul bietet.
Das passende CRM
für Ihren Mittelstand.
Geben Sie Ihre Unternehmens-URL ein: Das Anforderungsprofil entsteht automatisch, die dokumentierte Shortlist aus über 150 CRM-Systemen liegt in rund 6 Minuten vor, kostenlos und ohne Registrierung. Grundlage sind über 200.000 Referenzprojekte. Für die gemeinsame Bewertung mit Vertrieb, Marketing und Service und den direkten Anbieterkontakt nutzen Sie das Selection Portal.